Вы посетили: dokuwiki

Wiki:dokuwiki

1. Общие сведения

1.1. Что такое KPI-DRIVE?

KPI-Drive - это программа для автоматизированного управления персоналом. С ее помощью можно измерять эффективность работы сотрудников, контролировать выполнение поручений, оценивать стандарты качества и оплачивать работу по реальному результату. Программа подходит для любых отраслей деятельности и может внедряться на любом этапе развития независимо от сложности внутренней структуры организации. Она позволяет перейти на удаленное управление и сократить необходимость прямого контроля за операциями до минимума. Для работы с программой не требуется установка специального программного обеспечения, все операции можно осуществлять в режиме реального времени через обычный браузер или мобильное приложение.

1.2. Обеспечение безопасности

Поскольку доступ в программу возможен с любого компьютера, подключенного к сети Интернет, в ней предусмотрены меры обеспечения безопасности хранения данных и работы с ними. Кроме программных решений, лежащих в основе, используются следующие средства защиты информации:

SSL сертификат. Позволяет безопасно передавать данные от сервера клиентам и наоборот по защищенному каналу связи, что исключает возможность несанкционированного доступа. Защита от распространенных внешних атак. К программе применены методы защиты от таких видов атак, как межсайтовый скриптинг XSS (Сross Site Sсriрting), подделывание запросов на сервер CSRF (Cross Site Request Forgery), кража кук (cookies hijacking) для получения доступа к защищенному аккаунту без авторизации, sql-инъекция (SQL injection) для взлома программ, работающих с базами данных. Обязательная регистрация пользователей. Регистрация в программе возможна только с помощью внутреннего интерфейса. Право регистрировать новых пользователей может быть передано любому пользователю системы. По умолчанию таким правом обладают только администраторы (пользователи с максимальным уровнем доступа). Предварительная авторизация. Войти в программу может только зарегистрированный пользователь. Для этого необходимо ввести уникальный логин и пароль. Если указанные данные не прошли проверку на корректность (их не существует, они устарели и т.д.) - авторизация будет отменена. Возможность двойной SMS авторизации. Чтобы дополнительно обезопасить учетную запись от взлома, можно сделать привязку учетной записи к номеру мобильного телефона. В этом случае после проверки логина и пароля программа запросит код из SMS сообщения, которое будет выслано пользователю на его мобильный номер. Авторизация будет пройдена только после принятия кода программой. Эта услуга является платной и не активна по умолчанию, ее могут настроить сотрудники технической поддержки программы. Функция восстановления пароля. Если вы забыли свой пароль - есть возможность его автоматической замены. Для этого необходимо указать логин или e-mail пользователя. После этого на электронную почту будет отправлено письмо со ссылкой для создания нового пароля. Ею можно воспользоваться только один раз, не имея ссылки на страницу замены пароля попасть нельзя. Проверка возможности доступа по ссылкам. При переходе по ссылкам на данные программы без предварительной авторизации (например из письма с рассылкой уведомлений) вначале будет выполнен запрос на ввод логина и пароля. Запрашиваемая в ссылке информация будет показана только после выполнения входа в программу. При необходимости можно разрешить прямой переход по ссылкам, но это решение принимается на личное усмотрение конкретного пользователя. Безопасный выход из программы. После выхода из программы происходит уничтожение всех технических данных сессии. Возобновить работу с программой можно только после прохождения повторной авторизации. Ограничение рабочих сессий. Если после авторизации пользователя в течении 4 часов он не выполнил в программе ни одно действие, то произойдет автоматический выход из программы. Для продолжения работы необходимо будет пройти повторную авторизацию. Чтобы увеличить время работы с программой до 8 часов, нужно во время авторизации отметить галочкой опцию “Оставаться в системе”. Ограничение количества неверных попыток авторизации. Чтобы данные для авторизации нельзя было получить путем подбора, можно заблокировать доступ к ней в случае превышения допустимого количества неудачных попыток авторизации. Время блокировки программы и количество попыток можно указать настройках системы, по умолчанию оно не ограничено. Если количество неправильных попыток авторизации было превышено - доступ в программу блокируется для данного пользователя. Если это произошло по неосторожности и опасности взлома нет, то блокировку можно снять досрочно, для этого необходимо обратиться к администратору программы. Ограничение доступа по IP. Чтобы повысить безопасность хранения данных, можно запретить доступ в программу для всех IP адресов, кроме конкретно указанных. Работа с программой для незарегистрированных IP будет полностью заблокирована. Эта возможность отключена по умолчанию, но может быть активирована по желанию клиента и будет распространяться на всех пользователей программы. Для уточнения возможности использования ограничения доступа по IP необходимо обратиться в службу технической поддержки программы. Индивидуальная блокировка пользователей. Если возникает необходимость запретить доступ в программу только конкретному пользователю - можно заблокировать его учетную запись. Заблокированный пользователь не сможет авторизоваться в программе, остальные пользователи при этом смогут продолжать работу в обычном режиме. По умолчанию блокировать пользователей может только администратор программы. Резервное копирование данных. Для обеспечения безопасности хранения данных в программе используется автоматическое резервное копирование. Оно позволяет создавать резервные копии базы данных по истечению определенного времени или после осуществления определенного количества действий. Создание резервных копий возможно и в ручном режиме, поэтому автоматическое копирование можно отключить.

1.3. Технические требования

Программный комплекс KPI-Drive является Web-ориентированным программным обеспечением, поэтому системные требования для его успешного функционирования могут быть разделены на требования к серверной и клиентской части.

В случае использования KPI-Drive в качестве SaaS-сервиса, функционирование и обслуживание серверной части берет на себя наша компания. Для функционирования программы на клиентских компьютерах на них должны быть установлены:

  • Для полноценной работы программы рекомендуем браузер Google Chrome;
  • Skype для обращения в тех. поддержку в случае необходимости.

Выбор Google Chrome обусловлен тем, что его использование при работе с программой позволяет обеспечивать:

  1. Большую скорость работы программы, так как она оптимизирована именно под работу в Google Chrome. Учитывая, что в программе производится большое количество запросов и расчетов, чрезвычайно важно обеспечить ее максимальное быстродействие и минимизировать время ожидания загрузки данных.
  2. Минимальное количество ошибок у пользователей и администраторов программы, так как отладка всех изменений, вносимых в программу, проводится именно на браузере Chrome.
  3. Быстрый выход обновлений, так как нет необходимости проверять и отлаживать работу программы в других браузерах, а также искать дополнительные решения в связи с особенностями их архитектуры.
  4. Высокая скорость диагностики проблем и их решения у клиентов, так как эксплуатация программы клиентам и поиск ошибок службой технической поддержки осуществляются в одинаковых технологических условиях, что значительно сужает круг поиска причин возникновения проблемы и упрощает ее решение.

Таким образом введенные ограничения на использование браузеров обеспечивают увеличение стабильности работы программы и проведения расчетов. Также при реализации функционала программы мы ориентировались на работу именно через Google Chrome исходя из его основных преимуществ:

  1. Новый лидер - Google Chrome создан ведущей IT-компанией мира - Google, на данный момент это самый современный браузер, который по темпам развития обгоняет все остальные общедоступные аналоги и поддерживается большинством современных устройств (компьютерами, планшетами, телефонами) и операционных систем (Windows, MacOS, Linux, Android, iOS и т.д.);
  2. Скорость - браузер мгновенно загружает страницы, поддерживает раздельную обработку каждого процесса, что ускоряет работу с несколькими вкладками одновременно;
  3. Удобство - Google Chrome имеет простой и рациональный интерфейс, обладает комбинированной строкой для ввода адресов сайтов или поисковых запросов, позволяет легко управлять вкладками, а также напрямую осуществлять работу с сетевыми PDF-файлами;
  4. Безопасность - изолированная среда для загрузки приложений (песочница) создает дополнительный уровень защиты от вредоносных веб-сайтов, которые пытаются установить на компьютере программы, контролировать ваши действия в Интернете или украсть информацию с жесткого диска, а также использовать события на одной вкладке для воздействия на другую. Также при разработке Chrome учитывалась возможность управления конфиденциальной информацией для защиты передаваемых по Интернету данных.

Если же вы хотите расположить программу на своем сервере, то вам необходимо:

  1. Сервер с тактовой частотой процессора не менее 1000 Мгц, объемом оперативной памяти не менее 512 Мб. Размер жесткого диска в данном случае не имеет значения. Следует помнить, что чем выше физические параметры вашего сервера, тем выше его производительность.
  2. На сервере должна быть установлена одна из серверных операционных систем семейства Linux.
  3. Упакованный KPI-Drive и сконфигурированную среду для его функционирования передаст наша компания. Если же вы хотите сами заняться конфигурированием сервера или захотите установить отличную от указанных операционную систему, то Вам понадобится:
  • Web-сервер Apache или Ngnix - последней версии;
  • PHP - версия 7;
  • php-xsl для обработки xsl шаблонов;
  • MySQL - версия 5.5 или более поздняя;

Если Вам необходима более подробная информация по настройкам или функционированию программы KPI-Drive, вы можете обратиться в службу технической поддержки по skype c 8-00 до 17-00 по Московскому времени с понедельника по пятницу или написать письмо на e-mail pm@2goal.biz, gaar@kpi-drive.ru.

1.4. Условия использования

Чтобы перейти на полную версию программы, необходимо купить лицензию на ее использование. Лицензия содержит основные сведения о программе:

  1. Срок действия: дата окончания использования программы;
  2. Максимальное количество объектов управления: активных и неактивных;
  3. Максимальное количество показателей в библиотеке: общее количество показателей всех типов.

Активный объект управления - сотрудник компании, который имеет доступ в программу и может вносить в нее изменения.

Неактивный объект управления - сотрудник компании, который имеет доступ в программу, но не может вносить в нее изменения. Стоимость лицензии зависит от количества активных и неактивных объектов управления, а также от срока ее действия. Ее в любой момент можно расширить или продлить - для этого надо обратиться в службу технической поддержки программы. Информацию о лицензии можно увидеть в программе открыв окно “Информация о программе” через окно “Настройки”, расположенное на верхней панели программы. В этом же окне указан размер программы на жестком диске (в Мегабайтах).

Предусмотрено также автоматическое напоминание о необходимости продлить лицензию. За неделю до окончания срока действия лицензии всем администраторам программы (т.е. тем, у кого есть роль “Администратор”) после авторизации будет выводиться сообщение с количеством оставшихся до этой даты дней. Также уведомления будут приходить на электронную почту.

Если лицензия не была продлена вовремя, то после окончания ее действия вместо формы авторизации будет выведено сообщение с пояснением причины отказа в доступе. Продление лицензии для клиентов осуществляется следующими способами:

  1. Программы, расположенные на серверах KPI-Drive, продлеваются сотрудниками компании KPI-Drive. Для продления лицензии необходимо обратиться в службу технической поддержки программы, замена/изменение файла лицензии будет выполнена после подтверждения факта оплаты.
  2. Программы, расположенные на сервере клиента, продлеваются путем замены текущего файла лицензии на новый непосредственно в папке с программой на сервере.

Перенос программы на сервер клиента - это услуга, которая может быть выполнена по дополнительному запросу.

2. Работа с программой

2.1. Регистрация и авторизация.

Чтобы зарегистрироваться в программе, необходимо обратиться к ее администратору. Регистрация нового пользователя происходит в несколько этапов:

  1. Создается новый объект управления;
  2. В том же окне создается новый сотрудник, который будет привязан к объекту;
  3. Указанные при создании сотрудника логин и пароль передается пользователю для входа в программу. После этого он может приступать к работе со своей матрицей под своей учетной записью.

Подробнее о создании сотрудников и объектов, а также об их взаимосвязи можно прочитать в пунктах “Создание нового сотрудника”, “Создание нового объекта” и “Карточка сотрудника”. Работа с программой начинается с открытия ее страницы в браузере (как интернет-сайт - по ссылке). Неавторизованные пользователи не могут пользоваться программой, поэтому откроется страница авторизации. На ней нужно указать личный логин и пароль, затем нажать кнопку “Войти”. Если данные корректны, то пользователь войдет в программу (откроется его личная матрица), если нет - на экране появится сообщение с пояснением причины отказа в доступе. Время работы с программой имеет свои ограничения: если в течении 4 часов пользователь не выполнил в программе ни одно действие - произойдет автоматический выход из программы. Для возобновления сеанса работы необходимо пройти повторную авторизацию. Чтобы увеличить время сеанса (рабочей сессии), можно воспользоваться опцией “Оставаться в системе”. В этом случае время ожидания программы будет продлено до 8 часов. Программа будет доступна для работы, пока пользователь не выйдет из нее или не закончится время сессии, поэтому рекомендуется продлевать время работы с программой только на компьютерах, к которым не имеют доступ посторонние лица (домашний или личный компьютер, планшет, телефон и т.д.).

Если пользователь забыл личный пароль - его можно заменить с помощью функции напоминания пароля. При нажатии на кнопку “напомнить пароль” откроется форма ввода данных, где пользователь должен указать свой логин или email.

После этого на указанный в форме или закрепленный за введенным логином электронный адрес придет письмо. В нем будет одноразовая ссылка на страницу создания нового пароля, без наличия ссылки ее открыть нельзя. Здесь нужно указать новый пароль для своей учетной записи, если пароль пройдет проверку на корректность - он закрепится за пользователем и произойдет автоматическая авторизация.

Для выхода из программы необходимо нажать “Выход” в меню «Настройки→Выйти из программы». Данные сессии будут уничтожены и произойдет возврат на страницу авторизации. Дальнейшая работа с программой будет возможна только после прохождения повторной авторизации.

Что делать если зависает страница при нажатии войти?

Что делать если пишет «Доступ блокирован, т.к. данный пользователь не имеет матрицы. Обратитесь к администратору»?

2.2. Структура программы

Вверху страницы программы располагается верхняя панель (по аналогу ОС Windows или MacOS). На ней закреплены основные окна для работы с программой:

  • Окно выбора периода - через него можно выбрать за какой период выводить данные на экран.
  • Окно таблицы объектов - окно с таблицей, в которой находится список объектов управления, отражающий организационную структуру компании.
  • Отчеты - окно содержит список основных, стандартных и пользовательских отчетов.
  • Настройки - содержит список разделов для глобальной и индивидуальной настройки программы, а также полезные ссылки.

Все окна имеют кнопки в заголовке для управления ими. В каждом окне набор кнопок индивидуален в зависимости от его назначения. Список основных кнопок:

  • Поиск - поиск данных по столбцам таблицы, расположенной в окне (поиск выполняется по выбранному из списка значению или по части слова, вписанного в поле для поиска).
  • Печать - печать содержимого окна.

Также в заголовках окон могут располагаться дополнительные кнопки, они описаны в документации вместе с функционалом этих окон. Также большинство окон содержат таблицы с данными и интерфейс (кнопки, поля и т.д.) для управления их содержимым. Работа с окнами и таблицами имеет много общих особенностей:

1) Данные в таблицах можно сортировать, нажимая левой кнопкой мыши по заголовку соответствующего столбца.

2) Можно изменять видимость столбцов, для этого нужно нажать правой кнопкой мыши на заголовке таблицы и поставить/убрать галочку возле названия поля, которое необходимо показать/скрыть.

3) С помощью полей, кнопок и других элементов можно совершать различные действия: добавлять или редактировать данные, менять значения опций и т. д. Все поля в программе делятся на основные и дополнительные. Основные поля предназначены для важной информации и могут быть обязательны для заполнения. Дополнительные поля служат для добавления произвольной информации: текстового пояснения, ссылки на интернет ресурс, загрузки файлов и т. д. Наличие дополнительных полей не является обязательным: их можно добавить или удалить в любой момент, а также изменить название в случае необходимости. Чтобы добавить дополнительное поле, необходимо воспользоваться красными кнопками, которые есть в большинстве окон программы. Кнопок всего 2:

  • Файл - кнопка для прикрепления файла (загрузки файла в программу);
  • Метка - списки для выбора категории меток и конкретной метки (используется для классификации данных в программе, метки создаются в окне Управление - Метки);

Некоторые окна имеют уникальные ссылки, благодаря которым можно обмениваться данными во время работы с программой. Это:

  • Основной отчет “Матрица объекта управления”;
  • Показатели, оценки и задачи, расположенные в матрице объекта управления;
  • Стандартные и пользовательские отчеты.

Можно производить действия над множеством выбранных объектов матрицы. Для этого достаточно отметить их в матрице пользователя при помощи галочек, которые проставляются в специальном столбце “Чекбокс”. Этот столбец виден по умолчанию для раздела «Задачи» для остальных разделов столбец скрыт, но его можно сделать видимым по желанию - выбор пользователя запоминается.

Главный чекбокс (в заголовке столбца) можно использовать, чтобы поставить/убрать галочки для всех видимых строк сразу. Для этого нужно в главный чекбокс поставить или убрать из него галочку соответственно.

Вместе с возможностями столбца «Чекбокс» полезно использовать фильтрацию данных при помощи фильтров в заголовке матрицы. Это удобно для отображения определенного типа показателей или всех сразу. Также рекомендуем использовать функцию поиска - это позволит выбрать часть объектов по определенному критерию. Таким образом, отобразятся те строки, в которых присутствуют определенные (заданные вами) фразы. Для этой же цели рекомендуем использовать свертывание структуры. Групповое действие будет применено только к видимым отмеченным галочкой показателям.

После проставления галочек в зависимости от типа выбранных объектов отобразятся доступные операции. Для задач доступны стандартные операции: редактирование (изменение статуса, перенос на следующий период) и удаление. Для показателей и экспертных оценок доступно только удаление, поэтому, если отметить их отдельно от задач или вместе с задачами, то можно будет только удалить выбранные объекты матрицы. Подробнее о работе с задачами при помощи чекбоксов можно прочитать в пункте “Ввод фактов в задачи”. После выбора конкретного действия необходимо нажать кнопку “Выполнить”. Если выбрано много видимых объектов, то выполнение действия над ними может занять некоторое время, поэтому следует дождаться полного окончания выполнения операции. Если по каким-то причинам выбранное действие не может быть выполнено - будет выдано соответствующее предупреждение.

Как работать с показателями сразу в нескольких окнах?

2.3. Период просмотра данных

Период просмотра - это промежуток времени, за который выводятся данные программы и осуществляется их конечный расчет. Окно выбора периода просмотра находится в левой части верхней панели программы и может работать как в свернутом, так и в раскрытом виде. Стрелка “вниз” раскрывает свернутое окно, стрелка “вверх” его сворачивает.

При открытии окна есть возможность задавать произвольные даты начала и окончания периода просмотра («с» и «по»). Также в данном окне есть выпадающий список с перечислением основных интервалов времени (день, неделя, декада, месяц, квартал, год). Смена текущего периода просмотра произойдет только при нажатии на кнопку «Обновить». При этом выбранная дата просмотра будет выведена в качестве заголовка данного окна. Стрелки «вперед» и «назад», позволяют быстро переключать текущий период в соответствии с выбранным значением, эти же стрелки продублированы в заголовке окна, чтобы можно было оперативно менять период просмотра матрицы не открывая окно.

В заголовке окна также есть кнопка в виде знака вопроса “?”, при нажатии на нее в браузере открывается новая вкладка со справкой по работе с программой.

2.4. Таблица объектов

Объект управления (сокращенно ОУ) - это элемент организационной структуры компании. Он может моделировать как отдельную должность, так и отражать характеристики целых подразделений. Список созданных в программе объектов управления расположен в таблице, которая находится в левой части рабочей области экрана в отдельном окне.

В заголовке окна расположены кнопки для управления окном и содержимым таблицы. Видимость столбцов регулируется через меню таблицы. Данные можно сортировать и менять порядок их вывода (подробнее см. пункт “Структура программы”). Полный список доступных столбцов:

  1. id - числовой идентификатор объекта управления;
  2. Таб. № - табельный номер каждого сотрудника;
  3. Сотрудник - фамилия, имя и отчество прикрепленного к объекту сотрудника;
  4. Объект - название объекта управления;
  5. Должность - название должности или другой структурной единицы компании, которую моделирует объект;
  6. R - текущая результативность объекта управления с учетом выбранного периода;
  7. Номер в структуре - номер расположения объекта в структуре компании.

Структура объектов управления отражена в столбце «Сотрудник». Подчиненные объекты расположены под своими руководителями со смещением вправо. Рядом с руководителями расположена кнопка для сворачивания/разворачивания подчиненной им структуры. Она имеет вид «-», если подчиненные объекты на данный момент видны, и «+» - если скрыты. Также в заголовке таблицы есть фильтр вложенности, он переключает уровни раскрытия структуры автоматически.

Если к объекту управления не прикреплен сотрудник, то в таблице будет отображаться название объекта управления. Если названия у объекта нет - выведется его должность, а если и она не указана - просто слово “Объект управления”.

Над каждым объектом управления можно выполнять различные действия, перечисленные в меню объекта, которое можно вызвать кликнув на строку таблицы правой кнопкой мышки или наведя мышку на треугольную кнопку в конце каждой строки (столбец “Сотрудник”). Список действий может меняться в зависимости от доступных пользователю прав для работы с программой.

Описание всех пунктов списка:

  1. Карточка сотрудника - открывает окно информации о сотруднике/объекте управления.
  2. Добавить подчиненного - открывает форму создания нового объекта управления (он будет подчиненным текущего ОУ).
  3. Полное удаление - удаляет из программы объект управления и закрепленного за ним сотрудника.
  4. Перенос показателей - перенос матрицы на период назад (изменение даты ее создания).

Фильтры просмотра матрицы объекта управления подробнее описаны в пункте “Матрица объекта управления”. Клиенты и их назначение описаны в пункте “Клиенты объекта управления”.

2.5. Карточка сотрудника

Сотрудники - это пользователи программы, которые в ней зарегистрированы. Они имеют учетную запись для работы с программой, а также персональный логин и пароль. Объект управления и сотрудник напрямую связаны друг с другом, также как, например, должность и человек, который ее занимает. Однако следует разделять роли, которые отведены объекту и сотруднику:

  • Матрица с показателями, задачами и оценками принадлежит объекту управления по аналогии с тем, что должность имеет ряд требований и обязанностей, которые характерны какой-либо должности или подразделению орг. структуры.
  • Логин и пароль для входа в систему присваиваются сотруднику, так как он является пользователем системы.

Таким образом, для успешного входа в программу нужно указать логин и пароль, закрепленный за сотрудником, который привязан к объекту управления. Ни сотрудник ни объект на данный момент времени не заблокированы и не удалены из программы.

Карточка сотрудника - это окно с информацией о сотруднике и объекте, к которому он прикреплен. Ее можно открыть:

  • двойным кликом по объекту управления (вместе с его матрицей);
  • повторным нажатием на объект в таблице после открытия его матрицы;
  • через меню объекта (пункт “Карточка сотрудника”);
  • в новой вкладке (клик по объекту в таблице + кнопка Ctrl).

Информация об объекте и сотруднике находится в независимых разделах и может быть скрыта нажатием на их заголовки. Просмотр карточек доступен всем сотрудникам, однако видимость некоторых полей и редактирование информации в карточке должны быть специально разрешены в роли, иначе эти функции недоступны. По умолчанию такое разрешение есть только у администраторов. Раздел “Сотрудник” содержит следующие сведения:

  1. Личные данные: табельный номер сотрудника, фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения;
  2. Местоположение: страна, регион, город, широта, долгота (координаты местоположения пользователя хранятся в программе с высокой точностью, но отображаются округленными до двух и менее значимых цифр после запятой);
  3. Данные авторизации: логин, пароль (текст пароля скрыт звездочками, поле предназначено для его редактирования);
  4. Телефон - телефон сотрудника, также используется для прохождения SMS авторизации, если эта услуга активна;
  5. Заблокирован - показывает заблокирован доступ пользователя в программу или нет. Блокировка может производиться по многим причинам, например, в случае опасности утечки информации о пароле до момента его замены.
  6. Статус - показывает текущий статус пользователя в компании. Доступно три статуса:
    • Работает - программа работает в обычном режиме.
    • В отпуске - программа автоматически заменяет этого пользователя на непосредственного руководителя во всех показателях и экспертных оценках, в которых этот пользователь назначается или уже назначен ответственным за ввод планов и фактов. После изменения статуса в программе будет отображаться реальный ответственный за ввод данных.
    • Уволен - с периода установки статуса сотрудник перестаёт отображаться в дереве объектов управления. Если к этой матрице прикрепляется новый сотрудник, то он видит все показатели прошлых периодов, но его блок зарплаты считается с момента своего назначения.

Раздел “Объект” содержит следующие сведения:

  1. Название - название объекта управления, под которым он создан в программе.
  2. Руководитель - название объекта управления, которому подчиняется выбранный объект.
  3. Должность - название должности (отображается в окне организационной структуры, если нет прикрепленного сотрудника).
  4. Клиенты - список клиентов объекта управления.
  5. Роли - наборы прав доступа объекта управления, регулируют список действий, которые пользователь сможет осуществлять в программе.

2.6. Управление сотрудниками

Редактировать информацию о сотруднике можно просто нажав на них левой кнопкой мышки, после чего появится форма для ввода нового значения или выпадающий список для его выбора. Также к сотруднику можно прикрепить любую информацию с помощью дополнительных полей. Возможность редактирования данных по умолчанию есть только у администраторов программы.

Открепить сотрудника от объекта можно с помощью кнопок, расположенных под фото:

  • Перевести - сотрудник переводится на другую должность: он закрепляется за выбранным объектом управления отсоединяясь от текущего ОУ. Если за выбранным объектом закреплен сотрудник - он будет снят с должности (то есть откреплен от объекта), без удаления из программы.
  • Снять - открепляет сотрудника от текущего объекта управления без удаления из программы.

Удалить сотрудника можно кликнув на слово “Сотрудник” и выбрав в появившемся меню “Удалить”.

Полностью удалить объект управления и прикрепленного к нему сотрудника можно нажав на пункт “Полное удаление”, расположенный в контекстном меню объекта управления в окне организационной структуры. Для защиты от случайного удаления данных перед выполнением этого действия на экран будет выведено сообщение с просьбой подтвердить полное удаление выбранного объекта управления с указанием его должности и ФИО прикрепленного к нему сотрудника. Текст сообщения может меняться в зависимости от наличия данных, например если к объекту управления не был прикреплен сотрудник, то в сообщении будет указана только информация о названии объекта и его должности.

2.7. Управление объектами

Редактировать информацию об объекте управления можно просто нажав на них левой кнопкой мышки, после чего появится форма для ввода нового значения или выпадающий список для его выбора. Также к объекту можно прикрепить любую информацию с помощью дополнительных полей. Возможность редактирования данных по умолчанию есть только у администраторов программы.

Изменить расположение объекта в таблице ОУ (его подчиненность) можно следующими способами:

1. Через карточку сотрудника. Для этого необходимо открыть карточку сотрудника и в разделе “Объект” - “Дополнительные данные” кликнуть на ФИО текущего руководителя ОУ. Появится поле, куда нужно ввести ФИО или должность нового руководителя. Данные можно вводить не полностью - программа осуществит поиск по введенной информации и выведет список подходящих ОУ. Выбранный из списка объект станет новым руководителем текущего ОУ.

2. Перетаскиванием строк таблицы. Достаточно просто зацепить строку зажав левую клавишу мышки и переместить ее вверх-вниз по таблице подведя под нового руководителя ОУ. Уровень структуры можно изменить сместив мышку вправо-влево (изменения будут видны по расположению ФИО в строке). После этого следует отпустить мышь и подтвердить переподчинение ОУ новому руководителю (на экране проявится сообщение с вопросом).

Полностью удалить объект управления и прикрепленного к нему сотрудника можно выбрав пункт “Полное удаление” в меню этого объекта. После этого на экран будет выведено сообщение с просьбой подтвердить удаление, а также перечислены:

  • название объекта;
  • его должность;
  • ФИО сотрудника.

Текст сообщения может меняться: например если к объекту управления не был прикреплен сотрудник, то в сообщении будет указана только информация о названии объекта и его должности.

2.8. Создание нового сотрудника

Новые сотрудники создаются так же как и объекты управления - через контекстное меню существующих объектов управления в окне организационной структуры. Для создания сотрудника можно воспользоваться пунктом Добавить подчиненного.

Эти пункты работают по разному только при создании объектов, создание сотрудника происходит одинаково. После нажатия на пункт появляется окно с формами для создания нового объекта управления и сотрудника. Формы находятся в двух независимых блоках. Второстепенные поля убраны в разделы “Дополнительные данные”, обязательные для заполнения поля отмечены звездочками. Для того, чтобы создать нового сотрудника, нужно заполнить все необходимые поля и нажать кнопку “Сохранить”.

В качестве логина можно использовать комбинацию из букв (допускается латиница и кириллица), цифр, знаков тире “-” и нижний пробел “_”. Остальные символы не допускаются. Значение в поле “Логин” должно быть уникальным.

При указании пароля также можно использовать комбинацию из букв и цифр, но перечень допустимых символов значительно расширен (например “?”, “*”, “>” и т.д.).

Следует обратить внимание, что в дальнейшем при авторизации в системе регистр букв в логине не будет иметь значения, в то время как в пароле необходимо строгое соответствие.

В информации о сотруднике можно указать не только его личные, но и контактные данные. Кроме основного номера телефона, который заносится в поле “Телефон для SMS-информирования”, можно добавить скайп, электронную почту, еще один телефонный номер и т.д. Для этого используется набор дополнительных полей, о которых подробнее можно прочесть в пункте “Дополнительные поля”. Если сотрудник, которого нужно прикрепить к текущему объекту, уже создан в системе - можно просто выбрать его в выпадающем списке вместо надписи “Новый сотрудник”. После сохранения этот сотрудник будет автоматически закреплен за выбранным объектом управления.

2.9. Клиенты объекта управления

Клиенты - это сотрудники, которые могут ставить задачи объекту управления. Клиенты могут ставить задачи другим сотрудникам независимо от наличия доступа к матрице исполнителя, а также отслеживать работу над задачей через свою матрицу и полностью управлять ею. Назначать клиентов объекту управления можно только после его создания. Единственным клиентом по умолчанию является непосредственный руководитель ОУ.

Добавить объекту управления клиента можно кликнув на список клиентов ОУ для открытия формы его редактирования. Клиент выбирается методом автоподбора по фамилии в специальном текстовом поле. Выбранные клиенты добавятся в список, после этого изменения надо сохранить.

Удалить клиента из списка можно открыв форму редактирования и нажав на красный крестик около ФИО лишнего клиента.

2.10. Роли объекта управления

Роль - это набор прав доступа, сформированный для назначения объектам управления.

Права доступа - это опции, которые дают возможность управлять отдельными функциями программы. Количество прав в одной роли определяет уровень доступа к управлению программой. У одного пользователя может быть несколько ролей. Права во всех доступных ролях учитываются параллельно, поэтому если право есть в одной роли, но его нет в другой, то оно все равно доступно пользователю.

По умолчанию в программе сформировано пять основных ролей:

  1. Неактивный - ограниченный набор прав для создания неактивных ОУ, дает возможность просматривать свою матрицу и матрицы подчиненных, открывать задачи и читать личные сообщения. Все остальные возможности программы недоступны.
  2. Пользователь - минимальный набор прав для работы только со своей матрицей и матрицами подчиненных, доступны основные функции программы.
  3. Руководитель - несколько расширенный набор прав, позволяет в большей степени влиять на работу подчиненных и пользоваться основными функциями.
  4. Модератор - набор прав, позволяющий кроме основных возможностей осуществлять просмотр и проверку (модерацию) данных программы без возможности их изменения.
  5. Администратор - включает в себя все существующие права доступа. Эта роль предназначена для полного управления программой, поэтому последнего администратора из программы удалить нельзя.

Роли вступают в силу после того, как пользователь прошел процедуру авторизации, поэтому если объекту управления была назначена новая роль, то пользователь должен повторно зайти в программу, чтобы начать пользоваться новыми возможностями. То же касается и отмены использования ролей. До момента выхода из программы у пользователя сохранятся все возможности, с которыми он входил в нее.

2.11. Двухступенчатая SMS авторизация

Для повышения уровня безопасности хранения данных к программе можно подключить услугу двойной авторизации, как в интернет банкингах.

Основной принцип использования заключается в следующем:

  1. На странице авторизации пользователь вводит свой логин и пароль;
  2. Если данные указаны верно - появится форма для ввода пароля из SMS сообщения;
  3. Пользователь получает SMS на свой мобильный номер, указанный в программе, и вводит полученный пароль;
  4. Если пароль указан верно - пользователь войдет в программу

Без пароля из SMS сообщения доступ в программу будет невозможен.

Для активации этой функции необходимо:

  1. Зарегистрироваться в центре разработчиков (Developers' Central) сервиса Clickatell.
  2. Оплатить рассылку SMS (Buy credits), минимальный размер оплаты указан на странице оформления покупки.
  3. Подключить услугу к программе указав в настройках системы в разделе “Рассылка SMS” следующие данные:
    • Логин - логин для авторизации в центре разработчиков;
    • Пароль - пароль для авторизации в центре разработчиков;
    • API ID - идентификатор API, который можно увидеть на главной странице центра после авторизации.
  4. Разрешить использование SMS авторизации в личных настройках (персонально для каждого пользователя).
  5. В карточке сотрудника указать номер мобильного телефона в международном формате (+79225551234).

Стоимость одного SMS сообщения и другие детали использования рассылки можно уточнить у поставщика услуги.

3. Показатели

3.1. Что такое показатели?

Показатели - это ключевые параметры. по которым оценивается сотрудник и рассчитывается его результативность. В зависимости от специфики использования они бывают четырех типов:

  • KPI: является базовым типом показателей. Используется для расчета ключевых показателей эффективности - основных требований к сотруднику, которые можно выразить в числовом эквиваленте. Для него характерны периодические внесения плановых и фактических значений, использование формул, наличие веса и процента выполнения, а также других общих параметров. В поле “Тип” отмечен синим треугольником.

  • ЗАДАЧИ: создается для итогового расчета результативности по поставленным сотруднику задачам - поручениям, которые формулируются в свободной форме и оцениваются исходя из конкретных требований к результату выполнения в каждом отдельном случае. Этот показатель также служит для их создания и является для них контейнером. В показатель TASK нельзя добавлять факты: его фактическое значение - это сумма фактов, внесенных по задачам. В поле “Тип” отмечен красным треугольником.

  • ОЦЕНКИ: создается для итогового расчета результативности по предъявляемым к работе сотрудника нормам и требованиям, а также за выполнение задач, инструкций, профессиональные качества и т.п., которые можно оценить по шкале от минимального до максимального значения. Оценки могут ставиться руководителем, внутренними экспертами или самим пользователем (самооценка). Этот показатель также служит для создания экспертных оценок и является для них контейнером. В показатель PROCESS нельзя добавлять факты, поскольку фактами являются оценки экспертов, созданных в этом показателе. В поле “Тип” отмечен зеленым треугольником.

  • ОПЛАТА: предназначен для расчета оплаты. Оплата рассчитывается исходя из результативности работы сотрудника. После создания показателя в него можно вносить планы и факты, однако можно настроить автоматический расчет при помощи формул и графиков интерпретации. В поле “Тип” отмечен желтым треугольником.

Все показатели независимо от типа также делятся на несколько видов:

  1. Пользовательские показатели, создаваемые ими в процессе работы с программой, предназначены только для формирования индивидуальных матриц пользователей. Если эти показатели используются хотя бы в одной матрице - их названия в списке шаблонов при создании нового показателя выделены черным цветом, если показатель не используется вообще - его название выделено красным. Такие показатели можно создавать, редактировать и удалять из программы в зависимости от потребностей пользователей системы, их наличие или отсутствие ни на что не влияет.
  2. Системные показатели - это базовые показатели, созданные в системе по умолчанию. Их названия в списке шаблонов выделены зеленым цветом. Они предназначены для осуществления базовой настройки матрицы в зависимости от ее назначения, а также при ее создании без использования шаблона. Эти показатели нежелательно перенастраивать самостоятельно, также их нельзя удалить из библиотеки показателей.
  3. Автоматические показатели - это системные показатели, которые программа использует для автоматических расчетов. Если такие показатели есть в матрице - программа будет заполнять их автоматически. Иногда для этого необходимо выполнить дополнительную настройку программы. Такие показатели нельзя редактировать в библиотеке показателей или удалить из нее, их названия в списке шаблонов выделены голубым цветом.

Названия и другие параметры стандартных и автоматических показателей, переводятся при изменении языка интерфейса вместе с остальными подписями элементов, если перед этим они не были отредактированы вручную (например, в матрице пользователя).

3.2. Показатели в матрице

Если нажать на показатель в матрице - откроется окно с информацией о нем. Чтобы открыть это окно в новой вкладке, необходимо кликнуть по показателю зажав кнопку Ctrl на клавиатуре. Как правило информация разбита на 3 основных раздела: “Параметры”, ”Планы” и “Факты”. Каждый из этих разделов выделен специальным заголовком и может быть свернут или раскрыт нажатием на него.

Если нажать на показатель правой кнопкой мышки - появится контекстное меню с набором доступных операций.

Основными параметрами каждого показателя являются:

1) Вес - указывает количество процентов, которое данный показатель составляет от общей результативности по всей матрице, которая рассчитывается в показателе “Результативность”. Этот показатель является контейнером для всех остальных показателей, результативность выполнения которых влияет на оплату. Суммарный вес всех показателей, входящих в расчет общей результативности, должен быть 100, так как плановое значение результативности - 100%.

Рассмотрим пример: в показатель Результативность вложены три показателя с весами 40, 20 и 40. Общая сумма весов 40+20+40=100. План показателя “Рентабельность” с весом 40 выполнен на 100% - общая результативность равна 40%. Если бы план показателя “Выполнение должностных инструкций” с весом 20 был бы выполнен на 50% - Результативность была бы 50% (50% от 20 - это 10, 40+10=50), если план был бы выполнен на 100% - результативность была бы 60% и т. д.

2) План - плановое значение показателя: результат, к которому нужно стремится.

3) Факт - фактическое значение показателя: тот результат, который был получен в процессе достижения цели выполнить план.

4) Процент выполнения - отношение фактического значения показателя к плановому значению. То есть в этой ячейке показан процент выполнения плана на данный момент. Чем ближе значение факта к плану, тем выше процент выполнения, а значит результативность показателя, тем выше в конечном итоге общая результативность по матрице. Таким образом, ключевым фактором, который влияет на процент результативности, является плановое значение показателя и возможность реализации заданного плана сотрудником.

3.3. Добавление планов и фактов

Чтобы добавит план в показатель, нужно кликнуть по нему в матрице, после чего откроется окно с информацией о нем. Далее необходимо открыть раздел “Параметры” и кликнуть на кнопку “добавить”, расположенную под параметрами планов показателя.

Планы показателей вносятся ответственными за их ввод сотрудниками. Количество полей для ввода значения плана будет зависеть от периода их обновления (день, неделя, декада, месяц и т.д.). Можно увеличить количество значений вручную с помощью кнопки “добавить план”. Для сохранения плана необходимо нажать “Сохранить” или кнопку Enter на клавиатуре - форма сохранится автоматически.

Пустые значения плана не будут сохранены. Также к плану можно добавить любую информацию с помощью дополнительных полей (см. пункт “Структура программы”). Если у показателя указана единица измерения ”час”, то поле для ввода значения преобразуется в поля для ввода часов и минут. Обработка значений и их вывод в матрицу также будет производиться в формате времени. При переходе на другую единицу измерения часы и минуты, внесенные в показатель, будут переформатированы в дробные числа: например 1 час 35 минут станет числом 1,58 (часа). Это позволит сохранить введенные данные и все проведенные по ним расчеты без изменений.

Чтобы изменить внесенный план, необходимо кликнуть по нему мышкой в таблице планов. Также можно выбрать “Изменить” в меню плана: оно появляется при клике по нему правой кнопкой мышки или наведению на треугольную кнопку меню, расположенную в строке плана.

Чтобы удалить план, необходимо в его меню выбрать “Удалить”.

Также можно указать значение плана по умолчанию, для этого надо поставить галочку в опции “Использовать по умолчанию”. Чтобы изменить план по умолчанию, достаточно просто указать новое значение по умолчанию. Удалить план по умолчанию можно указав в качестве его нового значения “0”.

Чтобы добавит факт в показатель, нужно кликнуть по нему в матрице, после чего откроется окно с информацией о нем. Далее необходимо кликнуть на кнопку “добавить”, расположенную в отдельном блоке “Факты”.

Факты показателей вносятся ответственными за их ввод сотрудниками. Количество полей для ввода значения фактов будет зависеть от периода их обновления (день, неделя, декада, месяц и т.д.). Можно увеличить количество значений вручную с помощью кнопки “добавить факт”. Для сохранения факта необходимо нажать “Сохранить” или кнопку Enter на клавиатуре - форма сохранится автоматически.

Пустые значения факта не будут сохранены. Также к факту можно добавить любую информацию с помощью дополнительных полей (см. пункт “Структура программы”).

Если у показателя указана единица измерения ”час”, то поле для ввода значения преобразуется в поля для ввода часов и минут. Обработка значений и их вывод в матрицу также будет производиться в формате времени. При переходе на другую единицу измерения часы и минуты, внесенные в показатель, будут переформатированы в дробные числа: например 1 час 35 минут станет числом 1,58 (часа). Это позволит сохранить введенные данные и все проведенные по ним расчеты без изменений.

Чтобы изменить внесенный факт, необходимо кликнуть по нему мышкой в таблице фактов. Также можно выбрать “Изменить” в меню факта: оно появляется при клике по нему правой кнопкой мышки или наведению на кнопку меню, расположенную в строке факта.

Чтобы удалить факт, необходимо в его меню выбрать “Удалить”.

Если ответственный за ввод данных в показатель находится в отпуске или уволен, то вместо него ответственным автоматически назначается его непосредственный руководитель. О том, что произошла замена, будет выведено предупреждение.

Ответственные могут вводить данные в показатель, даже если он находится в матрице другого пользователя. Если прямого доступа к матрице нет - можно вносить данные через матрицу ответственного. Для этого в показателе должен быть указан период внесения данных и дата внесения (если период ее подразумевает: например день недели ля периода “Неделя” или число месяца для периода “Месяц”). При наступлении срока внесения в матрице ответственного появится ссылка на показатель. Она не будет влиять на расчет матрицы и сразу же после ввода всей необходимой информации исчезнет из нее до следующего раза. Ссылки можно отличить от простых показателей по наличию около их названия ФИО сотрудника, в чьей матрице находится показатель, и его должности.

Время введения данных в программу отображается в текущем часовом поясе пользователя, поэтому одно и то же время ввода может отображаться для разных пользователей по-разному. При отображении времени учитывается часовой пояс, указанный в операционной системе устройства, через которое пользователь зашел в программу, поэтому специальных настроек для указания часового пояса не требуется. При изменении внесенного плана дата добавления меняется на дату последнего редактирования.

Как сделать чтобы внести данные один раз для всех по показателю?

Почему в плане показателя стоит одна сумма а в матрице другая?

3.4. Создание показателей

Добавление показателя в матрицу. Добавить показатель в матрицу объекта управления можно несколькими способами:

  1. Меню показателя в матрице - пункт “Добавить показатель”: предназначен для добавления нового показателя в структуру матрицы.
  2. Меню объекта управления - пункт “Добавить показатель”: предназначен для случая, когда пользователю необходимо добавить показатель в матрицу, но у него нет прав на ее просмотр.
  3. Меню показателя в библиотеке показателей - пункт “Создать”: предназначен для создания показателя в библиотеке. Потом его можно использовать в качестве шаблона для добавления показателей в матрицы (пункт “Добавить в матрицы” и аналогичная кнопка над таблицей).

При выборе любого из этих пунктов откроется окно для создания нового показателя. В нем очень много полей, для удобства они объединены в блоки. Поле “Название” обязательно для заполнения - остальные параметры заданы по умолчанию.

Первый блок содержит поля для внесения общей информации о показателе:

Тип - в этом выпадающем списке можно выбрать тип создаваемого показателя: KPI, TASK, PROCESS или PAY.

Шаблон - это список всех созданных ранее показателей выбранного типа, которые хранятся в библиотеке показателей. Возле названия показателей в круглых скобках указана их единица измерения. Шаблоны можно использовать для автоматической настройки параметров добавляемого в матрицу показателя. Если показатель создается без использования шаблона - он автоматически добавляется и в матрицу и в библиотеку показателей. Для того чтобы создать новый шаблон на основе уже существующего, нужно выбрать шаблон из списка, внести необходимые изменения, поставить галочку в опции “Сохранить в библиотеку” и нажать кнопку “Сохранить”. Показатель будет добавлен и в матрицу и в библиотеку.

Расположение в структуре определяет какому показателю в матрице будет подчиняться создаваемый показатель. По умолчанию это тот показатель, через меню которого было инициировано создание нового показателя. Если в списке установлено значение “Нет (корневой элемент)”), то показатель выпадет из структуры матрицы и не будет участвовать в расчетах. Учет планов/фактов таких показателей можно настроить при помощи формул.

Интерпретация - в этом списке можно выбрать способ обобщения значений добавляемых в показатель фактов:

  • Суммируемый - все значения фактов суммируются, в ячейку матрицы выводится получившаяся сумма.
  • Суммируемый усредненный - все значения фактов суммируются, а получившееся значение длится на количество фактов, в ячейку матрицы попадает получившееся среднее значение.
  • Несуммируемый - в ячейку матрицы попадает значение последнего внесенного факта, все предыдущие значения не учитываются.

Вес - поле для указания веса показателя. Значение веса можно набить вручную или выбрать при помощи стрелок, расположенных по правому краю поля.

Единица измерения - этот список содержит все созданные в программе единицы измерения. Можно выбрать любую, а можно создать новую установив в поле надпись “<Создать новую>”. После этого появятся поля для вода названия новой единицы, она добавится в программу вместе с новым показателем.

В блоках “Планы” и “Факты” находятся поля для указания параметров планов и фактов будущего показателя:

Период обновления - периодичность, с которой программа будет запрашивать ввод новых данных (период расчета). Он может быть “День”, “Неделя”, “Декада”, “Месяц”, “Квартал” или “Год”.

День внесения факта - в зависимости от выбранного периода в этом поле можно указать конкретный день недели, декады или месяца, в который программа будет запрашивать добавление факта.

Запрашивать факт в конце месяца - позволяет независимо от выбранного периода и дня внесения запросить еще один дополнительный факт за последнее число месяца (актуально только для периодов неделя, декада и месяц).

Ответственный за ввод (для плана и факта) - можно выбрать ответственным:

  • Сотрудника, в матрицу которого будет добавлен показатель;
  • Руководителя сотрудника, в матрицу которого будет добавлен показатель;
  • Любого другого ответственного при помощи функции автоматического подбора.

План по умолчанию - значение, которое будет подставляться в план показателя по умолчанию. Его не нужно вводить заново каждый расчетный период, но если указать обычное значение плана, то значение по умолчанию будет убрано из расчетов.

Планы и факты могут быть частными или общими:

  • Частные планы и факты - добавляемые значения планов/фактов будут относиться только к текущему показателю.
  • Общие планы и факты - добавляемые значения планов/фактов будут дублируются во все аналогичные показатели во всех матрицах. Для того, чтобы сделать план или факт общим, нужно поставить галочку в опции “Общие”. Это удобно, когда один общий параметр влияет на расчет результативности большого числа сотрудников: достаточно ввести значения только в одну матрицу, они продублируются во все остальные автоматически.

Блок “Функция интерпретация” содержит параметры настройки графика функции интерпретации, используемой для расчета показателя.

Функция интерпретация - это график, по которому будет рассчитываться процент результативности показателя. По умолчанию это график “Прямая”, но можно выбрать любой из уже созданных. Если поставить галочку в опции “Новая”, то можно внести в выбранный график можно внести изменения и при сохранении показателя он будет сохранен в программе как новый. Название создаваемого графика и его функции должно быть уникальным, без этого сохранение показателя не произойдет и будет выдано соответствующее предупреждение. Если в качестве основы нового графика был выбран системный график, то добавить или удалить точки нельзя! Подробнее о создании графиков интерпретации можно прочитать в пункте “Интерпретации”, взаимосвязь функции интерпретации с показателем описана в пункте “Расчет показателей”.

В блоке “Формулы” расположены поля, куда можно вводить формулы для автоматического расчета веса, факта, плана и процента выполнения показателя. Подробнее работа с формулами расписана в пункте “Использование формул в показателях”. Ниже расположены кнопки для добавления дополнительных полей: с их помощью можно прикрепить к показателю необходимую информацию, и кнопка “Сохранить”.

После создания показателя в матрице откроется окно с информацией о нем. Вверху располагается название показателя. В разделе “Параметры” расположена вся основная информация о показателе и параметры расчета его результативности:

  • Расположение в структуре - название показателя, которому подчиняется текущий показатель в структуре матрицы. Если показатель не имеет подчинения, то в этом параметре будет указано “Нет (корневой элемент)”.
  • Описание - описание назначения показателя или любая другая информация о нем.
  • Вес - вес показателя.
  • Единица измерения - единица измерения показателя.
  • Интерпретация - способ обобщения значений добавляемых в показатель планов и фактов.
  • Период - отрезок времени, в течении которого показатель существует в матрице.

Далее располагается дополнительная информация, которую можно прикрепить к показателю при помощи любого из дополнительных полей. Если такая информация не указана, но право на ее просмотр есть - будет выведена надпись “Дополнительных данных нет”.

Блок “Формула” содержит формулу для расчета процента выполнения (результативности) показателя, ее можно изменить через окно “Формулы показателей объектов управления” при наличии соответствующих прав доступа.

Ниже располагается:

  • График интерпретации - при помощи которых рассчитывается результативность, и
  • Таблица с ключевыми точками графика - при нажатии на кнопку “изменить” можно выбрать другой или создать новый график интерпретации при наличии соответствующих прав доступа.

Блоки “Планы” и “Факты” подробно описаны в пункте “Настройка планов и фактов”.

Добавление нескольких показателей в матрицу. В матрицу можно добавлять сразу несколько показателей, создавая их по шаблонам из библиотеки показателей. Это можно сделать следующим способом:

Библиотека показателей - пункт меню “Добавить в матрицы” и аналогичная кнопка над таблицей: этот функционал позволяет добавлять несколько показателей сразу в несколько матриц. Показатели и объекты, которым они будут добавлены в матрицы, можно выбрать с помощью чекбоксов в таблице показателей и таблице ОУ. Добавлять показатели можно с учетом иерархии (структура показателей в библиотеке будет скопирована в матрицы) и без него. Подробнее о работе с показателями в библиотеке показателей и добавлении их в матрицы можно прочесть в пункте “Библиотека показателей”.

Как создать показатель с общим планом и/или фактом?

Как создать показатель с нулевым планом?

Как создать показатель с нулевым планом и обратной интерпретацией?

Как быстро добавить в матрицу несколько уже существующих показателей?

Как создать показатель с помощью шаблона?

3.5. Редактирование параметров

Редактировать параметры созданных показателей можно открыв в окне информации о показателе раздел “Параметры” и нажав на значение параметра, которое необходимо изменить.

Если этот параметр подлежит изменению и у пользователя есть для этого соответствующие права, то по нажатию на текущее значение параметра появляется форма для ввода нового значения или выпадающий список для его выбора. После внесения изменений необходимо снять фокус с поля или списка кликнув на свободное место рядом с полем, чтобы сохранить значение. Вес показателя также можно менять через матрицу пользователя просто кликнув на него и указав новое значение, как описано выше.

Чтобы менять значения параметров массово - можно пользоваться переключателем “замок”, который появляется рядом с полем или списком, если эта функция для него доступна. Этот переключатель может находиться в двух положениях:

Серый “замок” (разомкнут) - выбранный параметр будет изменен только в текущем редактируемом показателе.

Желтый “замок” (закрыт) - изменения параметра произойдут в шаблоне показателя в Библиотеке показателей и во всех показателях, созданных по данному шаблону во всех матрицах объектов управления за все предыдущее время.

Следует внимательно относиться к использованию данного переключателя, так как вносимые при помощи него изменения могут быть очень глобальны и в случае случайного применения этой функции восстановление предыдущих значений параметров может занять длительное время.

Как использовать “замочки”?

3.6. Настройка планов и фактов

Параметры планов и фактов перечислены в соответствующих разделах информации о показателе. Их можно редактировать так же, как и параметры показателя - кликнув на них и указав новое значение, а затем сняв фокус с поля. Для некоторых параметров доступна функция “замок”.

В блоке “Планы” можно настраивать параметры ввода планов в показатель. Для плана показателя можно задать следующие параметры:

1. Периодичный расчет: позволяет вести расчет показателя исходя из его Периода обновления, а не из периода расчета системы. Эта опция может быть использована, например, для настройки выплаты годовых или квартальных премий, которые выдаются реже, чем основная заработная плата. Если для показателя задан периодичный расчет, то в ячейке с названием показателя в матрице появляется серая надпись “Период расчета: ххх”, где ххх - это выбранный период расчета показателя.

Факт периодического показателя выводится только в последний расчетный период, т.е. если выбран период расчета “Квартал”, то факт будет выводиться в матрицу только в 3-ем, 6-ом, 9-ом и 12-ом месяцах, если “Год” – только в 12-ом месяце. Когда факт не отображается – показатель соответственно не участвует в расчете заработной платы: это является основным условием для функционирования такого показателя.

2. Период обновления: период, с которым будет обновляться значение плана показателя. Можно выбрать один из следующих периодов обновления:

  1. День - обновление планового значения будет выполняться каждый день;
  2. Неделя - обновление будет происходить каждую неделю, запрос будет приходить в заданный в настройках системы день начала недели;
  3. Декада - обновление данных будет происходить каждые 10-ть дней, запрос на ввод нового значения придет в первый день новой декады;
  4. Месяц - обновление будет происходить раз в месяц, запрос на ввод нового значения придет в первый день нового месяца;
  5. Квартал - обновление данных будет происходить раз в три месяца, запрос на ввод нового значения придет в первый день нового квартала;
  6. Год - обновление будет происходить раз в год, запрос на ввод нового значения придет в первый день нового года.

Показатель будет обновлять плановое значение с заданной периодичностью. Когда наступит дата внесения показателя, программа будет отображать запрос на ввод этого параметра в матрице возле показателя (синий кружок со знаком вопроса);

3. Факт предыдущего периода: в этом блоке можно задать автоматический перенос значения факта показателя из предыдущего периода в план этого показателя на следующий период.

4. Ответственный за ввод: выбор ответственного за ввод плана. Ответственным может быть выбрать только один человек. Его можно выбрать двумя способами:

1) Автоподбор по фамилии - по вводимым в поле символам осуществляется параллельный поиск ответственных по фамилии и названию объекта управления, затем выводятся полученные результаты, из которых можно выбрать нужного сотрудника для назначения.

Во время загрузки списка объектов управления и прикрепленных к ним сотрудников для осуществления поиска поле нельзя редактировать, в него автоматически выводится надпись “Загрузка…”. Как только список пользователей загрузится полностью - автоподбор начнет работать.

Ответственного за ввод можно удалить нажав на крестик около поля.

2) Список наиболее вероятных - программа составляет список наиболее вероятных для назначения сотрудников.

Для закрепления ответственного также можно использовать функцию “замок”:

  • Серый “замок” (разомкнут) - ответственный будет изменен только в текущем редактируемом показателе.
  • Желтый “замок” (закрыт) - изменение ответственного сразу для всех показателей во всех матрицах, которые были созданы по одному и тому же шаблону из библиотеки.

В блоке “Факты” можно настраивать параметры ввода фактов в показатель. Для фактов можно задать следующие параметры:

1. Период обновления: период, с которым будет обновляться значение факта показателя. Можно выбрать один из следующих периодов обновления, учитывая специфику ввода фактических данных для каждого периода существуют свои дополнительные опции, которые становятся доступны только после его назначения:

  • День - обновление планового значения будет выполняться каждый день;
  • Неделя - обновление будет происходить каждую неделю, можно выбрать день недели, в который будет вводиться фактическое значение, и запрашивать ли дополнительно ввод факта в конце месяца;
  • Декада - обновление данных будет происходить каждые 10-ть дней, можно выбрать день декады, в который будет вводиться фактическое значение, и запрашивать ли дополнительно ввод факта в конце месяца;
  • Месяц - обновление будет происходить раз в месяц, можно выбрать число месяца, в которое будет вводиться фактическое значение;
  • Квартал - обновление данных будет происходить раз в три месяца, запрос на ввод нового значения придет в последний день текущего квартала;
  • Год - обновление будет происходить раз в год, запрос на ввод нового значения придет в последний день текущего года.

Если необходимо настроить ввод фактов раз в две недели, то можно установить период обновления “Месяц”, выбрать 15 число для ввода факта и разрешить запрашивать факт в конце месяца.

2. Ответственный за ввод: выбор ответственного за ввод факта. Ответственным может быть выбрать только один человек. Он выбирается так же, как и для плана. Факты могут отображаться Полно и Кратко. Если выбрать полное отображение, то будут показываться нулевые факты, если таковые имеются (то есть введенный факт равен 0). Если выбрать Кратко, то нулевые факты будут скрыты.

3.7. Расчет показателей

Для расчета результативности в показателях используются две составляющие: интерпретация и функция интерпретация.

Интерпретация - это способ обобщения значений добавляемых в показатель планов и фактов. Можно выбрать один из трех способов обобщения:

  • Суммируемый - все добавляемые значения фактов суммируются;
  • Суммируемый усредненный - все добавляемые значения фактов суммируются и получившаяся сумма делится на количество фактов;
  • Несуммируемый - для конечного расчета берется значение последнего внесенного факта, все предыдущие значения не учитываются.

Функция интерпретация - это функция, при помощи которой рассчитывается процент результативности показателя. Эти функции являются кусочно-линейными. Они являются непрерывными и состоят из отдельных отрезков (или из отдельных точек). На графике такие функции представлены в виде ломаных линий. Функция определяет каким должно быть значение f(x) в зависимости от переданного параметра x:

x - процент отношения факта (F) к плану (P) (сколько процентов от плана составляет факт). Формула: (F/P)*100%;

f(х) - процент результативности выполнения показателя (количество процентов, отображаемое в матрице в колонке “%вып”).

Значения x и f(x) могут быть как целыми, так и десятичными.

Благодаря выбранной интерпретации из множества значений фактов мы получаем одно общее значение, которое идет в расчет, а благодаря функции интерпретации мы получаем значение процента результативности, который соответствует полученному общему фактическому значению.

Рассмотрим пример:

Значения x и f(x) равны:

План показателя P = 5000. Единица измерения не имеет значения.

Таким образом, при нулевом значении факта F процент результативности f(x) будет равен 0:

х = (0/5000)*100 = 0%

Чтобы процент результативности f(x) был равен 50%, необходимо, чтобы факт показателя F равнялся 2500:

х = (2500/5000)*100 = 50%

Чтобы процент результативности f(x) был равен 75%, необходимо, чтобы факт показателя F тоже равнялся 5000:

х = (5000/5000)*100 = 100%

Чтобы процент результативности f(x) был равен 200%, необходимо, чтобы факт показателя А равнялся 7500:

х = (7500/5000)*100 = 150%

Промежуточные значения процента результативности f(x) получаются путем математических вычислений для нахождения значения f(x) имея исходный х.

Как считать значения по графику интерпретации?

3.8. Формулы, ссылки и функции

Формулы в программе KPI-Drive - это способ выполнения вычислений, предназначенный для тонкой настройки расчета веса, плана, факта и результативности показателя. После их введения все расчеты этих параметров будут происходить автоматически.

Формулы могут вводиться:

  • Непосредственно в показатели, находящиеся в матрице объекта управления (индивидуальная настройка);
  • При создании нового показателя или при редактировании шаблона показателя в Библиотеке показателей (глобальная настройка).

В случае индивидуальной настройки в выбранной матрице настраивается автоматический расчет параметров конкретного показателя. Чтобы осуществить такую настройку, нужно выбрать пункт в окне Отчеты “Формулы показателей объекта управления”, предварительно в окне организационной структуры нужно выбрать матрицу, параметры показателей которой необходимо настроить. Подробнее о работе с этим окном можно прочитать в пункте документации “Формулы показателей объекта управления”.

В случае глобальной настройке необходимо инициировать создание нового показателя или открыть параметры шаблона показателя в Библиотеке показателей нажав на него. В открывшейся форме нужно ввести формулы в блок “Формулы” и нажать кнопку “Сохранить”.

Формула может состоять из цифр, математических и логических операторов, стандартных формул, функций интерпретаций, а также ссылок на ячейки параметров других показателей.

Список используемых математических и логических операций, и соответствующие им обозначения представлены в таблице.

Ссылка на ячейку - это условное обозначение ячейки матрицы, из которой нужно взять значение для расчета в формуле.

Ссылки на ячейку показателя для индивидуальной настройки выглядят следующим образом:

Первой стоит буква, обозначающая тип параметра:

  • W - вес;
  • P - план;
  • F - факт;
  • R - результативность (процент выполнения).

Далее без пробелов пишется уникальный номер показателя в системе (его id). У всех показателей во всех матрицах и у шаблонов в Библиотеке показателей есть свой уникальный номер, чтобы его узнать, нужно сделать видимым поле id в матрице объекта управления, в библиотеке оно является видимым по умолчанию.

Примеры написания индивидуальных ссылок на ячейки показателей: W2, P133, F17, R12384.

Ссылки на ячейку показателя для глобальной настройки могут иметь два написания в зависимости от того, на какую ячейку надо сослаться - этого показателя или любого другого:

Первой стоит буква, обозначающая тип параметра:

  • W - вес;
  • P - план;
  • F - факт;
  • R - результативность (процент выполнения).

Далее, если нужно сослаться на другую ячейку создаваемого показателя, можно написать без пробелов следующий указатель: _ID_. При добавлении в матрицу показателя с формулой, содержащей этот указатель, он будет заменен на тот id, который будет присвоен показателю, что является очень удобным при создании показателей по шаблону.

Примеры написания глобальных ссылок на другую ячейку настраиваемого показателя: W_ID_, P_ID_, F_ID_, R_ID_.

Если же необходимо сослаться на ячейку другого показателя, который также будет находиться в матрице, то следует вписать в указатель вместо “ID” уникальный номер шаблона этого показателя из Библиотеки показателей: _id шаблона_. Когда по этому шаблону в матрицу будет добавлен показатель или если он уже там присутствует, то присвоенный ему id заменит стоящий в формуле указатель.

Примеры написания глобальных ссылок на ячейку другого показателя: W_9_, P_136_, F_18_, R_7544_.

Стандартная формула - это комплекс математических действий, который можно применять для упрощения выполнения сложных вычислений, которые при использовании описанных выше способов выполнения вычислений были бы очень громоздкими и нечитабельными. У таких формул есть название, при помощи которого она вызывается для использования, и параметры, которые являются вспомогательными коэффициентами для проведения расчетов, а иногда - возможными результатами ее работы. Параметры перечисляются в круглых скобках после названия формулы, они разделяются символом “;”. Для некоторых формул указание параметров является необязательным действием, поэтому скобки оставляют пустыми. Также есть формулы, работа которых опирается на структуру показателей.

Формула без параметров: название формулы()

Формула с параметрами: название формулы (параметр1; параметр2)

Работа стандартных формул программы описана ниже.

3.8.1. IF (Проверка условия)

Эта формула используется для переключения между возвращаемыми ею значениями в зависимости от истинности проверяемого условия. У нее есть три обязательных параметра:

  1. Условие, которое необходимо проверить;
  2. Значение, которое вернет формула в случае, если условие, указанное в первом параметре, окажется истинным;
  3. Значение, которое вернет формула в случае, если условие, указанное в первом параметре, окажется ложным.

Пример использования:

Есть показатель “Ошибки”, необходимо чтобы выполнялось условие: 1 ошибка = 0% результативности, 0 ошибок = 100% результативности. В ячейку расчета результативности показателя пишем:

где:

R4528 - обозначение ячейки результативности показателя “Ошибки”, в которую вводится формула, в нее будет помещен результат ее работы;

F4528 - ссылка на ячейку факта показателя.

Буквально формула IF() расшифровываться так: “Если факт показателя больше или равен 1, то результат 0%, если меньше одного , то результат равен 100%”.

Результат:

При значении факта “0” результат 100:

При значении факта “2” результат 0:

Внутри формулы IF() можно использовать другие стандартные формулы. Пример:

F1 = IF( F2 > 5000; FACT_SUM(); 2000)

где:

F1 - ячейка факта Показателя_1;

F2 - ячейка факта Показателя_2.

Формула IF() проверит значение факта Показателя_2. Если оно больше 5000 - в факт Показателя_1 попадет сумма фактов вложенных в него показателей, если оно меньше 5000 - факт Показателя_1 будет равен 2000.

3.8.2. WEIGHT (Сумма весов)

Эта формула предназначена для использования в показателях-контейнерах - она рассчитывает сумму весов вложенных в них показателей. Формула не поддерживает использование параметров.

Пример использования:

Необходимо посчитать сумму весов экспертных оценок, непосредственно входящих в состав показателя “Оценка”.

Указываем формулу в ячейке веса показателя:

Результат:

Формула автоматически суммирует веса всех вложенных показателей и выводит общее значение в ячейку веса показателя “Оценка”.

120 - сума весов вложенных показателей

3.8.3. RESULT (Результативность)

Эта формула предназначена для использования в показателях-контейнерах - она рассчитывает сумму процентов выполнения вложенных в них показателей с учетом их веса. Формула не поддерживает использование параметров.

Пример использования:

Необходимо посчитать результативность сотрудника для начисления премии. В ячейку факта показателя Результативность записываем формулу:

Результат:

Значение факта отображается в виде процента на который выполнен план показателя.

3.8.4. TASK_RESULT (Результат выполнения задачи)

Эта формула используется для расчета процента выполнения задач исходя из факта их принятия. Она работает по следующей схеме: выполняется проверка факта принятия задачи: если задача принята - формула возвращает значение результативности 100%, если не принята - она возвращает 0%. Формула предназначена только для задач и не поддерживает использование параметров.

Пример использования:

Эта формула используется только в задачах в качестве формулы для расчета процента выполнения.

Результат:

Формула выводит процент выполнения:

1) 100% - Задача 1 и Задача 2, так как они приняты руководителем, наличие в них факта или плана не обязательно.

2) “0%” - Задача 3, так как она не принята, хотя в ней указаны план и факт (вместо нулевого значения выводится “-”).

3.8.5. FN (Интерпретация)

Эта формула используется для расчета результативности показателя по графику прикрепленной к нему функции интерпретации. Она может использовать один или два параметра:

  1. Значение 1
  2. Значение 2

Если указано только одно значение - формула рассчитает соответствующее ему значение результативности при помощи графика. Если указано два значения, то формула рассчитает значение результативности, соответствующее их процентному отношению (ЗН_1/ЗН_2)*100%.

Пример использования 1:

Необходимо создать показатель, который будет рассчитывать результативность работы сотрудника по количеству его ошибок в работе:

0 ошибок = 100% результативности;

3 ошибки = 0% результативности;

6 ошибок = -100% результативности.

Создадим показатель “Ошибки”. Так как минимум ошибок - это хорошо, значит нужно указывать значение плана, которое соответствует 0-ой, а не для 100%-ной результативности, поэтому установим значение плана: 3 ошибки.

Создадим функцию интерпретацию под названием “Ошибки” (имя функции “OSHIBKI”) и зададим контрольные точки для построения графика. График функции будет иметь обратную зависимость: чем меньше значение параметра, тем лучше результат. Значит находим значение x по формуле x = (F/P)*100%:

Факт = 0 ошибок; f(x) = 100%; x = 0/3*100% = 0%;

Факт = 3 ошибок; f(x) = 0%; х = 3/3*100% = 100%;

Факт = 6 ошибок; f(x) = -100%; х = 6/3*100% = 200%.

В полях “Метка” укажем количество ошибок, которое соответствует ключевым точкам графика.

Прикрепим график функции интерпретации к показателю. В ячейку результативности показателя введем формулу: FN(F10392;P10392), где F10392 и P10392 - ссылки на ячейку плана и факта показателя. Формула рассчитает процентное отношение факта к плану (поэтому ссылка на ячейку факта показателя указана первой) и выведет соответствующий этому значению процент результативности опираясь на график.

Результат:

1) Сотрудник не допустил ни одной ошибки (факт = 0), результативность = 100%.

2) Сотрудник допустил 3 ошибки (факт = 3), результативность = 0%.

3) Сотрудник допустил 6 ошибки (факт = 6), результативность = -100%.

Пример использования 2:

Необходимо рассчитать фактическое значение премии исходя из результативности работы сотрудника. Функция интерпретация имеет следующий график и контрольные точки:

План показателя “Премия” равен 5000. В ячейку факта показателя вводим формулу:

где:

F70 - обозначение ячейки факта, куда вводится формула;

P70 - ссылка на ячейку плана показателя “Премия”;

R61 - ссылка на ячейку результативности показателя “Результативность”.

Программа умножит значение плана показателя на полученный при помощи функции интерпретации процент результативности, соответствующий проценту выполнения показателя “Результативность”. Полученное значение будет разделено на 100% для получения реального фактического значения:

1) Если процент выполнения показателя “Результативность” будет равен 50:

F70 = 5000*(0)/100 = 0;

2) Если процент выполнения показателя “Результативность” будет равен 100:

F70 = 5000*(100)/100 = 5000;

3) Если процент выполнения показателя “Результативность” будет равен 200:

F70 = 5000*(200)/100 = 10 000.

Промежуточные значения факта получаются путем математических вычислений для нахождения значения f(x) имея исходный х - процент выполнения показателя “Результативность”.

3.8.6. MIX (Интегральная результативность)

Эта формула используется для расчета интегральной результативности - коллективной результативности, которая рассчитывается от результативности самого сотрудника и его непосредственного руководителя в заданном процентном соотношении. Формула работает на основе расчета личной результативности сотрудника и его руководителя, которая выполняется в показателе “Результат”. Внимание! Для корректности расчетов показатель “Результат” должен быть подчинен показателю с формулой MIX().

Расчет интегральной результативности ведется по формуле:

MIX() = (Rc*k1+ Rр*k2)/100;

где:

Rинт - интегральная результативность;

Rс - результативность сотрудника;

Rр - результативность руководителя;

k1 - процент от результативности сотрудника;

k2 - процент от результативности непосредственного руководителя.

Процент, который будет взят от результативности сотрудника и его руководителя, можно указать в виде параметров формулы:

  1. Процент от результативности сотрудника (по умолчанию 80%).
  2. Процент от результативности непосредственного руководителя (по умолчанию 20%).

MIX(70;30) = (Rc*70+ Rр*30)/100;

Пример использования:

Добавим в матрицу из библиотеки KPI показатель «Интегральная результативность». В матрице также должен быть показатель “Результат”, в котором рассчитывается личная результативность сотрудника.

Результат:

Формула рассчитает значение результативности одним из выбранных способов:

1) Без параметров: результативность будет рассчитана с использованием значений по умолчанию - 20% и 80%.

2) С параметрами: результативность будет рассчитана с использованием указанных значений:

где 30 и 70 – значения процентов k1 и k2.

3.8.7. PLAN_SUM (Сумма планов)

Эта формула предназначена для использования в показателях-контейнерах - она рассчитывает сумму планов вложенных в них показателей. Она не поддерживает использование параметров и может складывать только значения планов показателей - планы вложенных в показатель TASK задач формула не учитывает.

Пример использования:

Необходимо получить сумму планов вложенных показателей «Киоск 1» и «Киоск 2», непосредственно входящих в состав показателя-контейнера “Объем продаж”. Запишем в ячейку плана этого показателя формулу:

Результат:

Формула автоматически суммирует значения планов всех вложенных показателей и выводит общее значение в ячейку плана показателя “Объем продаж”: 5 +10 = 15.

Формула PLAN_SUM() комбинируется со стандартными формулами и ссылками на ячейки. Пример использования:

P1 = PLAN_SUM() - P2

где:

P1 - значение в ячейке плана Показателя_1;

P2 - значение в ячейке плана Показателя_2.

Формула PLAN_SUM() сложит все значения планов показателей, вложенных в Показатель_1, а затем от полученной суммы отнимется значения плана Показателя_2 и результат выведет в план Показателя_1.

3.8.8. FACT_SUM (Сумма фактов)

Эта формула предназначена для использования в показателях-контейнерах - она рассчитывает сумму фактов вложенных в них показателей. Она не поддерживает использование параметров и может складывать только значения фактов показателей - факты вложенных в показатель TASK задач формула не учитывает.

Пример использования:

Необходимо получить сумму фактов вложенных показателей «Киоск 1» и «Киоск 2», непосредственно входящих в состав показателя-контейнера “Объем продаж”. Запишем в ячейку факта этого показателя формулу:

Результат:

Формула автоматически суммирует значения фактов всех вложенных показателей и выводит общее значение в ячейку факта показателя “Объем продаж”: 3 + 8 = 11.

Формула FACT_SUM() комбинируется со стандартными формулами и ссылками на ячейки. Пример использования:

F1 = FACT_SUM() - F2

где:

F1 - значение в ячейке факта Показателя_1;

F2 - значение в ячейке факта Показателя_2.

Формула FACT_SUM() сложит все значения фактов показателей, вложенных в Показатель_1, а затем от полученной суммы отнимется значения факта Показателя_2 и результат выведет в факт Показателя_1.

3.8.9. TAX (Налог)

Эта формула используется для расчета заданного процента от переданного ей значения. Ее удобно использовать для расчета налогов, комиссий и других процентных взиманий. Она имеет один обязательный и один необязательный параметр:

  1. Значение для расчета процента;
  2. Процент, который будет взят от значения. Если этот параметр не указан, то берется его значение по умолчанию - 13%.

Пример использования:

Необходимо рассчитать налог от факта показателя “Заработная плата”. Введем формулу для расчета налога в ячейку факта показателя “Налог”.

Результат:

Формула рассчитает налог от указанного значения одним из выбранных способов:

1) Процент не указан:

-288.60 - это 13% от факта показателя “Заработная плата”, который равен 2 220.

2) Процент указан:

-444.00 - это 20% показателя “Заработная плата”, который равен 2 220.

3.8.10. PERCENT (Процент)

Эта формула используется для расчета процентного отношения двух значений по формуле (ЗН_1/ЗН_2)*100%. У нее есть два обязательных параметра:

  1. Значение 1
  2. Значение 2

Пример использования:

Необходимо рассчитать сколько процентов планового времени фактически отработал сотрудник. План показателя равен 168. Введем в ячейку расчета результативности показателя “Отработанное время” формулу для расчета процента выполнения плана:

Результат:

При фактически отработанных 112-и часах процент выполнения плана равен 66.67%.

3.8.11. AVG (Среднее значение)

Эта формула используется для расчета среднего арифметического значения всех переданных значений по формуле (ЗН_1+ЗН_2+…+ЗН_n)/n. Она может использовать один и более параметров, их количество не ограничено:

  1. Значение 1;
  2. Значение 2;
  3. Значение n.

Пример использования:

Необходимо посчитать среднее значение суммы планов и фактов показателей “Прибыль по Магазину 1”, “Прибыль по Магазину 2”, “Прибыль по Магазину 3”. В ячейку плана показателя “Средняя прибыль за месяц” пишем:

где:

P1588 - обозначение ячейки плана показателя “Средняя прибыль за месяц”;

P1585 - ссылка на ячейку плана показателя “Прибыль по Магазину 1”;

P1586 - ссылка на ячейку плана показателя “Прибыль по Магазину 2”;

P1587 - ссылка на ячейку плана показателя “Прибыль по Магазину 3”.

Введем в ячейку факта показателя “Средняя прибыль за месяц” формулу:

где:

F1588 - обозначение ячейки факта показателя “Средняя прибыль за месяц”;

F1585 - ссылка на ячейку факта показателя “Прибыль по Магазину 1”;

F1586 - ссылка на ячейку факта показателя “Прибыль по Магазину 2”;

F1587 - ссылка на ячейку факта показателя “Прибыль по Магазину 3”.

Результат:

Формулы рассчитают среднее значение планов и фактов показателей, ссылки на значения которых были указаны в формуле:

P1588 = (150 000 + 150 000 + 200 000)/3 = 166 666,67 руб.

F1588 = (72 000 + 85 000 + 185 000)/3 = 114 000,00 руб.

3.8.12. Использование функций

В формулах также можно использовать созданные в программе функции интерпретации. Эти функции рассчитывают процент результативности исходя из зависимости между x и f(x), отраженной при помощи графика. Они работают по такому же принципу, как и формула FN(), и могут использовать один или два параметра:

  1. Значение 1
  2. Значение 2

Если указано только одно значение - формула рассчитает соответствующее ему значение результативности при помощи графика. Если указано два значения, то формула рассчитает значение результативности, соответствующее их процентному отношению (ЗН_1/ЗН_2)*100%.

Пример использования:

Необходимо создать показатель, который будет рассчитывать результативность работы сотрудника по количеству его ошибок в работе:

0 ошибок = 100% результативности;

3 ошибки = 0% результативности;

6 ошибок = -100% результативности.

Создадим показатель “Ошибки”. Так как минимум ошибок - это хорошо, значит нужно указывать значение плана, которое соответствует 0-ой, а не для 100%-ной результативности, поэтому установим значение плана: 3 ошибки.

Создадим функцию интерпретацию под названием “Ошибки” (имя функции “OSHIBKI”) и зададим контрольные точки для построения графика. График функции будет иметь обратную зависимость: чем меньше значение параметра, тем лучше результат. Значит находим значение x по формуле x = (F/P)*100%:

Факт = 0 ошибок; f(x) = 100%; x = 0/3*100% = 0%;

Факт = 3 ошибок; f(x) = 0%; х = 3/3*100% = 100%;

Факт = 6 ошибок; f(x) = -100%; х = 6/3*100% = 200%.

В полях “Метка” укажем количество ошибок, которое соответствует ключевым точкам графика.

В ячейку результативности показателя введем формулу: OSHIBKI(F10392;P10392), где F10392 и P10392 - ссылки на ячейку плана и факта показателя. Функция OSHIBKI() рассчитает процентное отношение факта к плану (поэтому ссылка на ячейку факта показателя указана первой) и выведет соответствующий этому значению процент результативности. При этом к показателю может быть прикреплен другой график, например, для расчета факта показателя.

Результат:

1) Сотрудник не допустил ни одной ошибки (факт = 0), результативность = 100%.

2) Сотрудник допустил 3 ошибки (факт = 3), результативность = 0%.

3) Сотрудник допустил 6 ошибки (факт = 6), результативность = -100%.

Как работать с функциями (на примере)?

4. Задачи

4.1. Что такое задачи?

Задачи - это поручения, которые необходимо выполнять в процессе трудовой деятельности. Для их создания используется контейнерный показатель TASK. Вне этого показателя добавить задачу в матрицу нельзя. Задачи имеют целый ряд особенностей, так как они предназначены для отчетности по выполнению поручений. Главным отличием задачи от показателя является использование статусов для отражения стадии их готовности и управления ими.

При работе с задачами установленный ранее фильтр матрицы автоматически переключается на фильтр “Задачи” (если он не был установлен пользователем ранее) и выбранная пользователем задача выделяется в матрице автоматически. При клике по показателю TASK также будет происходить автоматическое переключение фильтра матрицы на “Задачи”, если этот фильтр не был установлен ранее. При повторном клике по показателю откроется окно с информацией о нем. Если фильтр был установлен, то открытие окна с информацией произойдет по первому клику. Работа с матрицей под фильтром “Задачи” имеет следующие особенности:

1) Если в задачи были внесены какие-либо изменения, то при переключении на другой фильтр матрицы будет происходить полное обновление выводимых на экран данных.

2) Если в личных настройках пользователя разрешено закрепление показателя TASK при прокрутке матрицы, то при вертикальной прокрутке данных в таблице этот показатель будет оставаться видимым закрепляясь под шапкой таблицы. Когда таких показателей несколько - они будут закрепляться один под другим в порядке их расположения. При чрезмерном сужении окна матрицы до появления горизонтальной прокрутки эффект закрепления будет снят независимо от положения опции в личных настройках - это связано с особенностями вывода данных на экран. Как только горизонтальная прокрутка пропадет - закрепление будет отрегулировано в соответствии с положением опции. В системные настройки эта опция не продублирована - выбор ее значения полностью зависит от решения каждого пользователя.

4.2. Создание задачи

Задачи может добавлять только сам пользователь, его непосредственный руководитель или клиент. Клиенты назначаются в окне информации про объект управления при наличии соответствующих прав доступа. При соблюдении этих условий задачу можно добавить следующими способами:

  1. Через выпадающее меню объекта управления в окне организационной структуры;
  2. Из библиотеке задач (при условии, что задачи уже были добавлены в нее/созданы в ней);
  3. Через меню по нажатии правой кнопкой мышки на задаче или показателе TASK;
  4. Нажатием на значок “+”, расположенный после названия показателя TASK в матрице показателей.

При добавлении задачи в форме указываются основные ее параметры: название, приоритет, трудоемкость, начальный статус, сроки выполнения, подробное описание, критерий оценки.

Приоритет задачи показывает насколько важным и срочным является ее выполнение. Значение приоритета выбирается из интервала от 1 - наивысший, до 10 - минимальный.

Трудоемкость или план задачи указывается в часах и представляет из себя значение плана задачи - количество времени, которое потребуется на ее выполнение. Ограничение трудоёмкости факта задачи отсутствует. Трудоемкость может быть изменена в процессе выполнения задачи либо непосредственно при ее проверке, поэтому в случае неопределенности данного параметра можно выбрать опцию “Трудоемкость не определена”. Максимальное значение плана задачи - 999 часов 55 минут.

Статус - начальный статус, с которым задача будет добавлена в матрицу. Подчиненный может создать себе задачу только со статусом “Не утверждена”, руководитель может создать задачу со статусами “Не утверждена” или “Утверждена”, если он утверждает задачу к выполнению.

Выполнение - период, за который задача должна быть выполнена исполнителем, за этот же временной промежуток она будет видна в его матрице. По умолчанию период выполнения соответствует текущему периоду просмотра системы, при необходимости его можно изменить, нажав на выведенное текстовое значение и указав начальную и конечную даты. Если после осуществления редактирования дата начала выполнения задачи (“с”) позже даты окончания выполнения задачи (“по”), то программа не даст сохранить редактируемую дату пока она не будет откорректирована соответствующим образом.

Поле Подробное описание содержит в себе описание задачи, ее цель и назначение.

Поле Критерий оценки содержит условия при выполнении которых задача будет считаться выполненной.

При помощи ссылок можно прикрепить дополнительные данные, необходимые для выполнения задачи. Это могут быть ссылки, файлы, текстовые поля с необходимой информацией, например, номером телефона и т. д.

В блоке “Дополнительно” можно провести дополнительную настройку параметров задачи.

Для создания задачи можно использовать шаблоны из библиотеки задач, если они в ней уже имеются.

Если при создании задачи поставить галочку в чекбоксе “Сохранить в библиотеку”, задача сохранится в библиотеку задач для последующего ее использования в качестве шаблона. Чекбокс “Общая библиотека” позволит сохранить задачу в общей библиотеке задач.

Если автор задачи создает ее не себе, то в блоке Дополнительно появляется дополнительный интерфейс - чекбокс “Видеть задачу в своей матрице”. Если установить в него галочку, то в матрице руководителя и пользователя, который выбран клиентом для этой задачи, появится задача-ссылка на задачу исполнителя. Чтобы убрать ссылки на задачу, необходимо либо снять задачу с контроля, либо, нажав на заголовок матрицы правой кнопкой мышки, убрать галочку из пункта “Задачи подчиненных”. Ссылка пропадет, если вновь поставить галочку - она появится.

Опция “Использовать извещения” - активирует рассылку извещений, подробнее об этом можно прочесть в пункте “Извещения”.

Повторение - если задача повторяется через определенный период, можно задать период ее повторения, тогда она автоматически будет добавляться в матрицу объекта управления по прошествии заданного периода. Если задан период повторения - задача становится повторяющейся.

Для задач доступны стандартные операции. Чтобы использовать стандартные операции для измерения времени, необходимо при создании задачи отметить галочкой опцию «Использовать стандартные операции» и указать продолжительность одной стандартной операции (часы и минуты). В этом случае план задачи, трудоемкость, указываемая исполнителем в фактах и принятое руководителем время по задаче так же задается в количестве стандартных операций. Время, выводимое в матрице, по такой задаче рассчитывается автоматически - количество стандартных операций умножается на продолжительность одной стандартной операции.

В блоке “Клиенты” создатель задачи (ее автор) может назначить для нее любого другого клиента вместо себя.

Клиент - это пользователь, который имеет право контролировать выполнение задачи и принимать по ней часы. У каждой задачи может быть только один клиент, список возможных клиентов задачи составляется индивидуально для каждого объекта управления. Работа с клиентами задачи имеет следующие особенности:

  1. Если непосредственный руководитель не состоит в клиентах ОУ, то он все равно будет в списке возможных клиентов задачи при ее создании или редактировании.
  2. Автор задачи, который состоит в клиентах объекта управления, по умолчанию подставляется в качестве клиента создаваемой им задачи. Если автор не является клиентом, например в случае, когда сотрудник создает задачу сам для себя - клиентом для создаваемой задачи по умолчанию предлагается его непосредственный руководитель.
  3. Если клиент, который был указан в задаче, был удален из списка клиентов исполнителя или полностью удален из программы, то вместо него в качестве клиента задачи будет также автоматически подставлен непосредственный руководитель объекта управления, который является исполнителем этой задачи. Если объект не имеет руководителя, значит клиентом задачи будет назначен он сам.

После создания задачи она появляется в матрице пользователя. Если нажать на задачу в матрице - откроется окно с информацией о ней. Чтобы открыть это окно в новой вкладке, необходимо кликнуть по задаче зажав кнопку Ctrl на клавиатуре. При открытии окна с информацией о задаче будет происходить автоматическая смена фильтра просмотра матрицы на “Задачи”, если этот фильтр не был установлен ранее, также для увеличения места для работы с матрицей любое окно, открытое в правой рабочей области экрана (например информация о показателе), будет закрыто.

В заголовке окна располагается набор стандартных кнопок для работы с ним, а также кнопка “Обновить” для обновления выводимых в окно данных (например при параллельной работе с задачами нескольких сотрудников). Под заголовком окна находится название задачи, нижу расположены разделы “Планы” и “Факты”.

Раздел “Планы” содержит основную информацию о задаче:

  • ID Задачи - уникальный идентификатор задачи.
  • Клиент - клиент, назначенный для этой задачи. При наличии необходимых прав доступа его можно изменить на другого.
  • Контроль - контролируется ли выполнение задачи руководителем или клиентом.
  • Исполнитель - фамилия и инициалы того, кому была назначена задача. При наличии необходимых прав доступа его можно изменить на другого. После смены исполнителя задача будет закрыта, для продолжения работы с ней необходимо перейти в матрицу нового исполнителя, о чем будет выведено соответствующее сообщение.
  • Автор - фамилия и инициалы того, кто добавил задачу.
  • План - плановое значение времени, выделенное на выполнение задачи.
  • Приоритет - приоритет задачи, указывает на ее важность. Может иметь значение от 1 (наиболее важный) до 10 (наименее важный).
  • Индекс - значение индекса указывает на важность задачи, чем оно выше, тем более приоритетной является задача для выполнения. Индекс рассчитывается по следующей формуле:

Индекс задачи = Округление*(1000 / Приоритет / Вес показателя / Осталось дней). При приближении даты окончания задачи ее индекс увеличивается.

  • Повторение - цикличность задачи (будет ли она автоматически добавляться через определенный период в матрицу объекта управления).
  • Создана - дата создания задачи.
  • Извещения - при помощи этого параметра можно указать за сколько дней на почту должно прийти извещение о приближении срока выполнения задачи.
  • Выполнение - период, в течении которого задача должна быть выполнена. Влияет на видимость задачи в матрице - по окончании этого периода она из нее пропадает.
  • Расположение - расположение задачи в иерархии матрицы.
  • Календарь - дата начала (“с”) и окончания (“по”) события, к которому привязана задача. Эти поля автоматически синхронизируются с google-календарем для планирования дел, если синхронизация данных разрешена в системных и личных настройках пользователя Если даты не указаны, то синхронизация также не будет выполняться.
  • Стоимость (план) - стоимость выполнения задачи, рассчитанная от планового времени.
  • Стоимость (факт) - стоимость выполнения задачи, рассчитанная от принятого времени.
  • Факт - сумма фактических часов задачи.

Далее видна информация о том, используется извещение или нет, а также располагается подробное описание и критерий оценки задачи.

Чтобы отредактировать любой из параметров, необходимо просто кликнуть на него мышкой, внести необходимые изменения, а затем убрать фокус с поля кликнув на пустом месте около него. Количество доступных для редактирования параметров зависит от набора прав доступа пользователя, а также от его роли по отношению к задаче (исполнитель, автор, клиент) или к объекту управления, в матрице которого находится задача находится (руководитель). Некоторые параметры задачи можно менять непосредственно в матрице объекта управления:

  • Приоритет - можно задавать так же, как и в окне информации о задаче, кликнув мышкой на текущее значение.
  • Контроль - в этой колонке при помощи чекбоксов можно поставить/убрать задачу с контроля. Если права ставить задачу на контроль у пользователя нет (он не является автором задачи, клиентом или руководителем объекта управления), то вместо чекбоксов будет отображена информация о том, какие задачи находятся на контроле, а какие - нет.
  • Исполнитель - при клике на текущего исполнителя в соответствующем столбце матрицы отобразится список доступных для назначения исполнителей. При выбора нового исполнителя задача будет назначена ему и перемещена в его матрицу.

В разделе “Факты” выводится таблица всех фактов, добавленных в задачу, с указанием статуса задачи. Факты располагаются в соответствующем блоке в виде таблицы со следующими столбцами:

  • id - уникальный идентификатор факта;
  • Тип - тип факта (выбранный статус задачи);
  • Дата - дата, за которую внесен факт;
  • Автор - автор факта;
  • Время - время, указанное в факте (сколько затрачено/принято, если есть);
  • Комментарий - комментарий к факту (если есть);
  • Дополнительные поля - дополнительные поля с информацией, прилагаемой к факту (будут отображены списком, если есть);
  • Оценка - оценка по задаче, добавленная вместе с фактом (если есть);
  • Добавлено - реальная дата и время добавления или последнего обновления факта.

Некоторые столбцы по умолчанию скрыты, их можно сделать видимыми поставив галочку напротив их названия в контекстном (по нажатии правой кнопкой мышки на заголовок таблицы с фактами) или выпадающем (по наведении мышки на треугольную кнопку в заголовке столбца “Тип”) меню таблицы фактов.

Для продолжения работы с матрицей после работы с конкретной задачей необходимо закрыть ее окно при помощи кнопки справа в его заголовке или клика по серому фону вокруг окна. Если нажать на задачу в матрице правой кнопкой мышки - появится меню с набором доступных операций.

Задачи можно вкладывать друг в друга. В этом случае задача, в которую вложены другие задачи, будет называться “корневой” или контейнерной задачей, а все вложенные в нее задачи - дочерними. Можно вложить задачу в другую изменив ее расположение в иерархии задач сделав ее дочерней, это можно сделать несколькими способами:

  • отредактировав параметр “Расположение” в разделе “Планы” задачи;
  • перетащив ее мышкой под задачу-родителя (эта возможность должна быть активирована в настройках системы);
  • отметив несколько задач галочками в чекбоксах и выбрав пункт “Переместить”. После этого появится сообщение с предложением выбрать показатель для переноса выбранных элементов ему в подчинение. Доступные для выбора показатели будут подсвечены в матрице, после клика по одному из них появится еще одно окно для подтверждения переноса.

Также можно создать дочернюю задачу нажав правой кнопкой мышки на задаче, которая должна стать корневой, и выбрав “Создать”. Фактическое время выполнения для корневой задачи-контейнера рассчитывается как сумма фактов вложенных в нее “дочерних” задач. Если принять дочерние задачи, то принятое по ним время не пойдет в расчет, пока не будет принята корневая задача, однако это ограничение можно отменить в настройках системы. Удалить контейнерную задачу также нельзя если в текущем или будущих периодах у нее ест хотя бы одна дочерняя задача.

Если дата выполнения “по” создаваемой дочерней (вложенной) задачи оказалась больше (позже), чем текущая дата “по” родительской задачи - программа попросит автоматически продлить выполнение задачи-родителя. Если пользователь не хочет продлевать выполнение родительской задачи, то создание дочерней задачи будет отменено.

Как создать задачу если нет доступа к матрице?

4.3. Добавление фактов

При выполнении задачи исполнитель и другие пользователи, имеющие доступ к задаче, добавляют факты, которые отражают разные стадии ее выполнения.

Факты можно добавлять несколькими способами:

1. Добавление факта через окно информации о задаче - в окне информации о задаче в блоке Факты есть красная кнопка “добавить”, при нажатии на которую открывается форма добавления факта. В зависимости от назначения факта задачи в нем можно указать:

  • Фактическую трудоемкость - количество часов и минут, потраченных на выполнение задачи на момент внесения факта;
  • Текущий статус выполнения задачи - подробнее о назначении статусов можно прочесть в пункте “Статусы задач”;
  • Комментарий к задаче - различную информацию о совершенных действиях, промежуточных результатах и другие подробности. Это поле является необязательным для заполнения, если в нем присутствует ссылка - она будет распознана и клик по ней приведет к переходу к источнику, на который она ссылается;
  • Любую дополнительную информацию, которую можно прикрепить к факту в помощью набора дополнительных полей.

После ввода всех необходимых данных необходимо нажат кнопку “Сохранить”.

При добавлении факта с одним из статусов для принятия задачи руководитель может указать сколько часов по задаче он принимает. Программа возьмет в расчет количество принятых часов независимо от того, сколько часов было внесено в факт задачи. Также при принятии задачи есть возможность указать оценку за ее выполнение. Чтобы увидеть в матрице ячейку “Принято” - необходимо выбрать в выпадающем списке в заголовке матрицы фильтр “Задачи”. принятие задачи осуществляется при помощи специальных статусов, подробнее о работе с ними можно прочесть в разделе “Статусы задач”.

2. Добавление факта через контекстное меню по нажатии на задачу правой кнопкой мышки - в меню каждой задачи расположен список статусов, доступных для нее.

При нажатии на любой из них в центре экрана появляется окно добавления факта. По функциям оно не отличается от формы добавления факта в окне информации о задаче. Статус, в который будет переведена задача, можно поменять после открытия окна.

3. Добавление факта при помощи чекбоксов - использование чекбоксов дает возможность добавить факт с выбранным статусом сразу в несколько задач. Это удобно для быстрого изменения их статусов или принятия / переноса задач на следующий месяц.

В отмеченные галочками задачи добавляются факты с выбранным статусом. Комментарий и количество часов при таком изменении статуса указать вручную нельзя. Также можно удалить или назначить отмеченные задачи другим пользователям. Если выбрано несколько объектов, то выполнение действия над ними может занять некоторое время, поэтому следует дождаться полного окончания выполнения операции. Если по каким-то причинам выбранное действие не может быть выполнено - будет выдано соответствующее предупреждение.

При клике на строку сохраненного факта в окне задачи откроется форма его редактирования. Форма редактирования фактов аналогична форме его добавления. После внесения изменений необходимо сохранить факт.

Для работы с таблицей фактов также доступно контекстное меню, появляющееся при клике правой кнопкой мыши на строке фактов, и выпадающее меню, появляющееся при наведении на кнопку в виде треугольника в первом столбце таблицы.

При помощи пунктов этих меню можно:

  • открыть форму редактирования;
  • удалить факт.

При удалении последнего факта задача тоже будет удалена из матрицы в текущем периоде, так как задача не может оставаться без статуса. Перед удалением появится окно для подтверждения или отмены выполнения этого действия.

Время введения данных в программу отображается в текущем часовом поясе пользователя, поэтому одно и то же время ввода может отображаться для разных пользователей по-разному. При отображении времени учитывается часовой пояс, указанный в операционной системе устройства, через которое пользователь зашел в программу, поэтому специальных настроек для указания часового пояса не требуется.

Как быстро принять несколько задач с помощью “чек-бокс”?

4.4. Статусы задач

Статус задачи - это условное обозначение стадии ее готовности. При помощи статусов можно отслеживать этапы выполнения задачи и управлять ее текущим состоянием в матрице. Начальный статус выбирается при создании задачи, в процессе выполнения статус можно менять при добавлении факта к задаче. Набор доступных для использования статусов определяется исходя из типа доступа, которым обладает пользователь по отношению к конкретной задаче. Всего существует четыре типа доступа к использованию статусов:

  • Владелец права ставить задачи всем объектам управления - этот тип доступа имеет администратор программы, он также может предоставить его при необходимости другим пользователям.
  • Руководитель/Клиент - распространяется на те задачи, которые руководитель/клиент назначает подчиненному/исполнителю.
  • Автор задачи - распространяется на те задачи, которые пользователь создает с своей матрице сам.
  • Исполнитель - распространяется на те задачи, которые были назначены исполнителю клиентом, руководителем или обладателем права ставить задачи всем объектам управления.

Список статусов задач сортируется по частоте их использования. Чем чаще пользователь применяет статус - тем ближе он будет к началу списка. Чтобы переместить статус на позицию выше достаточно применить его около 10 раз.

Статистика ведется для каждого пользователя индивидуально, чтобы сделать работу со статусами задач максимально удобной.

В программе используются следующие статусы:

  1. “Не утверждена” (?) - начальный статус, который используется в случае, когда задача создается по инициативе подчиненного или клиента и требует утверждения на выполнение со стороны руководителя. Не утвержденные руководителем задачи не являются обязательными для выполнения. Руководитель в свою очередь имеет право утверждать или не утверждать такую задачу.
  2. “Выполнена/Не утверждена” (!?) - статус, в который переводится задача, не утвержденная руководителем, когда исполнитель считает ее выполненной.
  3. “Утверждена” (GO) - начальный статус, в котором создается или в который переводится уже созданная задача, в случае если руководитель считает, что задача соответствует стратегическим планам развития предприятия и он утверждает ее на выполнение.
  4. “В процессе выполнения” (DO) - статус, в который переводится задача, если исполнитель приступил к выполнению утвержденной руководителем задачи. Для не утвержденных задач этот статус применить нельзя. По умолчанию использование статуса DO отключено в настройках системы.
  5. “Выполнена” (!) - статус, в который переводится задача, если исполнитель считает утвержденную руководителем задачу выполненной.
  6. “Отменена” (X) - статус, в который переводится задача, если нужно отменить ее выполнение. В такой статус задачу может поставить руководитель, клиент или автор задачи. Этот статус имеет следующие особенности:
  • если у задачи есть факты с более поздними датами, чем дата факта ее отмены, то дата окончания выполнения задачи не меняется, а после факта со статусом “Х” автоматически добавляется еще один факт со статусом “?” за дату, следующую сразу после даты отмены.

7. “Продолжена” (GO) - статус, в который переводится задача, если исполнитель поставил статус “Выполнена” или “Выполнена/Не утверждена”, а руководитель/клиент не считает задачу выполненной и хочет продолжить ее выполнение. Этот статус также доступен для автора задачи - он может сам продлить выполнение собственной задачи.

8. “Принята по плану” (ОК) - статус, в который переводится задача, если руководитель/клиент считает задачу выполненной. Принятие по плану означает принятие времени по задаче в рамках выделенного плана. В этот статус задачу можно перевести из любого предыдущего статуса, после перевода исполнитель уже не сможет добавить в задачу новый факт или внести изменения в предыдущий. Для этого статуса выполняется автоматическая подстановка значения принимаемых часов - подставляется плановое время задачи, но перед сохранением значение можно отредактировать. Исключение составляет множественное принятие задач при помощи чекбоксов, так как возможность редактирования времени принятия не предоставляется. Этот статус имеет следующие особенности:

  • если дата сохранения факта наступает раньше, чем дата начала выполнения задачи, будет выведено предупреждение и факт не будет сохранен, пока любая из дат не будет откорректированы соответствующим образом (дата сохранения факта должна быть больше или равна дате начала выполнения задачи).
  • если у задачи есть факты с более поздними датами, чем дата факта ее принятия, то дата окончания выполнения задачи не меняется, а после факта со статусом “ОК” автоматически добавляется еще один факт со статусом “?” за дату, следующую сразу после даты принятия.
  • если у задачи есть не принятые часы за более ранний период, чем тот, который выбран на данный момент в программе, то пользователю будет выведено сообщение с предложением выбрать период, в котором он хочет зачесть эти часы. Можно выбрать любой из предложенных периодов или закрыть окно нажав кнопку “Отмена” или кнопку закрытия окна, после чего указать любую дату принятия задачи вручную.

9. “Принята по факту” (ОК) - статус, в который переводится задача, если руководитель/клиент считает задачу выполненной. Принятие по факту подразумевает принятие указанного фактически затраченного времени независимо от планового. В этот статус задачу можно перевести из любого предыдущего статуса, после перевода исполнитель уже не сможет добавить в задачу новый факт или внести изменения в предыдущий. Для этого статуса выполняется автоматическая подстановка значения принимаемых часов - подставляется фактическое количество потраченных часов, но перед сохранением значение можно отредактировать. Исключение составляет множественное принятие задач при помощи чекбоксов, так как возможность редактирования времени принятия не предоставляется. Этот статус имеет следующие особенности:

  • если дата сохранения факта наступает раньше, чем дата начала выполнения задачи, будет выведено предупреждение и факт не будет сохранен, пока любая из дат не будет откорректированы соответствующим образом (дата сохранения факта должна быть больше или равна дате начала выполнения задачи).
  • если у задачи есть факты с более поздними датами, чем дата факта ее принятия, то дата окончания выполнения задачи не меняется, а после факта со статусом “ОК” автоматически добавляется еще один факт со статусом “?” за дату, следующую сразу после даты принятия.
  • если у задачи есть не принятые часы за более ранний период, чем тот, который выбран на данный момент в программе, то пользователю будет выведено сообщение с предложением выбрать период, в котором он хочет зачесть эти часы. Можно выбрать любой из предложенных периодов или закрыть окно нажав кнопку “Отмена” или кнопку закрытия окна, после чего указать любую дату принятия задачи вручную.

10. “Перенести” (») - статус, при помощи которого можно продлить выполнение задачи после ее принятия. Это действие недоступно для не принятых задач, после сохранения в задачу будет добавлен факт со статусом, который был у задачи до ее принятия, и датой конца следующего периода. Вручную другую дату продления выбрать нельзя.

11. “Принять по плану и продолжить” (») - статус, который удобно использовать, если работа над задачей продолжается в течении нескольких расчетных периодов. При сохранении факта с этим статусом в задачу добавляются два факта: первый в статусе “ОК”, а второй - тот в котором была задача до ее принятия. Этот статус доступен для руководителя, клиента и автора задачи. Схема принятия часов по задаче в текущем периоде соответствует схеме, описанной для статуса “Принята по плану”.

  • Если дата сохранения факта наступает раньше, чем дата начала выполнения задачи, будет выведено предупреждение и факт не будет сохранен, пока любая из дат не будет откорректированы соответствующим образом (дата сохранения факта должна быть больше или равна дате начала выполнения задачи).
  • Если у задачи есть не принятые часы за более ранний период, чем тот, который выбран на данный момент в программе, то пользователю будет выведено сообщение с предложением выбрать период, в котором он хочет зачесть эти часы. Можно выбрать любой из предложенных периодов или закрыть окно нажав кнопку “Отмена” или кнопку закрытия окна, после чего указать любую дату принятия задачи вручную.

12. “Принять по факту и продолжить” (») - статус, который удобно использовать, если работа над задачей продолжается в течении нескольких расчетных периодов. При сохранении факта с этим статусом в задачу добавляются два факта: первый в статусе “ОК”, а второй - тот в котором была задача до ее принятия. Этот статус доступен для руководителя, клиента и автора задачи. Схема принятия часов по задаче в текущем периоде соответствует схеме, описанной для статуса “Принята по факту”.

  • Если дата сохранения факта наступает раньше, чем дата начала выполнения задачи, будет выведено предупреждение и факт не будет сохранен, пока любая из дат не будет откорректированы соответствующим образом (дата сохранения факта должна быть больше или равна дате начала выполнения задачи).
  • Если у задачи есть не принятые часы за более ранний период, чем тот, который выбран на данный момент в программе, то пользователю будет выведено сообщение с предложением выбрать период, в котором он хочет зачесть эти часы. Можно выбрать любой из предложенных периодов или закрыть окно нажав кнопку “Отмена” или кнопку закрытия окна, после чего указать любую дату принятия задачи вручную.

Рассмотрим пример:

В задаче указано плановое и фактическое время, время принятия по умолчанию будет предложено следующее:

1. План 0 (не указан), Факт = 6 часов:

  • Принятие по плану: 6 часов;
  • Принятие по факту: 6 часов.

2. План 4 часа, Факт = 6 часов:

  • Принятие по плану: 4 часа;
  • Принятие по факту: 6 часов.

3. План 8 часов, Факт = 6 часов:

  • Принятие по плану: 6 часов;
  • Принятие по факту: 6 часов.

Перенесена задача как вернуть?

4.5. Расчет времени

Результативность по задачам всегда измеряется ее трудоемкостью, которая указывается в формате “время” (часы и минуты, потраченные на выполнение конкретной задачи).

Однако учет выполнения задач имеет ряд особенностей, связанных с тем, что задача является более абстрактной целью, чем показатель, у которого есть четкий заданный план, и критерий принятия задачи не всегда можно отразить в цифрах. Именно поэтому вся ответственность за принятие задачи ложится на руководителя или на клиента, который ее создал. В связи с этим у задач есть следующие особенности расчета:

1.Плановое значение задачи не влияет на расчет ее результативности. В задаче план (трудоемкость задачи) является скорее ориентиром для исполнителя: за какое количество времени задача должна быть выполнена по мнению ее автора. Трудоемкость также может быть изменена в процессе выполнения задачи либо непосредственно при ее принятии. Именно поэтому, когда полное время, необходимое для выполнения поставленной задачи, трудно или невозможно указать заранее - трудоемкость задачи можно не указывать, это не повлияет на правильность ее учета.

2. Фактическое значение задачи тоже не влияет на расчет результативности. Это информация для автора (или клиента), который будет принимать задачу: какое время было затрачено на выполнение поставленной задачи и на что оно было потрачено. Ограничение трудоёмкости факта задачи отсутствует. Таким образом исполнитель может указать любое количество часов по задаче и это никак не повлияет на расчет результативности. Фактическое значение потраченного времени может быть не введено вообще.

3. Принятое время по задачам - это время, которое руководитель/клиент посчитал затраченным на выполнение конкретной задачи. Именно это значение идет в расчет. Чтобы увидеть в матрице количество принятого по задаче времени, необходимо применить к матрице фильтр “Задачи” из выпадающего списка в заголовке таблицы. Количество принятого времени может совпадать с плановым и/или фактическим значением, однако результативность по задаче, которая была принята, всегда будет 100%, так как по умолчанию считается, что если задача была принята руководителем, значит она выполнена в полном объеме.

Рассмотрим пример:

В показателе “Задачи” создано 4 дочерних задачи, вложенных в корневую. По всем задачам, кроме первой, был внесен план и факт. Значения плана и факта у второй и четвертой задачи неравнозначны. Исходя из введенных данных и иерархии вложенных задач матрица выглядит следующим образом: все значения плана суммируются и полученное значение переносится в ячейку плана контейнерной задачи. Значения фактов суммируются и переносятся аналогично. План показателя “Задачи” внесен и равен 100 часов, факт настроен так, что равен сумме фактических значений всех созданных в нем задач.

В ячейке с названием корневой задачи и в ячейке с названием показателя TASK располагается строка с суммарным количеством плановых часов по входящим в них задачам. Суммирование производится за выбранный период просмотра матрицы с учетом статусов задач , в конце строки находится общая сумма выделенных плановых часов на все задачи, она помечена флагом PL. Остальные суммы помечены соответствующими флагами статусов. В нашем примере у всех задач стоит статус “GO” - Утверждена. Поэтому все остальные статусы отображаются с нулевым значением плана. Разрешить/запретить отображение флагов с нулевыми суммами в контейнерах задач можно в настройках системы.

После принятия задач суммарное значение плана изменилось, так как принятое время по задачам автоматически копируется в ячейку плана, если значение плана не было задано заранее (по первой задаче было принято 20 часов). Статус задач тоже изменился, поэтому сумма их плановых значений теперь отображается в контейнерах со статусом “ОК - Принята”. Значение факта осталось прежним. Принятое время по задачам суммировалось также, как фактические значения, сумма попала в соответствующую ячейки контейнеров: корневой задачи и показателя TASK. Процент выполнения всех задач равен 100%, так как они были приняты.

4.6. Оценки по задачам

У руководителя есть возможность выставить оценку за выполнение задач подчиненных при их принятии. Поле для ввода оценки доступно для всех статусов задач.

Для случая принятия или переноса задач при помощи чекбоксов в добавляемые факты будет выставлена оценка, указанная в опции “Оценка по умолчанию”, которая находится в разделе “Задачи” окна “Настройки системы”, которое можно открыть выбрав соответствующий пункт в окне “Настройки”. По умолчанию в программе выбрано значение оценки задачи “+1”.

Оценка для задач выставляется по стандартной шкале от +2 до -2, в шкале также присутствует оценка “*” для случая, если текущая задача не должна участвовать в общем расчете оценки по задачам. Способ учета оценок задач задается в системных настройках. В зависимости от настроек оценки руководителя, которые были выставлены при добавлении фактов к задачам подчиненных, могут добавляться в экспертную оценку “Оценка руководителя”, которая настроена в системном показателе “Оценки по задачам”, который вместе с экспертом добавляется в матрицу подчиненного автоматически.

По умолчанию вес этого показателя равен 0, однако в матрице он может быть изменен на любой желаемый, если показатель удалить - при следующем принятии или принятии и переносе задачи он опять появится. Автоматическое добавление показателя отключается в системных настройках. По всем другим признакам показатель “Оценки по задачам” и настроенный эксперт ничем не отличаются от обычных показателей PROCESS и экспертных оценок.

Оценка задачи выводится не только в таблицу фактов, но и в матрицу объекта управления в столбец “Оценка”. Если в текущий период просмотра программы попадает несколько ОК фактов задачи, то в столбец выводится последнее значение введенной оценки или ее среднее значение в зависимости от выбранного способа расчета оценок, указанного в опции “Способ подсчета оценок” в системных настройках.

4.7. Назначение задач

Уже созданные задачи можно назначать другим сотрудникам, то есть переместить в их матрицы для выполнения/доработки/учета. В меню каждой задачи есть пункт “Назначить”. Также можно отметить галочками несколько задач и выбрать пункт “Назначить” в списке действий. После этого появится сообщение с просьбой выбрать объекты в таблице ОУ, где появится интерфейс для назначения задач.

Выбрать объекты можно отметив их галочками в чекбоксах. Если в матрице будущего исполнителя есть несколько контейнеров для задач, то можно указать в какой из них попадут назначаемые задачи. Список доступных показателей-контейнеров появляется после того, как объект отмечается галочкой. Если контейнер один - он выбирается автоматически без вывода списка.

Внизу окна располагается список “Клиент” для выбора будущего клиента задачи и всех ее копий (копии создаются, если задача назначается нескольким объектам). В список добавляются все клиенты выбранных объектов управления (отмеченных галочками в таблице). Вверху списка есть пункт “Указать клиента”, если выбрать его, то появится поле для выбора клиента вручную (автоподбором по фамилии или должности). Если выбранный клиент на данный момент не находится в списке клиентов будущих исполнителей задачи, то он будет добавлен туда автоматически, о чем предупреждает сообщение, размещенное под полем.

Также можно сразу поставить все копии задачи на контроль и оставить ссылку в матрице предыдущего исполнителя, если он является автором или будущим клиентом задачи. В этом случае после назначения в матрице объекта управления, задачу которого назначают, появятся ссылки на все копии назначенной задачи, по которым можно будет отслеживать ход их выполнения, а также добавлять в нее факты, принять ее и т. д.

После указания всех доступных параметров и выбора объектов для назначения необходимо нажать на кнопку “Назначить”. После назначения задачи все внесенные в нее факты и данные сохраняются и дублируются для каждой ее копии, если только они не были изменены при назначении. Кнопка “Отмена” служит для отмены назначения.

Как назначать задачи?

4.8. Повторение задач

Повторяющиеся задачи - это задачи, для которых задан период повторения. Если одна и та же задача должна выполняться с определенной регулярностью, например, раз в неделю, месяц или квартал, то, чтобы не приходилось каждый раз создавать задачу в матрице или добавлять ее из библиотеки, можно указать период повторения, в течении которого она должна быть выполнена. По окончании заданного периода в матрице будет создана копия этой задачи. Процесс создания задач будет происходить до тех пор, пока повторение не будет отменено.

Период повторения (цикличность задачи) можно указать:

  1. При создании задачи во вкладке “Дополнительно”;
  2. После создания задачи в окне информации о задаче.

Периодичность, с которой будут создаваться копии задачи, может быть: день, неделя, декада, месяц, квартал, год. Также при выборе периодичности следует обращать внимание на дату окончания выполнения задачи. Создание задач-копий начнется только после того, как закончится указанный период ее выполнения.

Период выполнения задачи можно задавать при ее создании или же менять его для уже созданных задач. Однако менять период выполнения задачи по умолчанию может только администратор программы, поэтому следует внимательно относиться к указанию этого параметра при создании новой повторяющейся задачи.

Чтобы задачи-копии визуально отличались от обычных задач, после их названия указывается период, на который рассчитано ее выполнение.

Если в матрице есть много задач с указанным периодом повторения, то при создании большого числа копий загрузка матрицы может занять некоторое время. Когда выбирается период повторения “День”, “Неделя” или “Декада”, программа выдает предупреждение о том, что может быть создано большое количество задач. Для других периодов повтора предупреждение выдается только если автоматически будет создано большое количество задач.

При работе с повторяющимися задачами следует учитывать следующие их особенности:

1) Повторяющуюся задачу переименовать нельзя. Необходимо либо сразу создавать задачу с правильным названием, либо создавать новую повторяющуюся задачу убрав повторение с предыдущей.

2) Чтобы отредактировать любой параметр повторяющейся задачи, необходимо внести изменения в последнюю созданную копию - следующая копия будет создана с учетом внесенных изменений.

3) Параметр “На контроле” не может быть скопирован из-за специфики работы данного параметра, поэтому, при необходимости, создаваемые задачи-копии нужно будет выставлять на контроль вручную. Множественное выставление задач на контроль доступно при просмотре матрицы с фильтром “Задачи” в колонке “На контроле”. Также можно менять этот параметр индивидуально для каждой задачи во вкладке “Планы”.

4) Для того, чтобы отменить повторение задачи, необходимо в последней копии задачи в выпадающем списке вместо периода повторения выбрать “Нет”.

Рассмотрим пример:

Задача “Выполнение поручений” была создана в августе с периодом выполнения “01.08.2013-31.08.2013”. Задача не была отменена и не была закрыта, поэтому видима в ноябре. Если изменить параметр “Повторение” на период “Месяц, то будет создано еще 3 копии задачи для месяцев сентябрь, октябрь и ноябрь, поскольку новая копия задачи создается в первом указанном периоде повторения после периода выполнения.

Для того чтобы видимая в ноябре задача с периодом выполнения “01.08.2013-31.08.2013” повторялась с ноября с периодичностью “Месяц”, нужно изменить ее период выполнения на “01.08.2013-31.10.2013”, установить параметр “Повторение” в “Месяц”. Сразу же создастся задача “Выполнение поручений 01.11.2013-30.11.2013”, а в декабре будет создана задача “Выполнение поручений 01.12.2013-31.12.2013”.

4.9. Личная библиотека задач

Личная библиотека задач предназначена для хранения шаблонов задач пользователя, по которым можно создавать новые задачи себе и своим подчиненным, а также тем, у кого пользователь является клиентом. Она представлена в виде таблицы со следующим набором столбцов:

  1. Название - название задачи;
  2. Приоритет - ее приоритет;
  3. Трудоемкость - указанная трудоемкость;
  4. Основные поля - поле, имеющее два вложенных поля, свойственных всем задачам: “Подробное описание” и “Критерий оценки”;
  5. Дополнительные поля - если у задач, сохраненных в библиотеке, есть дополнительные поля с информацией: ссылки, телефонные номера, прикрепленные файлы и т.д., то они будут помещены в это поле, как отдельные вложенные столбцы. Количество вложенных столбцов зависит от количества дополнительных полей в сохраненных задачах.

Для таблицы доступны такие действия, как сортировка, скрытие/раскрытие колонок. Когда колонки содержат несколько вложенных, если скрыть/показать основную колонку, все вложенные в нее колонки также автоматически скроются/покажутся, однако вложенные колонки можно скрывать и по отдельности.

Переход в личную библиотеку осуществляется через контекстное меню объекта управления. Если пользователь имеет соответствующие права, он может просматривать личные библиотеки других пользователей.

В заголовке окна Библиотеки задач есть ряд кнопок для управления ею:

Добавить - открывает форму добавления шаблона задачи в библиотеку;

Минимизировать - убрать окно из рабочей области, помещая на панель задач;

Максимизировать - сворачивает все прочие окна и делает текущее окно открытым на всю рабочую область экрана;

Печать - печатает содержимое окна матрицы;

Закрыть - закрывает окно библиотеки задач.

При нажатии на одну из уже созданных/добавленных задач появляется окно свойств:

Если нажать на задачу правой кнопкой мышки - появится контекстное меню с набором доступных операций:

Чтобы добавить задачу из библиотеки задач в матрицу пользователя, необходимо выбрать нужного пользователя в окне организационной структуры, затем открыть контекстное меню задачи и выбрать пункт “Применить задачу”. Форма добавления задачи из библиотеки аналогична форме создания задачи в матрице пользователя.

5. Оценки

5.1. Что такое оценки?

Чтобы измерить качество выполнения задач, инструкций, норм или других требований в программе используется система оценок. Оценки выставляются экспертами, для создания которых используется показатель PROCESS. Без этого показателя добавить эксперта в матрицу невозможно, также он используется для подсчета среднего значения оценок всех настроенных в нем экспертов.

Эксперты (или экспертные оценки) похожи на показатели, но планы и факты в них не числа, а значения оценок, которые выбираются из шкалы оценивания.

Шкала оценивания - это график интерпретации, прикрепленный к эксперту. Каждой оценке соответствует определенное значение факта (добавляемое в матрицу) и описание (помогает выбрать оценку при оценивании).

х - отношение факта оценки к плану оценки в %.

f(x) - соответствующий ей % выполнения (результативность).

Так как норма выполнения любого стандарта - 100%-ное соответствие эталону, то плановое значение экспертных оценок и показателей PROCESS всегда равно 100%. По умолчанию используется шкала оценивания от -2 до +2. Описание стандартной шкалы приведено в таблице.

Стандартную шкалу можно заменить другой. Для этого нужно открыть экспертную оценку, в разделе “Параметры” нажать кнопку “изменить” над изображением шкалы, после чего откроется окно “Редактирование интерпретации”.

Здесь можно выбрать шкалу из списка или создать новую шкалу на базе существующей. Для этого нужно поставить галочку в опции “Новая”, отредактировать параметры шкалы и нажать “Сохранить”. Важно знать: стандартные шкалы не подлежат редактированию, поэтому для создания новой шкалы с помощью функции “Новая” следует взять пользовательскую шкалу (создаются в окне “Интерпретации”). Подробнее о создании новых шкал можно прочесть в пункте “Интерпретации”.

Экспертные оценки бывают 3 видов:

  1. Самооценка - оценка, которую пользователь выставляет самому себе. Показывает каким образом человек оценивает себя и свою работу.
  2. Оценка руководителя - оценка, которую непосредственный руководитель выставляет своим подчиненным.
  3. Оценка внутреннего эксперта - оценка, которую выставляет любой сотрудник независимо от должности и положения в организационной структуре, если он был назначен экспертом для оценки данного показателя.

Количество экспертов на один показатель не ограничено. Суммарный вес всех настроенных в одном показателе экспертов и подчиненных показателей (если они есть) должен быть равен 100 - это необходимо для правильного учета оценок экспертов. Вес эксперта может быть нулевым - в этом случае его оценка будет носить только информативный характер (не будет влиять на результативность).

При клике по показателю PROCESS будет происходить автоматическое переключение фильтра матрицы на “Оценки”, если этот фильтр не был установлен ранее. При повторном клике по показателю откроется окно с информацией о нем. Если фильтр был установлен, то открытие окна с информацией произойдет по первому клику.

Как создать шкалу для оценок?

5.2. Выставление оценок

Для того, чтобы поставить оценку, необходимо открыть окно информации об оценке. Чтобы открыть это окно в новой вкладке, необходимо кликнуть по оценке зажав кнопку Ctrl на клавиатуре. Далее в разделе “Факты” необходимо нажать на красную ссылку “добавить”.

Форма добавления оценки аналогична форме добавления факта. Необходимо указать дату добавления оценки, из выпадающего списка выбрать оценку - в блоке “Описание оценки” появится ее описание, написать комментарий и нажать кнопку “Сохранить”.

Поле “Комментарий” является необязательным для заполнения, также можно добавлять несколько фактов с оценками одновременно и прикреплять дополнительную информацию при помощи дополнительных полей. Также кроме оценок из шкалы в поле выбора оценки всегда есть еще два значения:

  • Пустое значение оценки - оно необходимо для пропуска оценки при сохранении нескольких фактов сразу;
  • “*” - оценка, которая используется в случае если сотрудника нельзя оценить (например он был в отпуске или на больничном): факты с такими значениями сохранятся в программе, но не будут участвовать в расчете результативности.

Можно указать значение оценки по умолчанию при помощи опции “Оценка по умолчанию”, которая расположена в разделе “Оценки” окна Настройки системы.

Если опция “Не сохранять факты без изменений” в настройках системы находится в положении “Да”, то факты оценок будут сохраняться только после внесения в них изменений. Изменениями считается редактирование значения оценки, написание комментария или прикрепление к факту дополнительных полей.

Если сотрудник, отвечающий за ввод данных в оценку, находится в отпуске или уволен, то вместо него ответственным за внесение планов и/или фактов будет назначен его непосредственный руководитель. О том, что произошла замена, будет выведено соответствующее предупреждение.

Время введения данных в программу отображается в текущем часовом поясе пользователя, поэтому одно и то же время ввода может отображаться для разных пользователей по-разному. При отображении времени учитывается часовой пояс, указанный в операционной системе устройства, через которое пользователь зашел в программу, поэтому специальных настроек для указания часового пояса не требуется.

Когда эксперт выставляет оценку - в матрицу вносится соответствующее ей значение факта. Все факты, внесенные одним экспертом, суммируются и делятся на их количество. Полученное среднее значение является фактическим значением экспертной оценки, далее оно учитывается в самом показателе в зависимости от веса экспертной оценки.

Рассмотрим пример:

В показатель “Выполнение должностных инструкций” добавлены три эксперта: “Оценка руководителя” - вес 50, “Самооценка” - вес 0 и “Оценка эксперта Пользователь П. П.” - вес 50. Шкала оценки - стандартная.

1) По каждой оценке эксперта выводится ее среднее значение:

Руководитель выставил две оценки +1, каждой соответствует значение факта 100%.

Среднее значение: (100+100)/2=100%.

Сам пользователь поставил себе тоже два раза +1, значение факта каждой 100%

Среднее значение: (100+100)/2=100%.

Внутренний эксперт поставил оценки +1 и +2, значение факта 100% и 200% соответственно.

Среднее значение: (100+200)/2=150%.

2) Фактические значения средних оценок попадают в факт показателя “Выполнение должностных инструкций” с учетом веса каждой экспертной оценки:

Вес экспертной оценки руководителя 50, значение факта: 100*50/100=50%.

Вес экспертной самооценки 0, значение факта: 100*0/100=0%.

Вес оценки эксперта Пользователь П. П. 50, значение факта: 150*50/2=75%.

Итоговое значение факта показателя: 50+75=125%. Вес показателя 10, план - 100%, соответственно результативность увеличилась на 125*10/100=12,5%.

5.3. Создание экспертов

Эксперты добавляются при помощи пункта “Редактировать экспертов” в контекстном меню показателя PROCESS.

После нажатия на этот пункт появляется окно для редактирования списка экспертов. Для добавления в показатель любого из стандартных экспертов (самооценка, оценка руководителя) необходимо поставить галочку напротив него. Внутренних экспертов можно добавлять одним из выбранных в выпадающем списке способов: из дерева объектов управления, автоподбором по фамилии и из списка наиболее вероятных. Если внутренний эксперт уже добавлен - он автоматически будет участвовать в расчете показателя, который настраивается, пока не будет удален при помощи кнопки удаления “х”.

У оценок экспертов есть несколько параметров:

Очередность выставления оценок (#) - порядковый номер выставления оценки экспертом: чем меньше (выше) значение очередности - тем раньше должна быть выставлена оценка. При помощи этого параметра можно распределить выставление оценок по мере их важности. Например, руководитель перед выставлением своей оценки хочет знать что каждый его подчиненный думает о проделанной им работе, а внутренний эксперт - увидеть самооценку и оценку руководителя по каждому оцениваемому им сотруднику. Для этого очередность выставления самооценки нужно сделать “1”, оценки руководителя - “2”, а оценки внутреннего эксперта - “3”. Тогда в окно информации об оценке руководителя и внутреннего эксперта будет выводиться информация об оценках с более высокой очередностью: название и вес оценки, значения оценок и комментарии к ним. Также вся информация об оценках будет выведена в окно информации показателя PROCESS, при помощи которого они настроены. Номера последовательности выставления оценок также можно смотреть в отдельном столбце матрицы “→”, который доступен для фильтра “Оценки”.

Очередность выставления оценок экспертами формируется автоматически при их добавлении в список экспертов. Ее можно изменить вручную, если в очередности есть нарушения (два одинаковых номера очередности, пустое поле и т. д.) - они будут устранены при сохранении списка экспертов и последовательность изменится на корректную.

При удалении экспертов из окна редактирования или из матрицы будет происходить автоматическая замена порядковых номеров выставления экспертных оценок, если была нарушена их последовательность. Например, при удалении третьего эксперта из четырех последовательность номеров #1, #2, #4 будет заменена на #1, #2, #3.

Вес - количество процентов, которое данная экспертная оценка составляет от общей суммарной оценке, которая будет рассчитана в факте показателя PROCESS. Однако факт показателя PROCESS может зависеть не только от настроенных в нем оценок экспертов, но и от других дочерних показателей (составные оценки).

Поэтому при редактировании экспертов вверху окна выводится сумма весов показателей-неэкспертов, а ниже - оставшийся процент веса, который необходимо распределить между настраиваемыми экспертами. Если общая сумма весов экспертов не будет равна указанному числу, то будет выдано соответствующее предупреждение.

Период обновления - период ввода оценки в программу: день, неделя, декада, месяц, квартал, год. По окончании заданного периода будет генерироваться запрос на ввод нового значения оценки при условии выставления оценок с более высокой очередностью.

Как работать с экспертами в оценках?

5.4. Особенности расчета оценок

Расчет показателей экспертных оценок имеет ряд особенностей:

  1. Показатели PROCESS и экспертные оценки создаются сразу с указанным значением плана по умолчанию, который равен 100% - это связано с тем, что соблюдение любого стандарта, как правило, предполагает 100%-ное соответствие эталону (или заданным нормам).
  2. Тип интерпретации экспертной оценки изменить нельзя - она может иметь значение только “Суммируемый усредненный”, так как этот способ расчета фактов позволяет получить среднюю оценку из суммы всех введенных значений.
  3. Если заново прикрепить график интерпретации к показателю PROCESS или изменить его на новый, то во всех настроенных в этом показателе экспертных оценках прикрепленные к ним шкалы будут автоматически заменены на текущую шкалу показателя PROCESS. Это очень удобно, когда необходимо поменять график интерпретации у всех настроенных в нем экспертных оценок. Однако этой функцией следует пользоваться осторожно, так как оценки разных экспертов, настроенных в одном показателе, могут иметь разные шкалы для оценивания.
  4. Факт экспертной оценки и ее результативность может быть рассчитан только при помощи графика интерпретации - в данном случае график служит не только для расчета результативности выполнения плана, но и в качестве шкалы для оценивания, без которой ввод оценки невозможен, поэтому настроить расчет фактического значения экспертных оценок при помощи формул нельзя, а формула для расчета результативности всегда опирается на график. Поэтому при изменении шкалы оценивания следует также менять значение плана экспертных оценок, которые по ней рассчитываются. План должен быть равен значению оценки, выставляемой за достижение 100%-ого результата.
  5. Факт показателя PROCESS по умолчанию рассчитывается по формуле, график служит только для расчета процента выполнения. Это связано с тем, что основное назначение показателя PROCESS - рассчитывать общее значение подчиненных ему экспертных оценок и показателей. Поэтому значение плана показателя должно соответствовать значению оценки, выставляемой за достижение 100%-ого результата, если условия расчета не предполагают иное.

Рассмотрим пример:

Есть показатель “Оценка”, в нем настроено 2 эксперта - Самооценка и Оценка руководителя. в качестве шкалы для выставления оценок был создан график интерпретации “Норма” с точками:

График был прикреплен к показателю “Оценки” и к обоим экспертам.

Руководитель внес 3 оценки +5 - она соответствует значению факта 100%. Несмотря на то, что значение факта экспертной оценки равно значению плана - результативность по показателю равна 50%, так как это следует из графика: при отношении факта к плану x = 100% результативность f(x) = 50%. Общая результативность по показателю равна 25%, так как исходя из графика факт показателя в два раза меньше плана, а если при х = 100% f(x) = 50%, значит при x = 50% f(x) = 25%.

Таким образом расчет результативности был выполнен верно, однако визуально кажется, что в расчетах ошибка. Поэтому для лучшей наглядности ведения расчетов нужно изменить значение плана экспертной оценки и показателя на значение 200% или изменить шкалу оценивания следующим образом:

6. Оплата

6.1. Показатели оплаты

Оплата в программе рассчитывается исходя из результативности работы сотрудника, для определения которой используются все рассмотренные выше типы показателей. Для расчета оплаты используется специальный тип показателя PAY. Основной особенностью показателей этого типа является возможность запрета вывода планов и фактов сотрудникам, которые создавались позднее, чем сами показатели, что позволяет сохранять данные по оплате конфиденциальными. В остальном эти показатели идентичны показателям KPI, их главное предназначение - выделить показатели, связанные с расчетом оплаты сотрудника из общей массы других показателей.

Почему не видна оплата?

Почему не видно “Оплата” в матрице?

6.2. Настройка расчета оплаты

Настройка расчета оплаты для каждой матрицы и показателя PAY может быть индивидуальной. Она осуществляется при помощи формул и графиков интерпретаций. Подробнее об использовании этих инструментов можно прочесть в пунктах “Расчет показателей” и “Использование формул в показателях. Ссылки и функции”. Их использование позволяет максимально детализировать расчет для каждого конкретного случая, однако часто один и тот же способ расчета может применяется для нескольких сотрудников, а индивидуальная настройка каждой матрицы может занимать достаточно длительное время. Поэтому все показатели оплаты в системе были разделены на две категории, расположенные в Библиотеке показателей в двух системных показателях-контейнерах:

  1. “Персональные показатели оплаты” - в него вкладываются показатели, создаваемые для индивидуальной настройки матриц.
  2. “Категории оплаты” - в него вкладываются категории оплаты, создаваемые для типовой настройки матриц.

Персональные показатели и показатели, вложенные в категории оплаты, создаются так же, как и остальные показатели в системе. Категории оплаты создаются через окно Отчеты “Категории оплаты”, в котором располагается их список. Их основной особенностью является то, что они могут быть автоматически присвоены любому объекту управления, а поскольку все показатели, вложенные в категорию оплаты, автоматически причисляются к ней, то они тоже добавляются в матрицу объекта управления вместе с выбранной категорией оплаты. По умолчанию в окне информации про сотрудника/объект управления в поле “Категория оплаты” выбрана категория “Персональная” - эта категория предполагает использование индивидуальных показателей, их необходимо добавлять вручную. Вместо этой категории можно выбрать любую другую категорию из созданных. Из матрицы будут удалены все индивидуальные показатели типа PAY, если они были в ней до этого (об этом будет выдано соответствующее предупреждение), а выбранная категория оплаты со всеми находящимися в ней показателями и их настройками будет автоматически скопирована в матрицу из Библиотеки показателей.

При возврате к использованию индивидуальных показателей (категория “Персональная”) показатели предыдущей категории оплаты остаются в матрице и должны быть удалены вручную. Сделано это для предотвращения случайного затирания показателей. Редактирование категорий оплаты производится так же, как и редактирование других показателей в программе. Планы и факты при этом сохраняются.

За видимость данных по оплате сотрудникам отвечает опция “Показывать пользователям прошлые планы и факты по показателям PAY” в разделе “Общие” в Настройках системы. Ее используют в тех случаях, когда необходимо скрыть заработную плату уволенных сотрудников от тех, кого взяли на их должность (и, соответственно, прикрепили к уже используемой ранее матрице). Подробнее о работе этой опции можно прочесть в главе “Настройки системы”, пункт “Общие”.

Показатель TASK (“Задачи”) отображается под фильтром “Оплата”, если он учитывается в формуле расчета заработной платы.

6.3. Примеры типовых форм оплаты

В программе обычно используются две типовых формы оплаты.

1) С учетом налога.

В показателях “Оклад” и “Премия” производится расчет постоянной и переменной частей оплаты, полученные значения суммируются в показателе “Заработная плата”. Сумма удерживаемого налога вычисляется в показателе “Налог”, затем в показателе “Заработная плата с учетом налога” рассчитывается конечное значение: “Заработная плата“ минус “Налог”.

2) Без учета налога.

В показателях “Оклад” и “Премия” производится расчет постоянной и переменной частей оплаты, полученные значения суммируются в показателе “Вознаграждение”.

Для любой формы оплаты предусматривается возможность добавления показателей, в которых будут рассчитываться дополнительные составляющие заработной платы: штрафы, удержания, авансы, доплаты, больничные и отпускные выплаты, ежеквартальные и ежегодные премии, разовые поощрения и т.д. В каждом отдельном случае настройка расчета оплаты производится индивидуально с учетом всех особенностей ведения бухгалтерии.

6.4. Расчет стоимости матрицы

Все показатели и оценки и задачи, из которых состоит матрица, имеют свою стоимость. Она зависит от размера заработной платы сотрудника или той ее части, которая рассчитывается от результативности матрицы. Чтобы активировать расчет стоимости, необходимо выбрать показатель оплаты, план и факт которого будет использоваться для расчета (детализированный показатель). Для этого нужно в параметрах показателя переключить значение параметра “Детализация” в положение “Да”.

В одной матрице может быть только один показатель с включенной детализацией. Название выбранного показателя будет указано в заголовках столбцов матрицы для вывода стоимости вместо слова “Стоимость”.

Для отображения стоимости используются следующие столбцы:

  1. Стоимость (план) - количество денег, которое получит сотрудник за выполнение плана показателя, оценки или задачи. Если план не указан, то стоимость будет равна 0. Для показателей и оценок расчет ведется только если их вес больше нуля.
  2. Стоимость (факт) - количество денег, которое получит сотрудник за фактически достигнутый результат. Если фактов по показателю, оценке или задаче нет, то стоимость будет равна 0. Для показателей и оценок расчет ведется только если их вес больше нуля.
  3. Стоимость (принято) - столбец появляется только для фильтра “Задачи” и отображает количество денег, которое получит сотрудник за принятые по его задаче часы. Если задача не была принята, то стоимость будет равна 0.

Стоимость показателей TASK и самих задач может вестись двумя способами:

  1. С учетом веса показателя TASK:
    • Стоимость показателя TASK будет рассчитана исходя из его веса в матрице (как для других показателей и оценок).
    • Стоимость задач будет рассчитана исходя из стоимости часа работы (см. формулы).
  2. Без учета веса показателя TASK:

1.1. При просмотре матрицы под фильтром “Задачи”:

  • Стоимость показателя TASK будет равна плану и факту детализированного показателя.
  • Стоимость задач будет рассчитана исходя из стоимости часа работы.

1.2. При просмотре матрицы под остальными фильтрами:

  • стоимость показателя TASK будет рассчитана исходя из его веса в матрице (как для других показателей и оценок).
  • стоимость задач - исходя из стоимости часа работы (см. формулы).

Учет веса можно отключить в Настройках системы при помощи опции “Учитывать вес показателя Задачи при расчете стоимости задач”.

Формулы расчета стоимости:

Показатели второго уровня вложенности в структуре матрицы (например, показатели, подчиненные показателю “Результат”):

Стоимость (План) = План детализированного показателя * вес показателя / 100;

Стоимость (Факт) = (Стоимость (План) показателя * его %вып. / 100) * Kп.

Показатели третьего, четвертого и т. д. уровней вложенности:

Стоимость(План) = Стоимость (План) родительского показателя * вес показателя / 100;

Стоимость(Факт) = (Стоимость (План) показателя * его %вып. / 100) * Kп.

Коэффициент “Кп”:

Кп = %вып. детализированного показателя / %вып. показателя “Результат”

Стоимость задач:

Стоимость (План) = стоимость часа работы * план задачи

Стоимость (Факт) = стоимость часа работы * факт задачи * Кз

Стоимость (Принято) = стоимость часа работы * принято в задаче * Kз

Стоимости часа работы:

Стоимость часа работы = Стоимость (План) показателя TASK (“Задачи”) / план показателя TASK (“Задачи”)

Коэффициент “Кз”:

Кз = %вып. детализированного показателя / 100

7. Отчеты

7.1. Просмотр отчета

Отчеты являются универсальным средством для получения оперативной информации. В отчет могут быть выведены комплексные данные из нескольких матриц для анализа или работы с ними. Список созданных отчетов доступен в соответствующем блоке в окне Отчеты. При нажатии на выбранный отчет открывается окно, в котором расположена таблица с выбранными для составления отчета данными. Над таблицей располагаются кнопки:

  • Экспорт в CSV - кнопка экспорта данных отчета в файл формата csv. Эта же кнопка продублирована в заголовке окна отчета.
  • Экспорт в Excel - кнопка экспорта данных отчета в файл формата xls или xlsx.
  • Список режимов просмотра - позволяет вывести отчет в виде таблицы или диаграммы (графика).
  • Период отчета - начальная “с“ и конечная “по” дата периода, за который был построен отчет.

С его помощью можно перевести отчет в графический вид. Данные отобразятся в виде диаграммы.

Если в параметрах отчета установлен интервал отображения, то вместо диаграммы появится точечный график.

У графических отчетов есть меню доступных действий: отчет можно напечатать, а также сохранить как изображение или PDF документ.

Над таблицей выводится название отчета и период, за который он был сформирован. Кнопка Структура в заголовке окна отчета отключает учет структуры объектов при построении отчета. Это удобно, например, для сортировке данных в таблице. Положение кнопки “Структура” фиксируется при сохранении отчета благодаря опции ”Список” в окне “Параметры отчета”: когда вывод структуры объектов отключен - опция активна и ее положение сохраняется при сохранении отчета. Возле названия отчета располагается кнопка в виде карандаша для редактирования названия отчета. Если на нее нажать, то появится поле для редактирования текущего названия и две кнопки:

  1. Принять - для сохранения текущего введенного в поле названия;
  2. Отмена - для выхода из режима редактирования, введенные в поле изменения не будут сохранены.

Следует учитывать то, что все отчеты выводятся на текущий период просмотра системы. При необходимости построения отчетов за другие периоды следует изменить текущий период и заново открыть отчет для обновления данных в таблице. Почти все ячейки в таблице отчета являются интерактивными и обеспечивают доступ к различным разделам программы (в правой рабочей области открывается окно с информацией о сотруднике/объекте управления, показателе и т.д.).

Параметры и данные для формирования отчета можно выбрать в трех окнах:

  1. Объекты управления отчета - список доступных для пользователя объектов управления, по которым можно построить отчет, по умолчанию раскрыто слева от окна отчета.
  2. Показатели отчета - список всех показателей системы, по которым могут быть выведены данные, по умолчанию свернуто на верхней панели программы;
  3. Параметры отчета - параметры показателей, которые можно вывести в отчет (блок Поля), и опции построения отчета (блок Опции), по умолчанию окно также свернуто на верхней панели программы.

Однако, если пользователь не обладает правом создавать новые отчеты, то выбор элементов в этих окнах не приведет выводу данных на экран.

7.2. Стандартные отчеты

Стандартный отчет “Карта задач” - отчет, в который выводится список задач текущего авторизованного сотрудника и всех его подчиненных (если они есть). Список задач отчета соответствует списку задач в матрице за текущий период независимо от даты их создания или периода выполнения. Вместе с задачами выводится также показатель “Задачи” для более полноценного отображения структуры матрицы. В ячейку с названием показателя выводится строка статусов с плановым временем по задачам, как в матрице. Можно вывести в отчет столбец “Все факты” со всеми фактами задач за выбранный период. Все факты одной задачи располагаются в одной ячейке и выводятся списком, озаглавлены датой добавления и статусом, а между собой разделены пробелами.

Если в матрице есть другие показатели типа TASK, то их можно вывести в отчет отметив галочками в окне “Показатели отчета” и нажав кнопку “Обновить”. Точно так же можно добавить в отчет любые другие параметры и доступные данные. Однако сохранить внесенные в стандартный отчет изменения можно только в виде копии этого отчета предварительно выбрав для нее название.

7.3. Печать и экспорт отчетов

Отчеты, формируемые в программе, можно печатать и экспортировать (выгружать из программы) в виде файлов.

Кнопка “Печать” располагается в заголовке окна. При нажатии на нее открывается окно печати браузера, в котором можно задать параметры печати и предварительно увидеть результат печати. После установки всех параметров документ отправляется на печать. Формировать файлы с отчетами можно в двух форматах:

  1. . Excel (кнопка “Экспорт в Excel” в верхней части окна Отчеты);
  2. . CSV (кнопки “Экспорт в CSV” в верхней части окна Отчеты и в заголовке окна).

Отчет в формате Excel содержит в себе все данные отчета в виде отформатированной таблицы, они удобны для прочтения и подходят, например, для ведения внутренней отчетности не только через программу, но и в файловом формате.

Структура объектов также переносится в файл, ее можно отключить отменив группировку строк, для этого нужно:

  • Office 2003: выделить сгруппированные ячейки > меню Данные > Группа и Структура > Разгруппировать;
  • Office 2007 и выше: выделить сгруппированные ячейки > меню Данные > Структура > Разгруппировать.

Отчет в формате CSV также может быть востребованным для ведения отчетности, внесения данных в другие программы или для других целей. CSV - это упрощенный тип хранения табличных данных без форматирования (оформления). Файл в формате CSV можно открыть с помощью большого количества программ: как обычных текстовых редакторов, так и специальных приложений для работы с табличными данными, например, Microsoft Excel, который одинаково корректно открывает оба формата.

7.4. Создание нового отчета

Если пользователь имеет право создавать новые отчеты, то в блоке с отчетами появляется еще один пункт “Создать новый отчет”.

После выбора этого пункта в окне Отчеты появляется пустое окно с интерфейсом для формирования и управления новым отчетом.

Интерфейс состоит из следующих элементов:

  1. Период отчета - начальная “с“ и конечная “по” дата периода, за который будет построен отчет.
  2. Объекты управления отчета - список доступных для пользователя объектов управления, по которым можно построить отчет, по умолчанию раскрыто слева от окна отчета.
  3. Показатели отчета - список всех показателей системы, по которым могут быть выведены данные, по умолчанию свернуто на верхней панели программы;
  4. Параметры отчета - параметры показателей, которые можно вывести в отчет (блок Поля), и опции построения отчета (блок Опции), по умолчанию окно также свернуто на верхней панели программы.
  5. Обновить - кнопка построения отчета по выбранным объектам, показателям и их параметрам.
  6. Сохранить - сохраняет текущий отчет в системе под указанным именем. Перед сохранением изменений в уже существующем отчете будет выводиться окно с вопросом сохранять ли их как новый отчет? Если нажать кнопку Отмена, то изменения сохранятся в текущем отчете.
  1. Сохранить как - сохраняет текущий отчет как новый, пред сохранением можно изменить название отчета.
  2. Удалить - удаляет отчет из списка отчетов в окне Отчеты.
  3. Список режимов просмотра - список возможных форм вывода отчета: таблица или график (диаграмма).

Для успешного создания отчета необходимо отметить галочками объекты управления, показатели и параметры, по которым будет построить отчет, выбрать опции построения отчета (если нужно) и режим просмотра, а потом нажать кнопку “Обновить”. Сформированный отчет появится на экране, далее его можно переименовать и сохранить в программе. Через таблицу отчета можно открывать показатели и карточки сотрудников если пользователь обладает соответствующими правами доступа, то есть отчет предполагает возможность работы с выведенными в него данными. Подробнее о работе с окнами построения отчета можно прочитать ниже, режимы просмотра созданного отчета описаны в пункте “Просмотр отчета”. Пример построения отчета: Для построения отчета по результативности сотрудника с заданным интервалом отображения необходимо выполнить следующие действия:

  1. Выбрать период построения отчета: дату “с” и “по” (например дата начала и дата конца квартала);
  2. Окно “Объекты управления отчета”: отметить галочками один или несколько объектов (например свой объект);
  3. Окно “Показателей отчета”: отметить галочками нужные показатели (например Результат);
  4. Окно “Параметры отчета”: отметить галочками параметры показателей, которые должны попасть в отчет (например, Период, План и Факт), опцию “Итого”, опцию “Интервал отображения” и выбрать интервал из списка ниже (например Месяц);
  5. Нажать кнопку Обновить.

7.4.1. Объекты управления отчета

В данном окне представлен список объектов управления, доступных для текущего пользователя исходя из его прав доступа.

С помощью чекбоксов можно выбрать объекты управления, которые будут выведены в отчет. Главный чекбокс в заголовке таблицы используется, чтобы поставить/убрать галочки для всех объектов таблицы сразу. Для построения отчета необходимо выбрать как минимум один элемент из списка, иначе будет выведено соответствующее предупреждение.

Если у пользователя нет доступа ко всем объектам управления (в таблицу выводятся не все ОУ), но ему нужно построить отчет по всем объектам компании - он может включить их в отчет при помощи опции “Все”, расположенной над таблицей.

7.4.2. Показатели отчета

В данном окне представлен список всех показателей, созданных в программе.

С помощью чекбоксов можно выбрать показатели, которые будут выведены в отчете. Главный чекбокс в заголовке таблицы используется, чтобы поставить/убрать галочки для всех показателей таблицы сразу. Для построения отчета необходимо выбрать как минимум один элемент из списка, иначе будет выведено соответствующее предупреждение.

Если у пользователя нет доступа ко всем показателям, но ему нужно построить отчет по ним - он может включить их в отчет при помощи опции “Все”, расположенной над таблицей.

7.4.3. Параметры отчета

В данном окне представлен список параметров показателей (блок Поля) и опции построения отчета (блок Опции).

С помощью чекбоксов можно выбрать параметры показателей объектов управления, которые будут выведены в отчете, и опции построения отчета по выбранным элементам. Для построения отчета необходимо выбрать как минимум одно поле из списка, иначе будет выведено соответствующее предупреждение.

По умолчанию галочки проставлены для параметров “Вес”, “План”, “Факт” и “% вып.”. Перечни возможных полей отчета и опций построения с их кратким описанием представлены ниже в таблицах.

Как создать отчет?

8. Окно Настройки

8.1. Назначение окна

Окно Отчеты располагается в свернутом состоянии на верхней панели программы.

В нем находится список отчетов, дающих сводную информацию о программе, сотрудниках и объектах управления . В заголовке окна располагаются следующие кнопки:

  1. Развернуть - раскрывает окно для работы, при этом само окно остается на верхней панели программы.
  2. Открыть - раскрывает окно для работы, окно перемещается в левую рабочую область экрана.
  3. Минимизировать - убрать окно из рабочей области, поместив на верхнюю панель программы, кнопка появляется только если открыть окно.
  4. Справка - открывает справку по работе с программой, кнопка появляется только если открыть окно.
  5. Это окно нельзя закрыть.

Для пользователя по умолчанию являются доступным только отчет “Матрица объекта управления”. Однако количество доступных отчетов зависит от прав доступа пользователя. Полный список окон перечислен в следующих пунктах этой главы.

8.2. Матрица объекта управления

Этот пункт меню открывает матрицу выбранного ранее объекта управления - он выделен фиолетовым цветом в таблице со списком ОУ. Это удобно при работе с другими окнами программы через окно Отчеты. Выбрать объект можно кликнув по нему мышкой, в этом случае его матрица будет открыта автоматически.

Матрица - это набор ключевых показателей эффективности, задач, оценок и показателей оплаты, который соответствует должности, подразделению, филиалу или другой структурной единице, которую моделирует объект управления. Она выводится в окне, расположенном в центральной части рабочей области экрана. Ее можно открыть нажав на выбранного сотрудника в окне орг. структуры или выбрав пункт в окне Отчеты “Матрица объекта управления”. В заголовке окна располагается ряд кнопок для управления его содержимым (подробнее см. пункт “Структура программы”). Кроме основных кнопок так же есть три дополнительные:

  1. Свернуть панель кнопок - скрывает кнокпи “Обновить” кнопок оставляя видимыми только кнопки управления окном.
  2. Структура - отключает иерархию для использования сортировки без структурирования данных, выделена, когда активна.
  3. Экспорт в CSV - экспорт данных в универсальный текстовый формат данных CSV, который можно редактировать как в текстовых редакторах, так и в табличных (например Microsoft Excel).

Матрица представляет из себя таблицу с деревом показателей, которые влияют на результативность работы сотрудника. Показатели делятся на несколько основных типов, каждому из которых свойственны особые параметры. Также в таблице могут находиться задачи и экспертные оценки. Подробнее работа с показателями и другими объектами матрицы описана в главах “Показатели”, “Задачи”, “Оценки” и “Оплата”. Фамилия и инициалы, а также должность сотрудника, матрица которого просматривается на данный момент, выводятся в заголовок окна матрицы вместе с периодом, за который в нее выводятся данные. Эта же информация выводится в заголовок вкладки браузера.

Все вносимые в показатели данные обрабатываются в зависимости от настроек, и в матрицу выводится конечное значение, которое будет передано для расчета общей результативности работы сотрудника. Если ни одно значение по показателю еще не было внесено, то в ячейке будет отображаться знак ”?”. Если было введено какое-либо значение, в том числе 0 - это будет конкретное значение показателя, которое пойдет в расчет.

Таблицу можно сортировать по столбцам, также можно менять их видимость, для этого необходимо нажать правой кнопкой на заголовок одного из видимых столбцов и поставить/убрать галочку напротив названия столбца, который необходимо показать/скрыть. Вместо клика можно также навести на треугольную кнопку в заголовке столбца “Название”. При большом количестве строк таблицы заголовки столбцов всегда остаются видимыми при прокрутке.В качестве дополнительных элементов управления в матрице используются два выпадающих списка:

  1. Фильтр раскрытия, который определяет уровень раскрытия вложенных элементов в матрице показателей
  2. Набор фильтров просмотра, позволяющих задавать тип выводимых для в таблицу данных:
  • Показатели - только показатели всех типов;
  • Задачи - показатели TASK и вложенные в них задачи, а также показывает дополнительные ячейки, характерные только для задач;
  • Оценки - показатели PROCESS с настроенными в них экспертами;
  • Оплата - показатели PAY;
  • Данные - список показателей, в которых пользователь указан как ответственный за ввод + задачи в тех статусах, на которые пользователю необходимо обратить внимание (список выводимых в фильтр статусов можно указать в Настройках системы);
  • Все - все данные матрицы.

У разных фильтров разный набор столбцов в зависимости от типа данных, которые он выводит. Полный список столбцов представлен ниже.

  1. Чекбокс - столбец с чекбоксами для выполнения множественных действий над показателями, оценками и задачами в матрице. Подробнее работа со столбцом описана в пункте “Структура программы”.
  2. id - уникальный идентификатор показателя.
  3. 18-06-2014 17-14-22.png- светофор: индикатор значения процента выполнения плана: если процент выполнения меньше 50% индикатор красный, если в пределах от 50% до 99% - желтый, 100% и более - зеленый.
  4. Тип - тип показателя в виде иконки (имеет всплывающую подсказку если задержать курсор мышки над пиктограммой).
  5. Тип - тип показателя в виде текста (всплывающей подсказки пиктограммы).
  6. → - номер последовательности выставления оценки экспертом.
  7. Название - имя показателя.
  8. Описание - описание показателя, его назначение.
  9. Ед. изм. - единица измерения показателя.
  10. Интерпретация - способ обобщения значений добавляемых в показатель планов и фактов.
  11. Тип функции - тип выбранной функции интерпретации для расчета показателя.
  12. Создана - дата и время создания задачи.
  13. с - для показателей/экспертных оценок: дата создания в матрице (видна только администраторам программы), для задач: дата начала ее выполнения.
  14. по - для показателей/экспертных оценок: дата удаления из матрицы (видна только администраторам программы), для задач: дата окончания ее выполнения.
  15. Последний факт - показывает дату и время внесения последнего факта.
  16. Вес (-1) - вес показателя в предыдущем периоде.
  17. Вес - значение веса показателя.
  18. Формула веса - формула, по которой рассчитывается значение веса в показателе.
  19. План (-1) - план показателя в предыдущем периоде.
  20. План - значение плана показателя.
  21. Формула плана - формула, по которой рассчитывается значение плана в показателе.
  22. Факт (-1) - факт показателя в предыдущем периоде.
  23. Факт - значение факта показателя.
  24. Формула факта - формула, по которой рассчитывается значение факта в показателе.
  25. % вып. - процент выполнения плана в показателе.
  26. Формула % вып. - формула, по которой рассчитывается значение процента выполнения плана в показателе.
  27. с весом - процент выполнения плана с учетом веса в показателе.
  28. Номер в структуре - номер иерархии расположения показателей и задач в матрице объекта управления.
  29. Клиент - клиент, добавивший задачу сотруднику (отображается по умолчанию).
  30. Критерий оценки - критерий оценки задачи.
  31. Повторение - цикличность задачи (будет ли она автоматически добавляться через определенный период в матрицу объекта управления).
  32. ! - приоритет задачи, указывает на ее важность.
  33. Индекс задачи - индекс задачи, рассчитывается на основе приоритета.
  34. Автор - фамилия и инициалы того, кто добавил задачу.
  35. Исполнитель - фамилия и инициалы того, кому была назначена задача.
  36. Клиент - фамилия и инициалы того, кому поручено контролировать задачу.
  37. Стоимость (план) - плановая стоимость показателя, оценки или задачи.
  38. Стоимость (факт) - фактическая стоимость показателя, оценки или задачи.
  39. Стоимость (принято) - стоимость задачи исходя из принятого по ней времени.
  40. Оценка - оценка за выполнение задачи.
  41. На контроле - контролируется ли выполнение задачи руководителем/клиентом.

У матрицы также есть несколько опций и фильтров для управления ею:

  • Только с весом - фильтр скрывает в матрице показатели с весом “0”.
  • Задачи подчиненных - опция показывает ссылки на задачи, в которых пользователь указан как клиент или автор, а также задачи подчиненных, если они находятся на контроле у пользователя (параметр задачи “Контроль” находится в положении “Да”).
  • Только просроченные задачи - фильтр, который показывает только задачи, которые не были выполнены вовремя (то есть их дата “по” меньше (раньше) текущей даты).
  • По умолчанию - опция скрывает все столбцы в матрице кроме видимых по умолчанию (основные столбцы).
  • Не внесенные данные - опция показывает ссылки на показатели, оценки и задачи из матриц других пользователей, в которых текущий пользователь указан как ответственный за ввод данных.
  • Скрыть выполненные задачи - фильтр скрывает в матрице строки с принятыми задачами (статус “ОК”).
  • Скрыть отмененные задачи - фильтр скрывает в матрице строки с отмененными задачами (Статус “Х”).
  • Выделить просроченные задачи - опция выделяет красным цветом название задач, у которых закончился период выполнения (дата “по” меньше (раньше) текущей даты).

Ячейки с вычисленными значениями могут быть помечены специальным стилем (отгибающийся левый нижний угол). Это значит, что значение рассчитано по формуле. Саму формулу можно увидеть, наведя курсор на ячейку.

У всех элементов в матрице есть контекстное меню - меню, которое появляется по нажатию на них правой кнопкой мышки. В нем перечислены доступные для выполнения операции. Если нажать на строку, например, с показателем, открывается окно с информацией о выбранном показателе. При наличии прав доступа, можно оперативно менять значения показателей, просто кликнув на них левой кнопкой мышки в окне информации.

Для чего нужен столбец «Чекбокс»?

Почему сумма весов не равна 100?

Чужие показатели в матрице…

Как отслеживать не внесенные данные?

Не получается перетаскивать показатели в матрице?

Неправильно считает план результативности…

Неправильно считается значение плана…

Некорректно отображаются значения в показателях

Некорректно считается значение плана показателя (“копейки в окладе”)

8.3. Библиотека показателей

Этот пункт меню открывает окно Библиотеки показателей, в которой хранятся все созданные в программе показатели для использования их в качестве шаблонов при формировании матриц. При открытии окна в таблицу ОУ добавляется временный столбец “Чекбокс” для работы с Библиотекой показателей. В заголовке окна библиотеки кроме стандартных кнопок располагаются кнопки:

  • Структура - отменяет вывод списка шаблонов показателей с учетом их структуры.

Окно содержит таблицу со списком всех шаблонов программы. Шаблоны выведены с учетом их иерархии, уровень раскрытия вложенных элементов можно менять при помощи кнопок “+” (свернуто) и “-” (развернуто), расположенных в столбце “Название”, или использовать фильтр вложенности в заголовке таблицы. Можно задавать тип выводимых данных при помощи набора фильтров, аналогичных фильтрам для просмотра матрицы объекта управления:

  • Все - показатели всех типов;
  • Показатели - показатели KPI;
  • Задачи - показатели TASK;
  • Оценки - показатели PROCESS;
  • Оплата - показатели PAY.

Таблицу можно сортировать по столбцам, также можно менять их видимость, для этого необходимо нажать правой кнопкой на заголовок одного из видимых столбцов и поставить/убрать галочку напротив названия столбца, который необходимо показать/скрыть. При большом количестве строк таблицы заголовки столбцов всегда остаются видимыми при прокрутке. Список столбцов таблицы представлен ниже.

  1. Чекбокс - столбец с чекбоксами для выбора показателей, над которыми необходимо выполнить любое из предлагаемых действий (интерфейс над таблицей);
  2. ID - уникальный идентификатор показателя;
  3. Тип - тип показателя в виде иконки;
  4. Название показателя - название показателя;
  5. Описание - описание показателя;
  6. Автор - ФИО пользователя, который создал показатель, или отметка, что показатель является системным;
  7. Вес - вес показателя;
  8. Ед. изм. - единица измерения показателя;
  9. Интерпретация - тип интерпретации показателя;
  10. Функция - название функции, график интерпретации которой прикреплен к показателю;
  11. Номер в структуре - номер в иерархии библиотеки показателей;

Факт - общий столбец, имеющий несколько вложенных:

  • Общие - тип факта: общий или частный;
  • Период - период обновления факта показателя;
  • Ответственный за ввод факта - Ф.И.О. ответственного за ввод факта в показатель;

План - общий столбец, имеющий несколько вложенных:

  • Общие - тип плана: общий или частный;
  • Период - период обновления плана показателя;
  • Ответственный за ввод плана - Ф.И.О. ответственного за ввод плана в показатель;
  • План по умолчанию - план показателя, задаваемый по умолчанию;

Формула - общий столбец, имеющий несколько вложенных:

  • W - вес - формула расчета веса показателя;
  • F - факт - формула расчета факта показателя;
  • P - план - формула расчета плана показателя;
  • R - % вып. - формула расчета процента выполнения показателя.

У всех показателей в библиотеке есть контекстное меню, которое появляется по нажатию на любой шаблон правой кнопкой мышки.

В нем перечислены доступные для выполнения операции:

  • Создать показатель - создает новый шаблон показателя в библиотеке;
  • Добавить в матрицы - добавляет показатель по выбранному шаблону в матрицы выбранных в окне объектов управления (выбор объектов осуществляется при помощи чекбоксов).;
  • Удалить из всех матриц - удаляет все показатели, созданные по выбранному шаблону, из матриц объектов управления начиная с текущего периода;
  • Удалить - удаляет выбранный шаблон из библиотеки показателей.

Над таблицей расположены кнопки для групповой работы с шаблонами:

  • Добавить в матрицы - добавляет показатели по выбранным шаблонам в матрицы выбранных ОУ;
  • Удалить из всех матриц - удаляет все показатели, созданные по выбранным шаблонам из всех матриц начиная с текущего периода;
  • Удалить показатель - удаляет выбранные шаблоны из библиотеки показателей.

Шаблоны и объекты выбираются при помощи чекбоксов, кнопки служат для подтверждения выполнения действий. Опция “с учетом иерархии” позволяет скопировать расположение показателей в структуре библиотеки при их добавлении в матрицы. Если в матрице нет нужного показателя или наиболее близкого к нему по иерархии, то новый показатель будет добавлен в корень матрицы. Если нажать на строку с шаблоном, открывается окно для редактирования его параметров. Оно аналогично окну для создания нового показателя, все вносимые в шаблон изменения будут применены к шаблону и всем созданным по нему показателям, если функция “замок” находится в положении “закрыт” (замок желтого цвета), если замок “открыт” (замок серого цвета), то изменения коснутся только шаблона в библиотеке показателей.

Блок “Данные об использовании в матрицах” содержит информацию о показателях, для которых текущий показатель из библиотеки использовался как шаблон при их добавлении в матрицы. Здесь указано название ОУ и ФИО прикрепленного к нему сотрудника, id и название самого показателя в матрице, а также период его существования в ней.

8.4. Общая библиотека задач

Если несколько руководителей назначают одинаковые задачи своим подчиненным, то использовать личную библиотеку неудобно, так как в случае необходимости внесения изменений в шаблоны нужно осуществлять правки несколько раз. Кроме того шаблоны личных задач руководителя будут смешаны с шаблонами, по которым он создает задачи своим подчиненным, что также является неудобным. Поэтому для работы с многопользовательскими шаблонами была создана Общая библиотека задач. Доступ к этой библиотеке и право добавлять в нее шаблоны предоставляется при помощи прав доступа.

Работа с общей библиотекой осуществляется также, как и с личной. Чтобы добавить задачу из библиотеки задач в матрицу пользователя, необходимо выбрать нужного пользователя в окне организационной структуры, затем открыть контекстное меню задачи и выбрать пункт “Применить задачу”. Форма добавления задачи из библиотеки аналогична форме создания задачи в матрице пользователя.

8.5. Пользователи

Это окно предназначено для управления пользователями программы (сотрудниками). Список сотрудников представлен в виде таблицы, над которой располагается интерфейс для управления ими. В заголовке окна располагаются только стандартные кнопки.

Таблицу можно сортировать по столбцам, также можно менять их видимость, для этого необходимо нажать правой кнопкой на заголовок одного из видимых столбцов и поставить/убрать галочку напротив названия столбца, который необходимо показать/скрыть. При большом количестве строк таблицы заголовки столбцов всегда остаются видимыми при прокрутке. Список столбцов таблицы:

  1. Чекбокс - чекбокс для выбора сотрудника и выполнения над ним действий;
  2. id - id сотрудника;
  3. Таб. № - табельный номер сотрудника;
  4. Логин - логин сотрудника;
  5. Фамилия - фамилия сотрудника;
  6. Имя - имя сотрудника;
  7. Отчество - отчество сотрудника;
  8. Пол - пол сотрудника;
  9. Дата рождения - дата рождения сотрудника;
  10. Телефон - рабочий или личный телефон;
  11. E-mail - адрес электронной почты;
  12. Город - город проживания;
  13. Страна - страна проживания;
  14. Регион - регион (область) проживания;
  15. Широта - географическая широта местонахождения пользователя;
  16. Долгота - географическая долгота местонахождения пользователя;
  17. Cтатус - текущий статус пользователя в компании;
  18. Заблокирован - заблокирован доступ пользователя в программу или нет.
  19. Создан - дата создания сотрудника;
  20. Удален - дата удаления сотрудника.
  21. Дополнительные данные - все дополнительные данные, которые были прикреплены к сотруднику.

По клику на строку таблицы открывается окно Сотрудник, любые данные в этом окне можно редактировать, как и в карточке сотрудника.

Интерфейс, расположенный над таблицей, позволяет выбрать период, за который необходимо вывести список пользователей программы, для этого необходимо указать начальную и конечную дату периода и нажать кнопку “Обновить”. Также можно создавать новых сотрудников и осуществлять операции с любыми из уже созданных пользователей при помощи следующих кнопок:

  • Создать - по нажатии на эту кнопку открывается окно с формой для создания нового пользователя программы;
  • Удалить - кнопка удаляет пользователей, отмеченных галочками в столбце “Чекбокс”;
  • Показать всех пользователей - кнопка выводит в таблицу всех когда-либо созданных в программе сотрудников, как удаленных, так и нет.
  • Восстановить - кнопка восстановления удаленных пользователей в программе, в столбце “Удален” для таких сотрудников указана дата, с которой они уже не числятся в программе.
  • Разослать пароли - по нажатии на эту кнопку выполняется рассылка писем с напоминанием логина и пароля выбранным пользователям.
  • Назначить - кнопка позволяет назначить сотрудника объекту управления, который можно выбрать кликнув по нему в таблице ОУ.

Как восстановить пользователя?

8.6. Объекты управления

В окне “Отчеты” появился новый отчет “Объекты управления”. Он открывает окно со списком всех объектов управления в программе. Список представлен в виде таблицы, над которой располагается интерфейс для управления ею.

Таблица состоит из следующих столбцов:

  • Чекбокс - столбец с чекбоксами для выполнения групповых действий;
  • id - id объекта управления;
  • Руководитель - ФИО непосредственного руководителя ОУ;
  • Название - название объекта управления;
  • Сотрудник - ФИО прикрепленного к ОУ сотрудника;
  • Должность - должность сотрудника;
  • Клиенты - список клиентов ОУ;
  • Роли - список ролей ОУ;
  • Категория оплаты - категория оплаты объекта управления;
  • Скрытый - статус видимости объекта управления в иерархии ОУ.

По каждому объекту можно просмотреть полную информацию, для этого нужно кликнуть правой кнопкой мышки по строке ОУ в таблице.

Над таблицей расположены кнопки управления таблицей и объектами управления:

  • Обновить - выводит список объектов управления, которые были созданы в программе за период, который можно выбрать указав начальную и конечную дату в календаре, расположенном над таблицей.
  • Удалить - удаляет отмеченные галочками объекты управления начиная с текущего периода, в прошлых периодах объект будет отображаться для сохранения истории.
  • Восстановить - восстанавливает отмеченные галочками удаленные объекты управления начиная с текущего периода вместе со всеми настройками, параметрами, планами и фактами.

8.7. История авторизации пользователей

В этом окне находится информация о посещении программы пользователями за выбранную дату. Данные представлены в виде таблицы, над которой располагается интерфейс для указания даты, за которую необходимо их просмотреть.

Таблицу можно сортировать по столбцам, также можно менять их видимость, для этого необходимо нажать правой кнопкой на заголовок одного из видимых столбцов и поставить/убрать галочку напротив названия столбца, который необходимо показать/скрыть. При большом количестве строк таблицы заголовки столбцов всегда остаются видимыми при прокрутке. Список столбцов представлен ниже.

  1. Сотрудник - фамилия и инициалы сотрудника, который проходил авторизацию за выбранную дату;
  2. Время входа - дата и время входа пользователя в программу;
  3. Время выхода - дата и время выхода пользователя из программы, если в ячейке стоит прочерк - это означает, что пользователь еще не выходил из нее.

По умолчанию в таблицу выводится информация за текущую дату или за первый день выбранного в программе периода, если текущая дата в него не входит. Если указать дату вручную, то информация в таблице обновится только после нажатия кнопки “Обновить”. Дата и время авторизации отображаются в текущем часовом поясе пользователя, поэтому одно и то же время входа и выхода может отображаться для разных пользователей по-разному. При отображении времени учитывается часовой пояс, указанный в операционной системе устройства, через которое пользователь зашел в программу, поэтому специальных настроек для указания часового пояса не требуется.

Как посмотреть историю авторизации пользователей ?

8.8. Статистика авторизации пользователей

В этом окне находится информация о количестве посещений программы пользователями за выбранный период просмотра. Данные представлены в виде таблицы, над которой располагается интерфейс для их обновления.

Таблицу можно сортировать по столбцам, также можно менять их видимость, для этого необходимо нажать правой кнопкой на заголовок одного из видимых столбцов и поставить/убрать галочку напротив названия столбца, который необходимо показать/скрыть. При большом количестве строк таблицы заголовки столбцов всегда остаются видимыми при прокрутке. Список столбцов таблицы:

  1. Сотрудник - фамилия и инициалы сотрудника, который проходил авторизацию за выбранную дату;
  2. Кол-во - суммарное количество посещений программы пользователем за выбранный период.

В последней строке выводится итоговое количество авторизаций пользователей. Данные выводятся за период, выбранный в окне периода просмотра программы - эта же информация продублирована над таблицей. Если необходимо посмотреть информацию за другие периоды, нужно изменить период просмотра программы, после чего нажать кнопку “Обновить”. Период просмотра данных отображается в текущем часовом поясе пользователя, поэтому количество посещений за один и тот же выбранный период может отображаться для разных пользователей по-разному. При отображении времени учитывается часовой пояс, указанный в операционной системе устройства, через которое пользователь зашел в программу, поэтому специальных настроек для указания часового пояса не требуется.

9. Окно Управление

9.1. Назначение окна

Окно Отчеты располагается в свернутом состоянии на верхней панели программы.

В нем находится список разделов программы, дающих доступ к основным ее функциям. В заголовке окна располагаются стандартные кнопки.

Для пользователя по умолчанию являются доступными только блоки “Поиск” и “Общий доступ”. Доступ к разделам блока “Администрирование” может быть настроен в правах доступа пользователя. Полный список разделов перечислен в следующих пунктах этой главы.

9.2. Блок Общий доступ

В этом блоке находятся список всех разделов программы, доступных для общего использования.

9.2.1. Периоды

Это окно предназначено для блокировки возможности вносить изменения в выбранные пользователем периоды. Список представлен в виде таблицы, над которой располагается интерфейс для управления ею. В заголовке окна располагаются только стандартные кнопки.

Таблицу можно сортировать по столбцам, также можно менять их видимость, для этого необходимо нажать правой кнопкой на заголовок одного из видимых столбцов и поставить/убрать галочку напротив названия столбца, который необходимо показать/скрыть. При большом количестве строк таблицы заголовки столбцов всегда остаются видимыми при прокрутке. Список столбцов таблицы:

  1. Период - дата начала и конца периода, который можно заблокировать;
  2. Закрыт - столбец с чекбоксами для закрытия/открытия периодов (если права закрывать периоды нет - столбец содержит текстовое уведомление о закрытии периода: Да/Нет)
  3. Сотрудник - сотрудник, закрывший период, если период открыт - ячейка пуста.

Список периодов можно выводить за любой промежуток времени, для этого нужно выбрать начальную и конечную дату в календаре, расположенном над таблицей, и нажать кнопку “Обновить”.

Размерность периода определяется текущим периодом просмотра программы, если в качестве периода просмотра выбран месяц - размерность одного периода в таблице тоже будет “месяц”, если выбрана неделя - размерность тоже будет “неделя”.

Для того, чтобы закрыть период, необходимо обладать соответствующим правом доступа. Если такого права нет, то в этом окне можно только просматривать какие периоды еще открыты для внесения изменений, а какие - уже закрыты (и кем).

Если период закрыт, то матрицы за этот период можно просматривать, но нельзя изменять данные и их структуру: добавлять или удалять показатели и задачи, редактировать список экспертов в показателях оценок, изменять настройки планов и фактов, добавлять, изменять или удалять планы и факты с датами в закрытых периодах и т.д. При добавлении или редактировании планов и фактов в открытых периодах нельзя указывать дату, находящуюся в закрытом периоде - при сохранении будет выдано соответствующее предупреждение.

Если внесение изменений в открытый период влечет за собой внесение изменений в закрытый период, то эти изменения также будут недоступны: например, нельзя закрыть и перенести или продлить задачу при помощи статусов “»”, если текущий период открыт, а следующий - закрыт.

Внесение изменений в закрытый период снова станет доступно только, если заново открыть закрытый период.

Для чего нужно блокирование периода?

9.2.3. Шаблоны для планов и фактов

Значения планов и фактов показателей можно вносить или извлекать из программы автоматически при помощи шаблонов.

Шаблон - это текстовый файл формата CSV. Этот формат предназначен для представления табличных данных, каждая строка файла - это одна строка таблицы. У этого формата нет четкого стандарта, программа KPI-Drive корректно распознает файлы, в которых значения отдельных колонок разделяются точкой с запятой, в качестве разделителя между целой и дробной частями числа должна использоваться запятая, в качестве разделителя между частями даты - точка.

Формат CSV легко открывается и редактируется как в текстовых редакторах (например Блокнот, Notepad++), так и в табличных (например Microsoft Excel), его поддерживают многие программы (например 1С), поэтому шаблоны можно использовать для обмена данными между ними.

Это окно предназначено для работы с шаблонами программы. В нем находится интерфейс для создания новых и загрузки данных из уже имеющихся шаблонов, для каждой операции предназначен соответствующий блок.

Для создания шаблона следует указать период, за который необходимо получить данные. Далее выбирается тип шаблона:

  • шаблон для планов
  • шаблон для фактов

После выбора типа можно указать данные, которые необходимо поместить в шаблон. Для этого предназначен первый выпадающий список, в котором можно выбрать одну из категорий разделения данных:

  • по ответственным - теперь во втором списке можно сделать конкретный выбор:
    • по всем ответственным;
    • по любому из ответственных.
  • по показателям - теперь во втором списке можно сделать конкретный выбор:
    • по всем показателям;
    • по любому из показателей.

Опция “выводить существующие данные в шаблон” позволяет вывести в шаблон имеющиеся в программе данные - если данных нет, в ячейку будет выведен ноль. Опция “шаблон в формате v3.12m” предназначена для переноса данных из третьей версии программы (AC GOAL) в четвертую (KPI-Drive). После нажатия кнопка “Создать шаблон” система сгенерирует файл с данными в указанном месте загрузки. Во время генерации шаблона будет открыто второе окно браузера, система безопасности может его заблокировать. Для получения файла необходимо разрешить программе открывать всплывающие окна.

Для загрузки шаблона необходимо нажать на кнопку “Выберите файл” и выбрать файл с шаблоном, сохраненный на компьютере. Затем следует нажать кнопку “Загрузить”. Чтобы данные из шаблона заменили данные, имеющиеся в программе, нужно проставить галочку в опцию “перезаписывать существующие данные”. В противном случае данные из шаблона при загрузке будут проигнорированы, это позволяет избежать случайного затирания данных в программе. Для успешной загрузки файл с данными должен быть именно в таком формате, какой был получен при его генерации. Менять форму ячеек и размер текста нельзя, редактировать данные, а также добавлять или удалять ячейки следует с большой осторожностью, так как при этом резко возрастает вероятность возникновения ошибок при загрузке данных.

9.3. Администрирование

В этом разделе находится список окон для настройки матриц и выполнения резервного копирования данных.

9.3.1. Формулы показателей объекта

Этот окно предназначено для работы формулами показателей выбранного объекта управления. В заголовке окна располагаются только стандартные кнопки.

Окно содержит таблицу со списком всех показателей, находящихся в матрице за выбранный период просмотра. Показатели выведены с учетом их иерархии, уровень раскрытия вложенных элементов модно менять при помощи кнопок “+” (свернуто) и “-” (развернуто), расположенных в столбце “Название”, или использовать фильтр вложенности в заголовке таблицы. Также таблицу можно сортировать по столбцам и менять их видимость, для этого необходимо нажать правой кнопкой на заголовок одного из видимых столбцов и поставить/убрать галочку напротив названия столбца, который необходимо показать/скрыть. При большом количестве строк таблицы заголовки столбцов всегда остаются видимыми при прокрутке. Список столбцов таблицы:

  1. ID - уникальный идентификатор показателя;
  2. Тип - тип показателя в виде иконки;
  3. Название показателя - название показателя;
  4. W - вес - ячейка для ввода формулы расчета веса показателя;
  5. F - факт - ячейка для ввода формулы расчета факта показателя;
  6. P - план - ячейка для ввода формулы расчета плана показателя;
  7. R - % вып. - ячейка для ввода формулы расчета процента выполнения показателя.

В таблице находятся все формулы для расчета числовых параметров показателей выбранной матрицы: веса, плана, факта и процента выполнения. Пустые ячейки формул говорят о том, что для определения значения данного параметра формула не задана и его конечное значение вычисляется исходя из выбранного для показателя типа интерпретации и прикрепленного к нему графика. При нажатии на ячейку для ввода формулы над таблицей появляется форма редактирования выбранной ячейки, если ячейка уже содержит формулу - она будет выведена вместе с формой.

Формула водится в текстовое поле, слева от которого выводится ссылка на редактируемую ячейку. При помощи функции “замок” можно задать формулу вычисления значения параметра не только для выбранного показателя, но и для всех показателей во всех матрицах, созданных по одному шаблону, начиная с текущего периода.

В формуле, кроме чисел, могут присутствовать следующие элементы:

1. Ссылки - для автоматического добавления ссылок в формулу необходимо просто нажать на ячейку, ссылку на которую необходимо получить, однако, если в поле уже введены данные - ссылка добавится в конец строки. Ссылки также можно вводить вручную с клавиатуры в любое место строки, при этом следует соблюдать правила написания ссылки: вначале указывается условное обозначение типа параметра (“W” - вес, “F” - факт, “P” - план, “R” - процент выполнения), далее без пробелов вводится уникальный идентификатор (id) показателя объекта управления, на параметр которого создается ссылка. Таким образом можно вводить ссылки не только на параметры показателей текущей матрицы, но и других матриц объектов управления.

2. Математические и логические операции - для упрощения редактирования формулы необходимый оператор можно выбрать из списка доступных операторов (кнопка “Операции”, расположенная над строкой). При выборе оператора из списка его формульное представление появляется в конце редактируемой строки. Также все доступные операции можно записывать самостоятельно, набирая соответствующие им обозначения на клавиатуре.

3. Стандартные формулы - необходимую функцию можно выбрать из списка доступных формул (кнопка “Формула”, расположенная над строкой). При выборе формулы из списка имя формулы появляется в конце редактируемой строки. Также имена формул можно записывать вручную, при этом следует соблюдать правила написания имен формул: имя может состоять только из латинских букв и цифр, другие символы и пробелы недопустимы, в конце имени функции должны располагаться скобки “()” для ввода передаваемых ей параметров, если ни один параметр не передается для обработки - скобки оставляют пустыми.

где:

FN() - формула “Интерпретация” из списка;

R7195 - ссылка на параметр, передаваемый формуле для обработки.

4. Функции интерпретации - функции, созданные в окне “Интерпретации” по точкам графика. Необходимую функцию интерпретацию можно выбрать из списка доступных интерпретаций (кнопка “Функции”, расположенная над строкой). При выборе функции из списка ее имя появляется в конце редактируемой строки. Также имена функций интерпретаций можно записывать вручную, при этом следует соблюдать те же правила написания, что и для имен функций: имя может состоять только из латинских букв, цифр и единственного небуквенного символа “_”, другие символы и пробелы недопустимы, в конце имени функции должны располагаться скобки “()” для ввода передаваемых ей параметров, если ни один параметр не передается для обработки - скобки оставляют пустыми.

где:

DIRECT() - это имя функции интерпретации “Прямая”.

При редактировании формул может получиться так, что в формулу расчета параметра показателя будет введена ссылка на зависимый от него другой параметр. В этом случае между показателями возникнет циклическая зависимость (рекурсия). Подобные случаи недопустимы, поэтому при попытке сохранить формулу с ссылкой, вызывающей циклическую зависимость (циклической ссылкой), будет выдано соответствующее сообщение об ошибке и формула не будет сохранена до тех пор, пока зависимость не будет устранена.

Пример циклической ссылки:

В матрице есть показатель “Результативность” и два показателя оплаты: “Оклад” (id 7204) и “Премия” (id 7205).

План показателя “Премия” равен плану показателя “Оклад”: P7205 = P7204;

Факт показателя “Премия” рассчитывается по формуле: F7205 = P7205 * FN ( R7195 ) / 100.

Таким образом плановое значение премии зависит от плана оклада, а фактическое значение премии зависит от общей результативности всей матрицы:

План оклада → План премии;

Результативность → Факт премии.

Однако, если в формулу расчета плана премии добавить ссылку на факт премии (например, сложить оба значения), то получится циклическая зависимость: Результативность → Факт премии →План премии → (План оклада + Факт премии)

Поэтому формула не будет сохранена и появится сообщение о том, что в формуле обнаружены циклические ссылки.

Как отредактировать формулы показателей объекта управления?

9.3.2. Единицы измерения

Это окно предназначено для работы с единицами измерения. В нем находится таблица со списком всех созданных в программе единиц измерения, над которой располагается интерфейс для управлениями ими.

Данные в таблице можно сортировать по столбцам, также можно менять их видимость, для этого необходимо нажать правой кнопкой на заголовок одного из видимых столбцов и поставить/убрать галочку напротив названия столбца, который необходимо показать/скрыть. При большом количестве действий заголовки столбцов всегда остаются видимыми. Список столбцов представлен ниже.

  1. id - id единицы измерения;
  2. Единицы измерения - название единицы измерения;
  3. Валюта - столбец, в котором указано является ли категория оплаты валютой или нет;
  4. Использование в показателях - количество показателей, в которых используется единица измерения;
  5. Использование в фактах - количество фактов, в которых используется единица измерения.

По нажатии на строку с единицей измерения открывается окно для ее редактирования. В нем можно изменить название единицы измерения и пометить ее как валюту. После сохранения изменений необходимо нажать кнопку “Обновить”, расположенную над таблицей, чтобы внесенные изменения отразились в ней.

Для создания новой единицы измерения необходимо нажать кнопку “Создать” после чего откроется окно добавление новой единицы, аналогичное окну редактирования, где необходимо указать ее параметры, после чего нажать кнопку “Сохранить”. Новая единица измерения появится в таблице после ее обновления при помощи соответствующей кнопки.

Удалить единицу измерения нельзя, так как показатель не может быть безразмерным, но можно объединять единицы измерения в одну. Для этого необходимо выбрать единицу измерения в таблице, нажать кнопку “Объединить” и в открывшемся окне указать единицу измерения, с которой будет выполнено объединение. После подтверждения объединения и обновления таблицы в ней останется та единица, которая была выбрана второй, если ранее первая единица использовалась в показателях, то в них также произойдет автоматическая замена первой единицы на вторую.

9.3.3. Интерпретации

Это окно содержит список всех функций интерпретаций, существующих в программе. Список представлен в виде таблицы, над которой располагается интерфейс для управлениями интерпретациями. В заголовке окна кроме стандартных кнопок располагается кнопка Обновить - она обновляет окно после редактирования интерпретаций для отображения изменений, эта же кнопка продублирована в интерфейсе над таблицей.

Таблицу можно сортировать по столбцам, также можно менять их видимость, для этого необходимо нажать правой кнопкой на заголовок одного из видимых столбцов и поставить/убрать галочку напротив названия столбца, который необходимо показать/скрыть. При большом количестве строк таблицы заголовки столбцов всегда остаются видимыми при прокрутке. Список столбцов таблицы:

  1. + - столбец с чекбоксами для выбора интерпретаций, которые необходимо удалить;
  2. ID - id функции интерпретации;
  3. Название - название функции интерпретации;
  4. Функция - имя функции интерпретации;
  5. Область значений - область значений функции интерпретации;
  6. Системная - информация о том, является ли функция системной (созданной по умолчанию в программе), системную функцию нельзя отредактировать или удалить;
  7. Используется - количество показателей, в которых используется данная функция интерпретация.

Чтобы посмотреть детальную информацию о функции интерпретации, необходимо нажать левой кнопкой мышки на строку этой функции в таблице. В открывшемся окне “Функция” будет выведена информация о функции, ее график и данные об использовании этой функции в матрицах: ФИО сотрудника, название объекта управления и список показателей, в которых используется данная интерпретация, с указанием периода ее использования для расчетов.

Чтобы изменить название или имя функции, нужно ввести в поля новые значения. Добавить еще одну точку графика можно нажав на кнопку “+”, расположенную в заголовке таблицы со списком точек. Удалить точку можно при помощи кнопки “х”, расположенной напротив каждой точки в последнем столбце таблицы.

Если функция интерпретация должна использоваться как шкала для выставления оценок, то кроме значения точек также указать значения оценок (поле Метка около координат точек) и описание оценки (поле под координатами точек).

После окончания редактирования параметров функции интерпретации необходимо сохранить текущие изменения. Они отразятся в таблице только после нажатия кнопки “Обновить”. Системные функции редактировать нельзя. Название и имя функции также должны быть уникальными, если имя функции было введено неправильно, то будет выведено информационное сообщение с правилами его написания: имя функции должно начинаться с латинского символа и может содержать только латинские буквы, цифры и символ “_” (без пробелов).

Над таблицей расположены следующие кнопки:

  • Обновить - обновляет данные о функциях интерпретациях в таблице, эта же кнопка продублирована в заголовке окна;
  • Создать - после нажатия на эту кнопку открывается пустая форма для создания новой функции интерпретации. Форма создания аналогична форме редактирования функции интерпретации, описанной выше, поля “Название“ и “Функция“ обязательны для заполнения, после сохранения новой функции она появится в таблице только после нажатия кнопки “Обновить”.

  • Удалить - эта кнопка удаляет функции интерпретации, отмеченные галочками в столбце “+”, после удаления функции интерпретации она пропадет из таблицы только после нажатия кнопки “Обновить”.

Функцию-интерпретацию нельзя удалить до тех пор, пока она используется хотя бы в одном показателе, поэтому чекбокс в строке с такой функцией заблокирован. Также нельзя удалять или редактировать системные функции интерпретации.

9.3.4. Метки

Метки - это специальные списки, состоящие из определенного набора значений. Они предназначены для классификации объектов, возможности удобного указания однотипных параметров и последующей фильтрации. Это окно предназначено для работы с категориями меток и их списками. В заголовке окна располагаются только стандартные кнопки.

Чтобы добавить новую категорию меток, необходимо ввести ее название в верхнее поле и убрать с него фокус кликнув около него на пустом месте или нажав клавишу “Enter”. После создания категории под ее названием появляется поле для ввода значений меток в эту категорию.

Чтобы отредактировать название метки или категории меток, достаточно просто кликнуть по нему, после чего появится поле для редактирования, куда нужно внести изменения и снять фокус с поля для сохранения нового значения.

Чтобы удалить метку или категорию, необходимо нажать на кнопку удалить возле ее названия.

Пользователи системы могут использовать метки в качестве классификатора добавляя их при помощи поля “Метка”, доступного в списке дополнительных полей программы. В первом выпадающем списке можно выбрать необходимую категорию, во втором - значение метки.

9.3.5. Резервное копирование

Резервное копирование используется для обеспечения сохранности данных и возможности их возобновления, например, в случае возникновения критической ошибки. Это окно предназначено для работы с резервными копиями программы. В окне располагается список существующих резервных копий (бекапов), который представлен в виде таблицы, над которой располагается интерфейс для управления резервным копированием.

Таблицу можно сортировать по столбцам (резервные копии сортируются вначале по годам, потом - по месяцам, дням, часам, минутам и секундам), также можно менять их видимость, для этого необходимо нажать правой кнопкой на заголовок одного из видимых столбцов и поставить/убрать галочку напротив названия столбца, который необходимо показать/скрыть. При большом количестве строк таблицы заголовки столбцов всегда остаются видимыми при прокрутке. Список столбцов таблицы:

  1. Дата - дата и время резервной копии, одновременно служит ее названием;
  2. Размер, Мб - размер резервной копии в мегабайтах.

При нажатии на строку с резервной копией правой клавишей мышки появляется контекстное меню для управления ею. Файл резервной копии можно использовать для восстановления данных программы: после этого они станут такими, какими они были на момент создания резервной копии. Также можно скачать файл или удалить его без возможности восстановления.

Создание резервных копий может осуществляться как автоматически, так и вручную. Все файлы резервных копий архивируются для экономии места на жестком диске сервера, эту функцию при необходимости можно отключить, для этого нужно связаться со службой технической поддержки программы.

Ручное создание резервных копий может быть выполнено при помощи кнопки “Создать резервную копию”, в файл по желанию можно включить дополнительные данные: системные сообщения и историю авторизации пользователей. Если эти параметры не указаны - резервная копия будет создана без этих данных.

Автоматическое создание резервных копий работает по следующему принципу: резервные копии создаются исходя из двух параметров, которые указываются в окне “Настройки системы” в разделе “Резервное копирование”:

  • не реже определенного количества действий в программе - после каждого глобального действия выполняется проверка: если количество выполненных в программе действий равно количеству действий, указанному в настройках резервного копирования, начнется создание новой резервной копии;
  • не реже определенного периода времени: час, день, неделя и т. д. - по прошествии указанного промежутка времени начнется создание новой резервной копии независимо от того было достигнуто указанное в предыдущем параметре количество действий или нет.

Сделанные копии хранятся и удаляются по следующему принципу:

  • за последние 2 дня (начиная с текущего) сохраняются все созданные резервные копии;
  • за следующие 60 дней - сохраняется только одна копия в день (последняя, сделанная в этот день), остальные удаляются;
  • за более ранний срок - сохраняется только одна копия в месяц (ближе к 20-му числу).

Проверка необходимости осуществления резервного копирования выполняется каждые 10 минут в фоновом режиме вместе с проверкой на наличие новых сообщений и спустя 2 минуты после загрузки страницы в браузере. Если во время очередной проверки текущие значения параметров резервного копирования окажутся меньше, чем заданные в системных настройках - новое резервное копирование будет запущенно в фоновом режиме. Также фоновое копирование запускается при закрытии периода (через окно “Периоды”) и перед откатом действий через журнал пользователей (при помощи кнопки “Откатить”).

Состояние резервного копирования отражается при помощи иконки его статуса, расположенной на верхней панели программы, при наведении на иконку будет отображена всплывающая подсказка, соответствующая текущему статусу. Всего существует три статуса резервного копирования:

  • не определено - отображается на протяжении 2-х минут после загрузки страницы в браузере или до момента принудительной проверки его состояния, проверить которое можно нажав на иконку сообщений (для всех пользователей) или на иконку статуса резервного копирования (для тех, кто обладает соответствующими правами доступа, если таких прав нет - иконка будет неактивна);

  • в процессе - выводится, если копирование было запущено, но еще не закончилось;

  • выполнено - отображается, когда база не нуждается в новом резервном копировании в соответствии с настройками. При наведении курсора будет показано время выполнения последнего резервного копирования.

Если процесс создания резервной копии базы данных по каким-либо причинам был прерван и в течении пяти часов статус иконки оставался в положении “в процессе” и не менялся, то произойдет автоматическое переключение иконки в положение “выполнено”, время создания последней резервной копии изменится на дату переключения статуса.

Время резервного копирования отображается в текущем часовом поясе пользователя, поэтому оно может отображаться для разных пользователей по-разному. При отображении времени учитывается часовой пояс, указанный в операционной системе устройства, через которое пользователь зашел в программу, поэтому специальных настроек для указания часового пояса не требуется.

Как настроить резервное копирование базы данных?

9.3.6 Назначение окна

Окно “Настройки” располагается в свернутом состоянии на верхней панели программы.

В нем находится информация о текущей версии программы, список настроек программы и дополнительных ссылок, а также информация о текущем авторизованном пользователе. В заголовке окна расположена всего одна кнопка “Развернуть” - она раскрывает окно для работы с ним. Это окно нельзя закрыть.

9.4 Создание QR кодов доступа для сотрудников

Для создания временного или постоянного QR-кода для сотрудника необходимо:

1. войти через администратора программы kpi-drive;

2. зайти в раздел «Настройки» - «Пользователи»;

3. Выбрать чек-боксом сотрудников для которых требуется создать QR-код;

4. Нажать «Действие» и выбрать из двух вариантов «Создать одноразовый QR код» или «Создать постоянный QR код».

Разница между этими вариантами следующая: при выборе одноразового QR кода после входа пользователя по нему, то QR код будет сразу же удалён в базе данных и повторно войти по нему не получится, в случае постоянного QR кода входить можно будет любое количество раз.

Для выгрузки списка ссылок с QR кодом необходимо создать отчет.

1. под администратором программы зайти в раздел «Отчеты»;

2. выбрать «Действия» - «Cоздать новый отчет»;

3. в колонках выбрать «QR код» и выбрать сотрудников нажать - «Сохранить»;

4. Открыть отчет и выгрузить его в excel или csv.

9.5. Блок меток в карточке сотрудника

Добавлен блок меток в карточках сотрудника, с выбором, которых метки буду прикрепляться автоматически к вносимым вручную планам и фактам или загрузке их через excel или csv.

Рис. 1 Карточка сотрудника с заполненными автометками.

Для выбора автометок необходимо в поле «Добавить метку» выбрать метку-:«Показатели, Сотрудники, Объекты, База», а затем выбрать «Источник значение», значения могут быть динамические, т.е. выбираться автоматически на основе заполненных данных сотрудника и показателей в матрицы или статические конкертная метка будет всегда вне зависимости от данных и показателей.

1. Выбираем метку которую будем добавлять (рис. 2).

Рис. 2 выбор Метки.

2. Выбираем источник значения и нажимаем кнопку добавить (рис. 3).

Рис. 3 Выбор Источник значения

3. Нажимаем кнопку сохранить внизу карточки сотрудника для сохранения изменений.

После добавления меток при вводе фактов или планов выбранные метки будут сами прикрепляться к данным (рис. 4).

Рис. 4 Факты и планы с метками.

10.Блок Настройки

10.1. Печать страницы

Опция “Печать” предназначена для печати содержимого окна браузера. При нажатии на нее открывается окно настройки параметров принтера и способа печати. Далее печать осуществляется исходя из настроек браузера и параметров используемого принтера.

10.2. Настройки системы

Это окно содержит список системных настроек. Все опции можно разделить на два типа:

  1. Уникальные опции, действие которых распространяются на всю программу после сохранения их значений;
  2. Опции, дублирующие аналогичные опции в личных настройках каждого пользователя - изменение значений таких опций приводит к следующим изменениями в программе:
    • если при сохранении значений опций в чекбоксе “Сбросить настройки пользователей” была проставлена галочка, то выбор значения распространится на значение личных опций всех пользователей программы;
    • если при сохранении значений опций в чекбоксе “Сбросить настройки пользователей” галочка не была проставлена - выбранное значение будет использоваться как значение по умолчанию для аналогичных опций в личных настройках.

Следует осторожно пользоваться чекбоксом “Сбросить настройки пользователей”, так как сохраняемые изменения коснуться ВСЕХ значений личных опций у ВСЕХ пользователей программы. Поскольку системных опций очень много, они поделены на разделы в зависимости от их назначения.

10.2.1. Общие

Название компании. В это поле можно ввести название компании, которое будет отображаться в заголовке окна программы.

Язык интерфейса. Эта опция меняет язык интерфейса программы. Пока в программе можно работать на трех языках:

  • Русский
  • English
  • Українська

Период по умолчанию. Период расчета системы, который будет использоваться для расчета по умолчанию. Можно задать следующие периоды расчета:

  • День
  • Неделя
  • Декада
  • Месяц
  • Квартал
  • Год

Показатели без веса. Опция определяет скрывать или показывать показатели в матрице, вес которых равен 0.

Невнесенные данные. Опция регулирует отображение ссылок на невнесенные данные в матрице пользователя:

  • Скрывать все - не показывать ссылки на показатели с невнесенными данными, за которые отвечает пользователь;
  • Скрывать со значением по умолчанию - скрывать ссылки на показатели, если в них установлено значение по умолчанию;
  • Показывать все - показывать ссылки на все не внесенные данные.

Округление. Опция задает разряд, до которого округляются дробные значения при выводе в матрицу. Округлять можно от целой части до шестого разряда включительно. Округление используется только для вывода данных в матрицу - при расчете программа использует реальные значения чисел.

Фильтр вложенности по умолчанию. Опция влияет на положение фильтра вложенности при первом открытии матрицы. Если пользователь в дальнейшем поменял положение фильтра - его выбор будет сохранен на время текущей сессии работы с программой.

Использовать SMS авторизацию. Регулирует использование SMS подтверждения авторизации пользователя в системе. Подробнее об SMS-авторизации и ее настройке можно прочесть в пункте “Двухступенчатая SMS-авторизация”.

Блокировать доступ. Опция позволяет заблокировать доступ в программу всем пользователям, которые не являются администраторами. Это может быть необходимо, например, при выгрузке данных из шаблона, чтобы исключить параллельный ввод данных в показатель ответственным за ввод.

Разрешать вход по ссылкам. Опция разрешает или запрещает вход в программу при помощи ссылок без предварительной авторизации в программе.

Показывать данные в матрице за предыдущий период. Опция добавляет в меню матрицы столбцы “План(-1)”, “Факт(-1)” и “Вес(-1)”, куда выводятся данных по плану, факту и весу показателей и оценок за предыдущий период.

10.2.2. Рассылка

E-mail администратора. Это поле используется для указания адреса электронной почты, которая будет подставляться в поле “От кого” в письмах рассылок напоминаний и сообщений

Рассылка напоминаний. Определяет периодичность рассылки писем с информацией о необходимости внести данные или выставить оценки, предназначенные для напоминания пользователю о необходимости внести изменения в программу:

  • Час
  • День
  • Неделя
  • Месяц
  • Никогда

Рассылка сообщений. Определяет периодичность рассылки писем с информацией о действиях самого пользователя или других сотрудников, которая предназначена для информирования о произведенных в программе изменениях:

  • Мгновенно (сразу же после совершения события)
  • Как напоминания (с периодичностью, установленной для напоминаний)

Использовать SMTP-сервер. Опция для активации использования удаленного SMTP-сервера для осуществления почтовой рассылки. После активации опции появляются следующие поля:

Адрес SMTP-сервера. Адрес почтового сервера.

Порт SMTP-сервера. Порт подключения к почтовому серверу.

Защищенное подключение к SMTP-серверу. Уровень безопасности, установленный на почтовом сервере.

  • Нет
  • SSL
  • TLS

SMTP-сервер требует авторизации. Опция для подтверждения необходимости прохождения авторизации при подключении к серверу. После активации опции появляются еще два поля:

Логин. Логин для подключения к серверу.

Пароль. Пароль для подключения к серверу.

10.2.3. Задачи

Задачи подчиненных. Опция скрывает или показывает ссылки на задачи подчиненных в матрице руководителя.

Статусы задач для фильтра “Данные”. В этом блоке можно выбрать статусы задач, которые будут выводиться при просмотре матрицы под фильтром “Данные”. По умолчанию ни один статус не выбран.

Отображение задач по умолчанию. В этом блоке можно сохранить положение фильтров просмотра задач в матрице по умолчанию для всех пользователей.

Способ подсчета оценок. Опция задает способ подсчета оценок по задачам в столбце “Оценка”, который можно вывести в матрицу при включенном фильтре “Задачи”. Способы подсчета следующие:

  • Последнее значение
  • Среднее значение

Расчет без учета статуса надзадачи (контейнера). Опция позволяет или запрещает рассчитывать время по вложенным задачам без учета статуса надзадачи, которой они подчиняются. При изменении значения опции происходит очистка кэша матриц за все периоды для всех ОУ, это может занять длительное время!

Использовать DO статус. Опция разрешает или запрещает использование статуса DO в программе. При переключении этой опции в положение “Нет” во всех фактах задач за все периоды произойдет замена статуса “DO - Выполняется” на статус “GO - Утверждена”. Это сделано для того, чтобы задачи не остались без статуса после отмены использования DO. Внимание! Это действие необратимо. Чтобы снова перевести задачу в DO статус, необходимо переключить опцию в положение “Да” и добавить новый факт с этим статусом.

Учитывать вес показателя Задачи при расчете стоимости задач. Опция переключает режимы расчета стоимости в матрице: либо при расчете стоимости задач учитывается вес показателя TASK (как у показателей и оценок), либо стоимость рассчитывается отдельно непосредственно от детализированного показателя.

10.2.4. Резервное копирование

Автоматическое резервное копирование. Опция включает или отключает автоматическое резервное копирование данных программы.

Не реже периода. Опция позволяет указывать не реже какого периода (Час, День, Неделя, Месяц) необходимо осуществлять резервное копирование базы данных. Временной промежуток будет отсчитан от момента последнего копирования, по умолчанию указано значение “День”.

Не реже количества действий. Опция позволяет задавать количество действий пользователей, после выполнения которых будет происходить резервное копирование. Число действий пользователей записывается в “Журнал действий пользователей”, если указанное в поле значение отлично от нуля (по умолчанию в нем указано 10), то резервная копия будет создаваться каждый раз, как только количество выполненных пользователем действий достигнет этого значения.

10.2.5. Безопасность

Количество неверных авторизаций. В этом списке можно выбрать допускаемое значение количества неверных авторизаций, которое пользователь сможет осуществить последовательно. если это значение будет превышено, то аккаунт пользователя будет заблокирован на выбранный в опции “Время блокировки, мин” период.

Время блокировки, мин. В этом списке можно выбрать одно из предлагаемых значений времени, на которое будет осуществляться блокировка аккаунта пользователя в случае превышения им допустимого количества неверных авторизаций. Если выбрано значение “Нет” блокировка не будет осуществляться вообще.

Переадресация на HTTPS при подключении SSL. Эта опция предназначена для обеспечения целостности работы программы при использовании SSL, она включает принудительную переадресацию внешних ссылок, например из почтовой рассылки, на безопасный канал связи https.

Влияние сертификата распространяется на всю программу, единственным исключением его применения является переход из программы на внешние ресурсы: виджет для осуществления обратной связи Reformal, сервисы Google, Facebook и Twitter, так как эти ресурсы являются сторонними и не имеют прямого отношения к программе KPI-Drive. В этом случае статус протокола будет изменен на предупреждающий, все подробности можно будет прочесть кликнув по нему.

Эта опция предназначена только для программ с уже подключенным сертификатом, без выполнения предварительной настройки веб-сервера ее включение приведет сделает программу неработоспособной!

Внимание! Все необходимые настройки для подключения SSL сертификата осуществляются следующим образом:

  1. Программы, расположенные на сервере клиента, могут быть настроены как самими клиентами, так и нашими сотрудниками, для этого необходимо обратиться в службу технической поддержки программы.
  2. Программы, которые находятся в аренде, будут по умолчанию настроены нашими сотрудниками на использование сертификата.

Вход по разрешенным IP. Эта опция включает проверку IP адреса для ограничения доступа к программе. По умолчанию опция находится в положении “Нет” (проверка IP не выполняется). Если перевести ее в положении “Да”, то появляется еще одно поле:

IP адреса, с которых разрешен вход в программу. Это поле предназначено для ввода списка IP адресов, которым будет разрешена авторизация в программе. Можно указать несколько адресов разделяя их запятой и пробелом. Лишние разделительные знаки будут убраны из строки, если какой-то IP адрес содержит недопустимые символы или ошибку, то появится сообщение с информацией о том в каком именно адресе допущена погрешность. Для остальных IP работа с программой будет полностью заблокирована и на экране появится сообщение об отказе в доступе.

Под полем будет выведен текущий IP адрес соединения для того, чтобы его можно было включить в список разрешенных. Если он все же не был включен, то перед сохранением настроек пользователь получит сообщение, что после сохранения изменений текущая сессия работы с программой будет уничтожена и доступ в программу заблокирован. В сообщении будут две кнопки для подтверждения или отмены сохранения текущих изменений.

Внимание! При использовании динамического IP настройка входа по IP приведет к блокировке программы! Для уточнения возможности использовать этот функционал следует обратиться к вашему системному администратору или в техническую поддержку программы KPI-Drive.

10.2.6. Оценки

Оценка по умолчанию. Эта опция позволяет выбрать значение экспертной оценки, которая будет подставляться в форму ее добавления по умолчанию.

Период по умолчанию. Она расположена в разделе “Оценки” и определяет период внесения оценки, который будет предложен по умолчанию при добавлении новых экспертов в матрицу.

10.3. Личные настройки

Это окно содержит список личных настроек, предназначенных для индивидуального использования. Их значения распространяются только на конкретного пользователя, под которым была выполнена текущая авторизация в системе. Список личных опций и их значений:

Язык интерфейса. Эта опция меняет язык интерфейса программы. Пока в программе можно работать на трех языках:

  • Русский
  • English
  • Українська

Показатели без веса. Опция определяет скрывать или показывать показатели в матрице, вес которых равен 0.

Невнесенные данные. Опция регулирует отображение ссылок на невнесенные данные в матрице пользователя:

  • Скрывать все - не показывать ссылки на показатели с невнесенными данными, за которые отвечает пользователь;
  • Скрывать со значением по умолчанию - скрывать ссылки на показатели, если в них установлено значение по умолчанию;
  • Показывать все - показывать ссылки на все не внесенные данные.

Задачи подчиненных. Опция скрывает или показывает ссылки на задачи подчиненных в матрице руководителя.

Дополнительные поля задачи. Опция скрывает или показывает дополнительные поля в информации о задаче.

Результативность в списке ОУ. Опция регулирует вывод столбца результативности в таблицу объектов управления: он может выводиться как обычный столбец и будет виден в таблице по умолчанию, а может скрываться после каждого обновления окна с таблицей (незначительно повышает скорость работы программы).

Округление. Опция задает разряд, до которого округляются дробные значения при выводе в матрицу. Округлять можно от целой части до шестого разряда включительно. Округление используется только для вывода данных в матрицу - при расчете программа использует реальные значения чисел.

Рассылка напоминаний. Определяет периодичность рассылки писем с информацией о необходимости внести данные или выставить оценки, предназначенные для напоминания пользователю о необходимости внести изменения в программу:

  • Час
  • День
  • Неделя
  • Месяц
  • Никогда

Рассылка сообщений. Определяет периодичность рассылки писем с информацией о действиях самого пользователя или других сотрудников, которая предназначена для информирования о произведенных в программе изменениях:

  • Мгновенно (сразу же после совершения события)
  • Как напоминания (с периодичностью, установленной для напоминаний)

Использовать SMS-авторизацию. Регулирует использование SMS подтверждения авторизации пользователя в системе. Подробнее об SMS-авторизации и ее настройке можно прочесть в пункте “Двухступенчатая SMS-авторизация”.

10.4. Информация о системе

В данном окне находится краткое описание системы и ее параметров:

  1. Текущая версия программы;
  2. Тип лицензии: демо-версия, рабочая;
  3. Дата окончания лицензии;
  4. Количество активных объектов управления, созданных на данный момент, и допустимый лицензией максимум;
  5. Количество неактивных объектов управления, созданных на данный момент, и допустимый лицензией максимум;
  6. Объем памяти, который занимает база данных на сервере;
  7. Объем памяти, который занимает программа данных на сервере;
  8. Общий объем занимаемой памяти.

10.5. Обновления

По нажатии на этот пункт меню открывается страница сайта программы с описанием всех выполненных обновлений с разделением по версиям.

10.6. Документация

По нажатии на этот пункт меню открывается окно с технической документацией по работе с программой.

10.7. Сайт программы

По нажатии на этот пункт меню открывается главная страница сайта программы.

10.8. Блок Просмотр Демо

10.8.1. Demo KPI-Drive

По нажатии на этот пункт меню открывается окно авторизации в демо-версии программы Demo KPI-Drive.

10.8.2. Demo Holding

По нажатии на этот пункт меню открывается окно авторизации в демо-версии программы Demo Holding.

11. Мобильное приложение

11.1. Авторизация в программе.

Авторизация в программе происходит двумя способами:

1. По логину и пароль.

Необходимо ввести ссылку на программу, логин и пароль и нажать «Войти»:

2. При помощи QR кода.

Для этого необходимо зайти в программу через веб-версию нажать по своей фамилии или фамилии сотрудника правой кнопкой мыши и выбрать «Карточка объекта»:

Откроется карта, где необходимо нажать QR код:

Появится ваш QR код:

На мобильном устройстве нажимаем кнопку «Войти по QR» наводим камеру на QR код в веб-версии:

Вы автоматически авторизуетесь и попадаете в раздел показателей вашего профиля:

11.2 Раздел показатели

При входе в аккаунт отображается раздел показатели

В разделе Показатели вы можете:

1. Посмотреть результативность сотрудника

2. Создать задачу

Ввести название задачи и нажать «Ввод»\«Сохранить»

В результате задача появится в блоке «Задачи»:

3. Чтобы посмотреть информацию о сотруднике: результативность, факт, план, вес, итого необходимо нажать

и выбрать интересующий параметр

4. При выборе «Чекбокс»

В мобильной версии можно выбрать показатели

Удалить или переместить

При выборе варианта удаление показатель удаляется из матрицы сотрудника, а при выборе перемещение предлагается папку куда необходимо переместить показатель

Также можно переходить по периодам

Выбрать дату и нажать готово

Для редактирование параметров необходимо зайти в нужный показатель и нажать «∨»

Появится вся информация о показателе

Добавление фактов

Нажать на показатель в который необходимо добавлять факт

Нажимаем «+»

Заполняем значение факта, дату, комментарий (при наличии) и выбираем сохранить

После этого отображается добавленный факт

11.3 Задачи

Для перехода в раздел задачи необходимо, нажать «∨» и выбрать в меню задачи

В данном разделе сотрудник может отчитываться по задачам, а руководитель их принимать и ставить новые.

Для создания задачи необходимо нажать «+»

Ввести название задачи и нажать «Ввод»\«Сохранить»

В результате у сотрудника добавится задача

Для изменения задачи необходимо выбрать «Чекбокс»

Выбрать одну или несколько задач и нажать

Откроется список действия для редактирования задачи

С задачами можно сделать следующее:

1. Сменить статус - статус меняется у всех выбранных чекбоксом задач

2. Переместить задачу

3. Удалить задачу

4. Назначить задачу

5. Копировать задачу сотруднику

11.4 Оценки

Для перехода в раздел оценки необходимо, нажать «∨» и выбрать в меню оценки

Для добавления факта по оценке нажмите на эксперта:

Чтобы добавить оценку нажимаем «+»

Вводим комментарий, выбираем оценку нажимаем «Готово»

11.5 Оплата

Для перехода в раздел задачи необходимо, нажать «∨» и выбрать в меню «Оплата»

Здесь отображаются все показатели оплаты сотрудника.

11.6 Данные

Для перехода в раздела данные необходимо нажать «∨» и выбрать «Данные»

Здесь мы видим все данные, которые необходимо заполнить по сотрудникам.

После заполнения всех данных по показателю он будет исчезать из списка и появляться, когда нужно будет снова внести данные.

11.7 Сотрудники

Для перехода в оргструктуру сотрудников необходимо нажать «∨»

и выбрать в меню «Сотрудники»

Здесь можно увидеть всех сотрудников, кто кому подчиняется.

Для просмотра матрицы сотрудника необходимо нажать по нему и вы перейдете в матрицу.

Оргструктура отображается соответственно выбранного периода.

11.8 Профиль

Для перехода в профиль сотрудника, необходимо нажать «∨»

и выбрать в меню «Сотрудники»

Здесь можно изменить поля:

ФИО

Логин

E-mail

Пол

Дату рождения

Страну

Регион

Город

gmail.com

Телефон

Статус работы

Заблокировать\разблокировать сотрудника

Должность

Тариф использующий в вашей компании

Скрытость сотрудника

Руководителя

Клиентов

Роль

Статус, который будет использоваться при завершении задачи

Задачи находящиеся вне периода

Номер в оргструктуре

Можно увидеть сайт веб версии программы

Выбрать сортировку

Проверить версию программы

Выйти из программы

12. API-Интерфейс

13. Обновления KPI-Drive